ERP là gì? Khi nào thì doanh nghiệp cần dùng đến?

Thành lập, duy trì & phát triển doanh nghiệp không hề đơn giản chút nào. Ngoài các yêu cầu về chuyên môn của bản thân, những người quản lý một doanh nghiệp còn cần phải cập nhật công nghệ để ứng dụng vào doanh nghiệp của mình giúp mang đến lợi ích cho doanh nghiệp. Điển hình như phần mềm ERP. Vậy ERP là gì & khi nào thì doanh nghiệp cần đến? Cùng TaxPlus.vn tìm hiểu ngay sau đây nhé!

Phần mềm ERP là gì

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Đây là một phần mềm hay nói đúng hơn là hệ thống quản lý đa chức năng, đa phòng ban để giúp doanh nghiệp có thể quản lý hiệu quả về dữ liệu với các chức năng thu thập, lưu trữ, quản lý, phân tích…

Trong đó còn có cả chức năng lập kế hoạch về chi phí, sản phẩm hoặc cung cấp các dịch vụ, bán hàng hay tiếp thị, thanh toán & giao nhận.

Thuật ngữ ERP cần nắm

Cần nắm rõ 10 thuật ngữ ERP quan trọng, trước khi bạn quyết định có triển khai giải pháp ERP tại doanh nghiệp của mình hay không:

• Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP): Có thể sử dụng các công cụ quản lý quy trình kinh doanh để quản lý thông tin trong một tổ chức.
• ERP tại chỗ: Phần mềm ERP được cài đặt cục bộ trên phần cứng và máy chủ, đồng thời được quản lý bởi nhân viên CNTT của bạn.
• ERP dựa trên đám mây: Phần mềm ERP đã có và được quản lý ngoài địa điểm bởi nhà cung cấp của bạn.
• Quản lý chuỗi cung ứng: dòng hàng hóa và dịch vụ từ điểm ban đầu đến điểm tiêu dùng.
• Nhà cung cấp bên thứ ba: Các doanh nghiệp hoặc đối tác có thể được tích hợp vào hệ thống ERP của bạn.
• Lập kế hoạch yêu cầu năng lực: Một phương pháp dùng để xác định năng lực sản xuất có sẵn của một công ty.
• Giải pháp di động: Khả năng truy cập dữ liệu thông qua ERP của bạn từ bất kỳ đâu và bằng cách sử dụng thiết bị di động.
• Tùy chọn triển khai ERP: Các loại hệ thống ERP bạn có thể triển khai tại tổ chức của bạn.
• Kiến trúc doanh nghiệp: Cách một tổ chức được tạo cấu trúc; tất cả các bộ phận chuyển động.
• Quản lý quan hệ khách hàng: Công cụ mà các doanh nghiệp sử dụng để quản lý hoạt động tương tác với khách hàng

Có những phần mềm ERP nào hiện nay

Vì phần mềm ERP rất quan trọng đối với các doanh nghiệp trong thời buổi hiện nay nên đương nhiên có nhiều công ty phần mềm đã thiết kế ra ERP để đáp ứng nhu cầu của các công ty. Hiện nay thị trường Việt Nam có những loại phần mềm ERP sau:

No1: Phần mềm ERP đóng gói

Phần mềm ERP đóng gói là phần mềm được thiết kế ra từ việc nghiên cứu, khảo sát các nhu cầu thực tế của các doanh nghiệp hoặc một số lĩnh vực nào đó. Thông qua những dữ liệu được thu thập lại và kết hợp cùng các chuẩn mực, nghiệp vụ đặc trưng của một doanh nghiệp thì nhà sản xuất sẽ tập hợp lại và đưa ra những quan điểm chung sau đó xây dựng lên một mô hình tổng thể nhất.

No2: Phần mềm ERP viết theo yêu cầu

Phần mềm tiếp theo mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn là ERP viết theo yêu cầu. Đây là phần mềm được thiết kế để dành riêng cho mỗi doanh nghiệp với các nhu cầu và lĩnh vực khác nhau. Mặc dù ưu điểm của phần mềm này là không phải bàn cãi nhưng đương nhiên doanh nghiệp cũng sẽ phải bỏ ra một khoản chi phí cực lớn để chi trả cho hệ thống ERP này. Phần mềm này chỉ phù hợp với những tập đoàn hay doanh nghiệp có quy mô rất lớn.

No3: Phần mềm ERP từ nước ngoài

Phần mềm này thường được thiết kế với công nghệ cao và có quy trình quản lý tiêu chuẩn. Tuy nhiên giá cũng khá cao và đôi khi có nhiều phần chưa thực sự phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam.

Một số những thương hiệu phần mềm ERP nổi tiếng hay được nhắc đến là: Oracle, SAP, Sage… Thế nhưng, những phần mềm này có chi phí vượt quá điều kiện của doanh nghiệp tại Việt Nam.

--> Tìm hiểu dịch vụ kế toán trọn gói của TaxPlus.vn có giá ưu đãi như thế nào nhé!

7 lợi ích mà phần mềm ERP cho các doanh nghiệp

Không phải ngẫu nhiên phần mềm ERP lại được nhiều doanh nghiệp cần đến thế đâu. Đơn giản là vì những doanh nghiệp này nhận thấy lợi ích mà ERP mang lại. Cụ thể:

No1: Kiểm soát được thông tin của khách hàng

Hệ thống ERP có thể thu thập và quản lý mọi thông tin dữ liệu nên mọi nhân viên trong cùng 1 công ty có thể truy cập và xem mọi lúc, mọi nơi. Với những người được cấp quyền sửa đổi, họ có thể thay đổi được thông tin khách hàng, cập nhật hồ sơ cho tất cả các bộ phận cùng theo dõi.

Thậm chí khi giám đốc điều hành muốn biết tình hình thực tế thì cũng có thể xem xét trong hệ thống khách mua gì, ở đâu và tiền bao nhiêu.

No2: Đẩy nhanh sản xuất, cung cấp hàng hóa/ dịch vụ

Lợi ích thứ hai mà ERP có thể mang lại cho các doanh nghiệp chính là khả năng để đẩy nhanh sản xuất và cung cấp các loại hàng hóa, dịch vụ.

ERP có thể giúp tự động hóa một phần hoặc thậm chí là cả quy trình sản xuất từ A – Z. Vì ERP chỉ sự dụng một hệ thống máy tính duy nhất thôi nên việc quản lý, xem xét sẽ tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí & giảm nhân sự không cần thiết.

Chỉ cần thông qua hệ thống này là có thể quan sát cũng như quản lý được hết mọi quy trình trong sản xuất và điều chỉnh nếu có vấn đề.

No3: Quản lý dự án và kiểm tra chất lượng

Một trong những lợi ích tiếp theo ERP mang lại là giúp quản lý dự án & kiểm tra chất lượng của dự án. Nhờ có ERP, người quản lý có thể theo dõi về chất lượng của sản phẩm và lên kế hoạch để phân bổ nhân lực, thời gian phù hợp với yêu cầu dự án.

Thậm chí có phần mềm ERP có khả năng tự động phân tích qua cơ sở dữ liệu để biết nhân viên nào mạnh và gán họ vào từng tác vụ của dự án. Nhờ đó mà quản lý sẽ chẳng cần phải đau đầu để thực hiện vấn đề phân bổ này nữa.

No4: Kiểm soát thông tin về tài chính

Một trong những lý do mà các doanh nghiệp chọn ERP chính là nhờ khả năng kiểm soát về tài chính hiệu quả. ERP giúp tổng hợp lại dữ liệu ở một hệ thống duy nhất nên hạn chế việc “tam sao thất bản” gây ra những sai lầm trong đánh giá tài chính. Nhờ đó hệ thống này sẽ giúp nhà quản lý có thể kiểm soát được hiệu quả nhất hiệu năng của doanh nghiệp và đưa được ra kế hoạch tài chính cụ thể nhất.

No5: Kiểm soát được lượng hàng tồn kho

Lợi ích tiếp theo đối với doanh nghiệp khi trang bị hệ thống ERP chính là khả năng kiểm soát được lượng hàng tồn kho. Qua hệ thống này nhà quản lý có thể biết trong kho sẽ còn bao nhiêu hàng và hàng nằm ở đâu và nguyên vật liệu còn bao nhiêu, khi nào cần nhập thêm. Nhờ đó kế hoạch sản xuất và tiêu thụ cũng được tối ưu hơn.

No6: Mang tới sự chuyên nghiệp cho hoạt động nhân sự

Thông qua hệ thống ERP, nhà quản lý có thể kiểm soát được hiệu quả về giờ giấc làm việc, khối lượng công việc và năng suất làm việc của từng phòng ban, từng nhân viên trong công ty. Nhờ đó có thể đưa ra các chính sách lương, phúc lợi hay thưởng hợp lý nhất để tránh gây bất bình.

No7: Thuận lợi hơn trong giao tiếp và quản lý liên lạc trong công ty

Lợi ích phải kể đến là giúp quá trình liên lạc, giao tiếp trong công ty trở lên thuận lợi và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Chỉ cần thao tác nhỏ là có thể liên lạc, tập hợp được các bộ phận trong công ty để mang lại cho các sự kiện hoặc những vấn đề quan trọng cần thông báo.

Lợi ích của ERP thực sự không thể kể được hết. Vì thế mà hiện nay ERP đang đóng vai trò rất quan trọng đối với các doanh nghiệp để quản lý, vận hành hiệu quả. Vậy khi nào thì doanh nghiệp cần sử dụng tới hệ thống ERP?

Khi nào thì doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP

Hệ thống ERP được thiết kế ra nhằm giúp các doanh nghiệp giải quyết được các vấn đề khác nhau trong quản lý, vận hành. Vậy, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm ERP khi:

• Doanh nghiệp bạn thường xuyên có những sai sót trong quá trình nhập dữ liệu và truy xuất dữ liệu. Ngoài ra nếu như khách hàng có nhiều phàn nàn về chất lượng của sản phẩm, dịch vụ.
• Khi doanh nghiệp của bạn có nhu cầu mở rộng kinh doanh, mở thêm chi nhánh hay cửa hàng mới và lượng giao dịch tăng nhanh, đột biến.
• Các doanh nghiệp đang làm việc với một bộ máy cồng kềnh nhưng không hiệu quả và muốn tái cấu trúc lại công ty.
• Các doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi doanh số nhanh chóng mà vẫn có thể đảm bảo được hiệu quả.

--> Tìm hiểu thủ tục mở thêm chi nhánh công ty cùng tỉnh & khác tỉnh

Đánh giá hiệu suất và ROI của ERP

Đánh giá hiệu suất của hệ thống ERP là một phần quan trọng để có thể xác thực việc đầu tư mà bạn tạo hoặc tiếp tục đầu tư theo thời gian. Khi triển khai hệ thống ERP tại tổ chức của bạn, hãy đặt mục tiêu cụ thể và KPI mà bạn có thể đạt được sau khi triển khai hệ thống mới. Cách bạn đánh gia hiệu suất sẽ phụ thuộc vào bản chất của doanh nghiệp, nhưng dưới đây là một số câu hỏi mà bạn nên cần nhắc khi đặt KPI:

• Hệ thống này sẽ giúp nhân viên của mình đạt năng suất cao hơn? Năng suất cao hơn như thế nào?
• Hệ thống này sẽ giúp nhân viên của mình và chính mình thấy vui hơn?
• Hệ thống mới này sẽ tác động đến sự hài lòng của khách hàng như thế nào? Tôi có thể dự đoán tác động có thể đánh giá và đặt mục tiêu cụ thể không?
• Hệ thống này sẽ cho phép chúng tôi tăng doanh số, doanh số lặp lại, tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ giữ chân khách hàng, v.v.? Năng suất cao hơn như thế nào?
• Hệ thống mới này sẽ cung cấp cho chúng tôi lợi thế chiến lược so với đối thủ cạnh tranh? Bằng cách nào?
• Hệ thống mới này sẽ cải thiện mối quan hệ và quy trình với nhà cung cấp toàn cầu? Làm cách nào để theo dõi và mục tiêu của tôi là gì?
• Hệ thống này sẽ cải thiện chuỗi cung ứng và hoạt động kho hàng? Số liệu chính mà chúng tôi đang theo dõi là gì và chúng sẽ cải thiện như thế nào sau khi triển khai hệ thống này?

Suy nghĩ về số liệu và mục tiêu mà bạn đang theo dõi trong tổ chức của bạn, sau đó đưa ra dự đoán và đặt KPI để theo dõi thành công và tiến độ theo thời gian sau khi hệ thống ERP mới được triển khai.

Top các phần mềm ERP hiện nay được đánh giá tốt

AMIS.VN – MISA

Amis là một trong những phần mềm ERP được cung cấp bởi công ty phát triển phần mềm uy tín MISA.

Phần mềm đáp ứng được nhiều các hoạt động nghiệp vụ trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp mà còn bổ sung thêm các tính năng hỗ trợ CEO với những ưu điểm nổi trội như:

– Liên thông dữ liệu giữa các phòng ban Kế Toán – Bán Hàng – Nhân Sự.

– Xem báo cáo mọi lúc mọi nơi thời gian thực trên thiết bị di động.

Amis là giải pháp quản trị doanh nghiệp phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Các báo cáo tự động được cung cấp tức thời giúp cho người điều hành có thể quan sát và có những đánh giá đúng về tình hình phát triển công ty, chi nhánh từ đó quyết định tối ưu nguồn lực, phân bổ nguồn vốn và có các hoạt động tối ưu hợp lý.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phiên bản toàn bộ phần mềm không giới hạn người sử dụng cho công ty của mình. Hiện đã có 12.000 doanh nghiệp lựa chọn sử dụng ERP Amis.

ERP ORACLE

Phần mềm quản trị doanh nghiệp Oracle JD Edwards EnterpriseOne là giải pháp ERP trên nền tảng điện toán đám mây.

ERP Oracle quản lý các hoạt động chính, hàng tiêu dùng, nhân lực, phân phối và sản xuất.

Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn.

Với phần mềm ERP Oracle các chủ doanh nghiệp có thể thực hiện công việc quản lý tài chính, quản lý dự án, quản lý vòng đời sản phẩm, quản lý đơn hàng, lập kế hoạch cho chuỗi cung ứng sản xuất, kế hoạch kinh doanh.

OPEN BRAVO

Phần mềm ERP OPEN BRAVO được đánh giá một trong những hệ thống ERP có tốc độ load nhanh, cực kỳ dễ sử dụng và hiện tại phần mềm đã được tin tưởng và sử dụng bởi 6000 công ty doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Open ERP được xây dựng trên nền tảng mã nguồn mở và có khả năng chạy được trên nhiều thiết bị trình duyệt khác nhau.

Hệ thống Open Bravo phát triển quy trình làm việc hiện đại logic và rất dễ áp dụng cho các hoạt động quản lý, điều hành dành của chủ doanh nghiệp.

Lời kết

Như vậy phần mềm ERP thực sự là giải pháp dành cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Vì thế nếu doanh nghiệp bạn đang ở trong những trường hợp đã nêu thì hãy lựa chọn ERP để mang lại hiệu quả trong công tác quản lý, vận hành. Nếu như doanh nghiệp bạn muốn lựa chọn nhưng còn băn khoăn, có thể liên hệ ngay với TaxPlus.vn theo thông tin sau:

• Địa chỉ: 329 – 331 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5, Tp. HCM
• SĐT: 0853 9999 77
• Email: info@taxplus.vn
• Website: https://taxplus.vn/