Dấu giáp lai là loại dấu không thể thiểu đối với Công ty. Ở bài viết này, Tax Plus cùng bạn tìm hiểu dấu giáp lai là gì, quy định, cách đóng dấu giáp lai cũng như quản lý con dấu một cách chi tiết nhất. Nào, bắt đầu ngay thôi.
Dấu giáp lai là gì
Dấu giáp lai là một trong những loại dấu được xem là quan trọng. Hiểu đơn giản thì đây là cách đóng dấu lên lề trái hoặc lề phải của văn bản & đảm bảo hình tròn của con dấu sẽ được đóng lên bề mặt giáp lai của những tờ giấy xếp trồng lên nhau.
Quy định đóng dấu giáp lai
Đóng dấu giáp lai cần tuân thủ theo đúng quy định chung về việc đóng dấu được quy định tại Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư:
““Điều 26. Đóng dấu
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều & dùng đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.”
Đây là quy định chung về việc đóng dấu giáp lai cũng như các con dấu khác của doanh nghiệp. Vậy việc đóng dấu giáp lai được thực hiện như thế nào?
Hướng dẫn đóng dấu chữ ký đúng quy định
Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP thì dấu chữ ký phải được đóng theo các quy định sau:
– Đóng dấu sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu khi chưa có chữ ký.
– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Cách đóng dấu giáp lai
Dấu giáp lai đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa năm tờ văn bản theo Điều 33 Nghị định 30/2020.
Quy định này được áp dụng ở các cơ quan hành chính cũng như các công ty, doanh nghiệp hiện tại nên cần nắm rõ cách đóng dấu giáp lai để khi cần thì biết cách thực hiện.
🆘 Xem thêm: Đóng dấu treo là gì? Quy định và cách đóng nên biết
Vậy đóng dấu giáp lai để làm gì
Vì dấu giáp lai là dấu mà doanh nghiệp nào cũng phải có nên việc đóng dấu nhằm mục đích nào thì cần phải xét đến những yếu tố khác nhau. Vậy thực chất mục đích của đóng dấu giáp lai là để làm gì?
Mục đích của đóng dấu giáp lai
Đóng dấu giáp lai sẽ nhằm những mục đích sau đây:
- Đóng dấu giáp lai sẽ giúp tránh được việc thay đổi tài liệu được trình hoặc được nộp khi có nhu cầu giao kết hợp đồng hoặc có nhu cầu làm hồ sơ để nộp cho các cơ quan Nhà nước.
- Đóng dấu giáp lai cũng sẽ giúp đảm bảo tính khách quan của tài liệu để tránh văn bản bị thay thế hoặc ai đó cố tình làm sai lệch kết quả đã được đăng ký trước đó của các công ty, doanh nghiệp.
Nhìn chung thì chủ yếu việc đóng dấu giáp lai là nhằm mang lại cho các văn bản sự khách quan, chính xác để tránh bị thay đổi.
Những loại văn bản nào cần đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai cho văn bản cũng cần phải đảm bảo được đúng quy định của Pháp Luật chứ không được tùy tiện thực hiện. Vậy khi nào thì cần đóng dấu giáp lai cho văn bản? Chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu dưới đây để nắm rõ hơn.
Trường hợp cần đóng dấu giáp lai cho văn bản
Văn bản cần đóng dấu giáp lai được quy định theo điều 20, khoản 3, điểm b Nghị định 23/2015/NĐ-CP có ghi rõ:
“b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.”
Ngoài ra văn bản cần được đóng dấu giáp lai cũng được quy định cụ thể tại điều 49 của Luật Công Chứng 2014 như sau:
Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng
“Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.”
Ngoài ra tại Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV cũng có ghi rõ:
“2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.”
Nhìn chung qua những điều trên đây thì có thể hiểu dấu giáp lai được dùng để đóng cho các loại hợp đồng, văn bản, giấy tờ có từ 2 mặt trở lên với loại văn bản in 1 mặt và từ loại văn bản in 2 mặt có từ 3 trang trở lên.
Tính pháp lý của dấu giáp lai là gì?
Con dấu giáp lai được đóng ở lề trái hoặc lề phải của văn bản và chồng lên các mặt của đường xếp trồng trang giấy. Loại dấu hợp lệ sẽ được đóng ở cạnh phải hoặc vị trí giữa của phụ lục tại 1 loại văn bản cụ thể nào đó. Xét theo các quy định của Pháp Luật thì dấu giáp lai là chứng thực độ chính xác, khách quan cho văn bản, tránh bị làm giả, thay thế giả mạo về thông tin. Con dấu giáp lai sẽ được đóng ở tất cả các tờ của văn bản.
Vậy quản lý dấu giáp lai như thế nào?
Vì dấu giáp lai mang tính chất pháp lý nên cần phải đảm bảo được quản lý cẩn thận, tranh bị lấy cắp để giả mạo các thông tin trong các loại văn bản khác nhau. Vì thế khi quản lý cần tuân thủ những quy định của Pháp Luật.
Quy định về quản lý dấu giáp lai
Đóng dấu giáp lai được quy định tại điều 25, Nghị định 110/2004/NĐ-CP có ghi rõ:
“1. Việc quản lý & sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này.
Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ.
🆘 Xem thêm: Cách quản lý con dấu công ty
Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
- Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
- Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.”
Lời kết
Qua bài viết trên của Tax Plus Blog, bạn đã phần nào hiểu được dấu giáp lai là gì, cũng như hững quy định về đóng dấu giáp lai mà bạn cần phải nắm rõ để tránh sử dụng sai lệch hoặc khiến cho văn bản không còn giá trị đã được nêu rõ nên bạn cần phải hiểu. Nếu có gì thắc mắc và muốn tư vấn về con dấu này thì xin liên hệ với Tax Plus theo thông tin sau:
- Địa chỉ: 329-331 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5, Tp.HCM
- SĐT: 0853 9999 77
- Email: info@taxplus.vn
- Website: https://taxplus.vn/
