Top 3 mô hình quản lý nhân viên bán hàng được nhiều doanh nghiệp áp...

Việc xây dựng mô hình quản lý nhân viên bán hàng như thế nào để hiệu quả và tối ưu chi phí luôn là vấn đề nan giải của hầu hết các doanh nghiệp. Theo đó, tổ chức cơ cấu đội ngũ như thế nào cho hợp lý là một trong những bài toán đầu tiên mà nhà lãnh đạo cần phải giải đáp cho chính mình và tổ chức của mình.

Sau đây TaxPlus sẽ cho bạn biết một số mô hình quản lý nhân viên bán hàng chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng.

Quản lý bán hàng là gì?

Quản lý bán hàng là quá trình phát triển lực lượng bán hàng, phối hợp các hoạt động bán hàng và thực hiện các kỹ thuật bán hàng cho phép doanh nghiệp đạt được và thậm chí vượt qua các mục tiêu bán hàng của mình.

Nếu doanh nghiệp của bạn mang lại bất kỳ doanh thu nào, chiến lược quản lý bán hàng là điều tuyệt đối bắt buộc. Khi nói đến quản lý bán hàng và thúc đẩy hiệu suất bán hàng cho bất kỳ quy mô hoạt động nào, bất kể ngành nào, bí quyết thành công luôn là các quy trình quản lý bán hàng chính xác. Điều này bắt đầu với một Quản lý bán hàng tuyệt vời, người biết cách truyền cảm hứng và lãnh đạo bộ phận bán hàng.

Bên cạnh việc giúp công ty của bạn đạt được các mục tiêu bán hàng, hệ thống quản lý bán hàng cho phép bạn bắt kịp với ngành của mình khi ngành phát triển và có thể là sự khác biệt giữa tồn tại và phát triển trong thị trường ngày càng cạnh tranh.

Cho dù bạn là người quản lý bán hàng có kinh nghiệm hay mới, bạn sẽ có thể đánh giá và có được tầm nhìn về lực lượng bán hàng hiện tại của mình với hướng dẫn sau về quản lý bán hàng.

Khi bạn đã có một bức tranh rõ ràng về những quy trình cần theo dõi và cách theo dõi chúng, bạn sẽ được trang bị để xác định sớm các vấn đề, huấn luyện mọi người trước khi quá muộn và có cái nhìn tổng quan hơn về các nhiệm vụ mà nhóm phải thực hiện. tăng doanh số bán hàng của nó.

Nếu bạn là một đại diện bán hàng tình cờ nhìn thấy hướng dẫn này vì tò mò, bạn đã chiến thắng.

Hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu cách quản lý quy trình bán hàng của công ty, cho phép bạn trở nên đồng bộ hơn với nhóm của mình, tạo mối quan hệ tốt hơn với người quản lý và tự mình đạt được kết quả bán hàng tốt hơn.

Ba khía cạnh chính của quản lý bán hàng

Có ba góc độ cần quản lý trong quy trình bán hàng:

• Hoạt động bán hàng
• Chiến lược bán hàng
• Phân tích bán hàng

Quá trình này sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp, đặc biệt là khi bạn làm việc theo cách của mình, nhưng hoạt động, chiến lược và phân tích là ba điểm khởi đầu hoặc trọng tâm chính.

Quản lý bán hàng làm gì?

Nơi đầu tiên để bắt đầu khi trả lời câu hỏi “Quản lý bán hàng làm gì” là hiểu vai trò của người quản lý bán hàng. Người quản lý bán hàng tuyệt vời là người hướng dẫn nhân viên bán hàng của bạn và chịu trách nhiệm:

• Đặt mục tiêu và hạn ngạch bán hàng
• Tạo động lực và cố vấn cho nhóm
• Tạo kế hoạch bán hàng và quy trình làm việc
• Tuyển dụng và giới thiệu nhân viên mới
• Tổ chức các chương trình đào tạo bán hàng
• CRM và quản lý hệ thống
• Đảm bảo phối hợp với các nhóm hỗ trợ bán hàng và tiếp thị
• Quản lý nhóm tổng thể.

Đây chỉ là một số trách nhiệm trong bản mô tả công việc của người quản lý bán hàng. Hãy tập trung vào ba nhiệm vụ quan trọng nhất mà một người quản lý bán hàng giỏi hoàn thành xuất sắc: xây dựng nhóm, xác định quy trình bán hàng và báo cáo.

Hoạt động bán hàng: Xây dựng đội ngũ

Sau khi bạn đã có được một người quản lý bán hàng tuyệt vời, đã đến lúc bắt đầu suy nghĩ về việc mở rộng nhóm. Đây có thể không phải là một cú sốc tổng thể, nhưng đội ngũ bán hàng là trụ cột của công ty; chúng là kết nối trực tiếp giữa sản phẩm và khách hàng.

Nhìn chung, đội ngũ bán hàng nên cảm thấy như họ là một phần có giá trị của công ty và được trang bị các nguồn lực để phát triển hơn là bị xem như những cỗ máy kiếm tiền.

Khi lựa chọn và giới thiệu nhân tài mới, bạn nên dành thời gian để đào tạo kỹ lưỡng và phát triển kỹ năng của họ, bất kể kinh nghiệm của họ là gì.

Tại sao?

Nhân viên bán hàng không nên chỉ là người bán hàng giỏi mà cần phải giỏi bán sản phẩm của bạn và là người đại diện cho tổ chức của bạn mà khách hàng muốn hợp tác.

Sau khi bạn có thêm một vài bàn tay, tất cả nhóm bán hàng mà bạn quản lý sẽ ở trên cùng một trang, hoạt động như những cá nhân trong một đơn vị cộng tác duy nhất. Một cách tiếp cận có hệ thống hơn sẽ dẫn đến ít sai sót hơn và đạt được nhiều thành tựu hơn cho lực lượng bán hàng và công ty nói chung.

Bạn có thể thiết lập nhóm của mình để thành công bằng cách cung cấp cho họ các mục tiêu cao nhưng thực tế, mà bạn sẽ có thể theo dõi để đo lường thành công trong tương lai (bạn sẽ tìm hiểu thêm về điều này trong phần “Báo cáo”). Để làm điều này, bạn cần phải:

• Đặt mục tiêu
• Chỉ định lãnh thổ cho họ quản lý
• Thiết lập mục tiêu và hạn ngạch

Nhưng công việc của người quản lý bán hàng không được thực hiện ở đó. Họ cũng có nhiệm vụ tư vấn cho nhóm trong suốt quá trình, đảm bảo rằng họ vẫn đi đúng hướng và động viên họ khi cần thiết.

Hãy nghĩ về những trải nghiệm nào đã thúc đẩy bạn trong suốt sự nghiệp của mình và sử dụng chúng để truyền cảm hứng và động lực cho nhóm bán hàng của chính bạn. Mặt khác, đừng quên chia sẻ những thất vọng và thất bại của bạn, cách bạn vượt qua chúng và hỗ trợ trong những giai đoạn khó khăn.

Chiến lược bán hàng: Xác định quy trình bán hàng

Khi bạn đã có một đội ngũ bán hàng và biết các mục tiêu của mình, bạn có thể tự hỏi: Làm thế nào để bạn thực sự thực hiện việc bán hàng?

Có nhiều định nghĩa về bán hàng, nhưng về cơ bản, bạn đang tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch giữa công ty của bạn và khách hàng, chuyển họ qua một quy trình dẫn đến trao đổi. Mọi doanh nghiệp đều có chu kỳ bán hàng, là một chuỗi các nhiệm vụ giúp sản phẩm của công ty đến tay người dùng. Do đó, có một hệ thống bán hàng, hoặc phễu bán hàng, sẽ giúp dễ dàng hơn để hoàn thành các giao dịch này.

Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là một chuỗi trực quan các hoạt động cần đạt được với mỗi khách hàng tiềm năng, từ khách hàng tiềm năng ban đầu đến khi kết thúc giao dịch.
Nói một cách đơn giản, một hệ thống giúp nhân viên bán hàng luôn có tổ chức và kiểm soát công việc của họ. Rốt cuộc, có một số thứ bạn không thể kiểm soát hoặc có ít quyền kiểm soát, chẳng hạn như kết quả của bạn.

Đó là nơi phát huy tác dụng của việc quản lý các hoạt động. Nếu một nhân viên bán hàng có thể nhìn thấy sự tiến bộ của họ, hoặc các hoạt động của họ, họ sẽ có động lực để làm nhiều việc hơn và chinh phục nhiều thử thách hơn.
Các hoạt động bán hàng nằm trong tầm kiểm soát của nhân viên bán hàng bao gồm:

• Tạo khách hàng tiềm năng, cho điểm và đánh giá chất lượng
• Số lượng các cuộc gọi bán hàng, email theo dõi, tin nhắn trên mạng xã hội và các hoạt động tiếp cận khác mà họ thực hiện.
• Nghiên cứu thị trường về sản phẩm mới, phân khúc mới và thông tin liên quan khác
• Kiến thức sản phẩm.

Giữ cho nhân viên bán hàng chịu trách nhiệm về hiệu suất cũng là một khía cạnh quan trọng trong công việc của người quản lý bán hàng.

Phân tích bán hàng: Báo cáo kết quả

Báo cáo giúp bạn hiểu chiến lược hiện tại ảnh hưởng như thế nào đến thành công của công ty và cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về những gì bạn có thể làm để tăng cường nỗ lực của mình, cho dù đó là thuê thêm nhân viên bán hàng hay phân bổ lại nhiệm vụ.

Báo cáo thành công liên quan đến việc sử dụng các số liệu bán hàng, hoặc các chỉ số có thể định lượng, cho bạn biết từng khía cạnh của hoạt động bán hàng của bạn đang hoạt động như thế nào và liệu bạn có đạt được mục tiêu của mình hay không.

Với phễu bán hàng tiêu chuẩn, bạn sẽ có thể đo lường bốn chỉ số sau:

• Số lượng giao dịch trong kênh của bạn
• Kích thước trung bình của một giao dịch trong kênh của bạn
• Tỷ lệ đóng hoặc tỷ lệ phần trăm trung bình của các giao dịch giành được chiến thắng
• Tốc độ bán hàng hoặc thời gian tồn tại trung bình của giao dịch trước khi chiến thắng

Việc thu thập dữ liệu sẽ cho phép bạn tìm thấy khách hàng lý tưởng của mình nhanh hơn và kết quả là phục vụ họ nhanh hơn. Công cụ CRM mà bạn sẽ tìm hiểu thêm trong phần về công nghệ bên dưới, sẽ giúp bạn hợp lý hóa quy trình quản lý bán hàng của mình.

Model 1. Mô hình hòn đảo độc lập

Mô hình hòn đảo là mô hình quản lý nhân viên bán hàng sử dụng chiến lược mà mỗi nhân viên sẽ chăm sóc một khách hàng trong suốt quy trình bán hàng. Từ thời điểm bắt đầu tìm kiếm cho đến lúc chốt giao dịch và chăm sóc sau mua, họ làm việc độc lập và là “lãnh đạo” của chính mình.

Bởi là một “hòn đảo độc lập” nên mỗi thành viên trong đội ngũ về cơ bản sẽ phải có trách nhiệm với toàn bộ dự án mình phụ trách. Điều này thúc đẩy mỗi cá nhân có xu hướng tích cực hơn, phấn đấu và nỗ lực hết mình trong cuộc cạnh tranh bán hàng.

Sự nỗ lực không chỉ với đối thủ, mà cả các đồng nghiệp trong nhóm. Và người lãnh đạo sẽ đóng vai trò như một “boss” (họ chỉ nhận về kết quả cuối cùng của team, không đồng hành cùng team như leader).

Thông thường, mô hình này áp dụng hiệu quả với các đội ngũ bán hàng trẻ đang phát triển. Do đó nó thường được triển khai ở các công ty khởi nghiệp với quy mô còn nhỏ và quy trình bán hàng còn đơn giản (có thể chỉ cần 1-2 bước bán hàng) – một nhân viên có thể đảm nhận được toàn bộ quy trình.

Bên cạnh đó, mô hình này cũng có thể phù hợp với một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực có tính cạnh tranh cao và cá nhân hóa như dịch vụ tài chính hay bất động sản. Chẳng hạn, nhân viên kinh doanh của các doanh nghiệp bất động sản thường tự bán hàng bằng cách đăng quảng cáo, gọi điện telesale cho khách hàng tiềm năng, giới thiệu các căn hộ mẫu, chốt đơn và hỗ trợ sau mua.

Cách triển khai này cũng có những ưu điểm và nhược điểm liên quan đến trải nghiệm khách hàng. Một mặt, nhân viên bán hàng có thể xây dựng mối quan hệ sâu rộng với khách hàng khi đồng hành với họ trong toàn bộ quá trình. Mặt khác, khách hàng có thể “biến mất” ngay sau khi nhân viên đó rời công ty.

Ưu điểm	Nhược điểm
Với chu kỳ bán hàng ngắn hạn, mô hình này sẽ mang lại hiệu quả cao do tiếp cận chủ động và trao đổi sâu đến từng đối tượng khách hàng	Lãnh đạo và doanh nghiệp có thể khó kiểm soát hình ảnh thương hiệu hay sản phẩm/dịch vụ một cách thống nhất, do mỗi thành viên trong nhóm sẽ có những phong cách bán hàng riêng
Cần ít sự giám sát chặt chẽ 1-1 giữa quản lý và nhân viên bán hàng để mô hình quản lý đảm bảo được hiệu quả và mục tiêu công việc đã đề ra	Có thể gây nên sự cạnh tranh gay gắt, thậm chí là cạnh tranh không lành mạnh trong đội ngũ
Có tương tác cá nhân, gắn bó và kết nối cảm xúc và  hơn đối với khách hàng tiềm năng	Nhân viên hoạt động riêng lẻ trong quá trình bán hàng khiến việc truy xuất nguồn gốc của các số liệu kinh doanh trở nên khó khăn
Quá trình bán hàng thống nhất, không bị đứt đoạn do phải chuyển giao giữa nhiều người	Thường không phải là lựa chọn tối ưu và dài hạn đối với các công ty khởi nghiệp do tính cạnh tranh quá mức

Xem thêm:

• Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
• Dịch vụ kế toán thuế trọn gói

Model 2. Mô hình POD

Mô hình quản lý nhân viên bán hàng POD là sự kết hợp của hai mô hình đề cập ở trên. Trong mô hình POD, đội ngũ bán hàng sẽ được chia thành nhiều nhóm nhỏ để đồng hành luân phiên với khách hàng tiềm năng trong toàn bộ quy trình bán hàng.

Các nhóm bao gồm các nhân viên tự phân chia công việc tương tự như một dây chuyền lắp ráp. Và giữa các nhóm nhỏ này có sự cạnh tranh lẫn nhau. Nói cách khác, mô hình POD thúc đẩy tinh thần cạnh tranh lành mạnh (giữa các nhóm) và tinh thần đồng đội (trong nhóm nhỏ) trong đội ngũ bán hàng.

Vì vậy, đây là một mô hình nâng cao của mô hình hòn đảo – lấy khách hàng làm trung tâm. Trong đó nhóm một người được mở rộng thành nhiều người hơn, và hoạt động như một phần của mô hình dây chuyền lắp ráp hiện tại.

Vì các nhóm nhỏ này phải lựa chọn thành viên cẩn thận để đảm bảo quá trình bán hàng diễn ra suôn sẻ, nên cách tiếp cận này ít phù hợp với các công ty quy mô nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp. Ngay cả khi một công ty đã thành lập muốn tái cấu trúc theo mô hình này cũng có thể gặp trở ngại khi chia nhóm.

Tuy nhiên, đối với các công ty khởi nghiệp đã có thành công nhất định, cần tối ưu hóa những nguồn lực hiện có để khai thác thị trường và ngành nghề mới thì việc ứng dụng mô hình POD để gia tăng hiệu quả bán hàng của đội ngũ là một lựa chọn phù hợp. Ngoài ra, mô hình POD cũng thường được áp dụng với các công ty đa ngành, có quy mô nhân sự lớn và quy trình bán hàng phức tạp.

Ưu điểm	Nhược điểm
Các nhân viên có động lực bán hàng và dành nhiều công sức đầu tư vào toàn bộ quy trình bán hàng	Không có sự “chuyên môn hóa” nhất định, bởi mỗi người đảm nhận các công việc khác nhau trong quy trình bán hàng
Tăng cường tính đoàn kết nội bộ và tránh xích mích giữa các đội nhóm	Dễ xảy ra trường hợp, một số nhân viên bán hàng có ham muốn cạnh tranh nhiều hơn để có động lực bán hàng cao hơn
Có sự linh hoạt trong đội nhóm

Model 2. Mô hình dây chuyền lắp ráp

Ngược lại với mô hình hòn đảo, mô hình dây chuyền lắp ráp thường phù hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn. Các doanh nghiệp áp dụng mô hình quản lý nhân viên bán hàng này thường có quy trình bán hàng phức tạp và có đội ngũ bán hàng đông đảo. Để thiết lập mô hình này đòi hỏi các nhân viên cần có khả năng phối hợp tốt để làm việc cùng nhau.

Nhân viên bán hàng không đồng hành với khách hàng trong toàn bộ quá trình bán hàng, mà chỉ tiếp xúc trong một số giai đoạn nhất định. Điều này có nghĩa là mỗi nhà quản lý có thể “chuyên môn hóa” nhóm bán hàng của mình với một chức năng và vai trò khác nhau.

Mô hình yêu cầu các nhân viên trong nhóm phải phối hợp nhuần nhuyễn với nhau để đảm bảo rằng việc chuyển đổi khách hàng (tiềm năng) ở mỗi giai đoạn tiếp theo trong quy trình bán hàng diễn ra suôn sẻ.

Mặc dù việc phân chia nhóm có thể khác nhau (tùy thuộc vào lĩnh vực phụ trách của bộ phận tiếp thị), các nhóm bán hàng trong mô hình dây chuyền lắp ráp thường bao gồm:

• Nhóm tạo khách hàng tiềm năng (lead generation team): thu thập khách hàng tiềm năng và các thông tin có liên quan để chuyển giao cho nhóm phát triển bán hàng (sales development team)
• Nhóm phát triển bán hàng: đánh giá và lọc các khách hàng tiềm năng, chuyển giao danh sách cho nhóm nhân viên bán hàng/chuyên viên kinh doanh (salespeople)
• Nhóm nhân viên bán hàng: chốt đơn và chuyển giao những khách hàng này cho nhóm chăm sóc/hỗ trợ khách hàng (customer support team)
  Nhóm hỗ trợ khách hàng: hướng dẫn và giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.

Mặc dù mô hình này hạn chế sự kết nối giữa nhân viên bán hàng với khách hàng, nhưng nó cho phép quy trình bán hàng diễn ra nhất quán và hiệu quả. Đồng thời, mô hình này giúp nâng cao tinh thần đồng đội giữa các nhân viên trong doanh nghiệp và tạo cơ hội để nhân viên bán hàng tìm được bộ phận mà mình phù hợp, phát huy được tối đa năng lực, kỹ năng trong quá trình làm việc.

Ưu điểm	Nhược điểm
Dễ dàng đánh giá và ước tính được doanh thu	Khó triển khai ở các công ty mới thành lập hoặc các công ty có ít nguồn lực
Dễ dàng xác định vấn đề xảy ra trong quy trình bán hàng	Khó xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng
Thúc đẩy hiệu suất bán hàng, ngăn ngừa sự cạnh tranh không lành mạnh	Khách hàng dễ bị hiểu nhầm giữa các bộ phận và có thể gây ra sự khó chịu cho họ khi không thống nhất đầu mối làm việc
Có sự chuyên môn hóa trong mỗi giai đoạn của quy trình bán hàng, vậy nên sẽ gia tăng hiệu quả bán hàng của nhóm	Việc chuyên môn hoá cao dễ khiến nhân viên bán hàng quên đi mục tiêu kinh doanh chung, thay vào đó chỉ tập trung đến các con số và chỉ số cho phòng ban riêng của mình.

Xem thêm:

• Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói
• Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc

Lời kết

Như vậy, trách nhiệm của người lãnh đạo là xác định mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp và cách bạn muốn cơ cấu lực lượng bán hàng của mình. Bạn cũng có thể điều chỉnh mô hình quản lý nhân viên bán hàng phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp theo thời gian và mong muốn, mục tiêu. Tax Plus Blog chúc các bạn thành công!