Hướng dẫn chốt sổ BHXH chi tiết & đúng Luật năm 2022

Trong một số trường hợp dẫn đến việc kết thúc hợp đồng lao động, người lao động cần chốt sổ bảo hiểm để được nhận quyền lợi của mình. Căn cứ Luật Bảo hiểm Xã Hội (BHXH) thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội như thế nào? Thời gian chốt là bao lâu… Hãy cùng TaxPlus xem ngay nội dung chi tiết dưới đây đây.

Chốt sổ BHXH là gì?

Chốt sổ BHXH (bảo hiểm xã hội) là việc cần làm trong một số trường hợp nhất định. Cụ thể là khi người lao động nghỉ việc hay bị cho thôi việc, đơn vị thuê lao động cần nhanh chóng chốt sổ bảo hiểm. Bản chất của việc này chính là ghi lại quá trình đóng, hoàn thành nghĩa vụ bảo hiểm của người lao động.

Việc này được thực hiện khi một người lao động không còn làm việc ở công ty hay cơ sở nào đó nữa. Ngoài lý do người lao động nghỉ việc, bị cho thôi việc thì chốt sổ bảo hiểm cũng áp dụng cho trường hợp công ty đóng cửa hay doanh nghiệp bị giải thể.

Quy định chốt sổ BHXH

Những quy định về việc chốt sổ BHXH của người lao động đã được nhắc đến rất cụ thể. Từ đó, chỉ rõ những việc mà người lao động, người sử dụng lao động cần thực hiện sau khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Đối với người lao động

Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho người lao động thỏa mãn một số điều kiện nhất định. Đây chính là cơ sở quan trọng để theo dõi tình trạng và quá trình tham gia bảo hiểm của người đó. Đồng thời, giải quyết các chế độ bảo hiểm, hỗ trợ, bồi thường theo đúng quy định của pháp luật.

Việc chốt sổ bảo hiểm có ý nghĩa thông báo sự chấm dứt nghĩa vụ bảo hiểm của doanh nghiệp với người lao động. Đồng thời, hoàn trả lại những giấy tờ thuộc sở hữu cá nhân cho họ khi cả hai bên chấm dứt hợp đồng lao động vì nhiều nguyên nhân khác nhau.

Đối với người sử dụng lao động

Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng và cần làm chốt sổ người sử dụng lao động có nghĩa vụ quan trọng. Đó chính là hoàn thành những giấy tờ, thủ tục xác nhận tính chính xác của thủ tục. Đồng thời, trả lại các loại giấy tờ khác của người lao động mà công ty/doanh nghiệp đang nắm giữ.

Ngoài ra, người sử dụng lao động phải tiến hành phối hợp chặt chẽ với các cơ quan chức năng. Từ đó, xác nhận tính chính xác của thời gian đóng bảo hiểm tính đến khi chấm dứt hợp đồng lao động giữa hai bên.

Có thể thấy rằng, trách nhiệm chính ở đây thuộc về đơn vị sử dụng lao động. Trong một số trường hợp đặc biệt, người lao động có thể sẽ phải phối hợp để giải quyết những vấn đề khúc mắc.

Thủ tục/ hồ sơ chốt sổ BHXH mới nhất 2023

Đối với thủ tục chốt sổ BHXH cũng có những cập nhật mới. Tuy nhiên, trong năm 2022 thì cách làm thủ tục chốt sổ BHXH không có gì thay đổi mới so với năm 2019. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết giúp mọi người thực hiện việc này dễ dàng hơn.

Cách nộp hồ sơ & chốt sổ BHXH cho người lao động

Để thông báo chốt BHXH, người sử dụng lao động cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ. Sau đó, tiến hành nộp chúng tại những cơ sở có thẩm quyền ở nơi mình sinh sống. Việc này được thực hiện cụ thể như sau.

Chuẩn bị hồ sơ báo giảm lao động đóng BHXH

Hồ sơ và báo giảm lao động gồm các loại giấy tờ sau:

• Danh sách những lao động tham gia BHXH, BHYT theo đúng mẫu D02-TS. Nếu chưa có, tham khảo thêm Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 được ban hành để thay thế QĐ 959 đã cũ.
• Biên bản trả thẻ BHYT đối với những đơn vị đã nộp trước đó.
• Thẻ Bảo hiểm Y tế còn thời hạn sử dụng nhất định. ( Xem xét 01 bản/ 1 người lao động).
• Quyết định chấm dứt hợp đồng giữa hai bên về vấn đề lao động và sử dụng lao động.

Nộp hồ sơ

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, đơn vị sử dụng lao động nên kiểm tra kỹ càng. Từ đó, sửa những sai sót và bổ sung những giấy tờ cần thiết. Hồ sơ này sẽ được nộp lên cơ quan BHXH sở tại của đơn vị và Lưu ý là Đơn vị đã đóng đầy đủ tiền BHXH cho người lao động đến thời điểm hiện tại.

Nếu hồ sơ hợp lệ, việc thông báo giảm lao động của doanh nghiệp sẽ được thông qua. Lúc này, cần tiến hành việc chốt sổ bảo hiểm cho những lao động đã chấm dứt hợp đồng.

Chuẩn bị hồ sơ để chốt sổ BHXH cho người lao động

Hồ sơ sử dụng trong việc chốt sổ BHXH cũng không có nhiều vấn đề phức tạp. Cần chú trọng những loại giấy tờ sau.

• Sổ BHXH của người lao động cần chốt. Đối với mẫu sổ cũ là dạng quyển sổ. Còn mẫu sổ mới chỉ là một tờ bìa/ một người lao động.
• Các tờ rời sổ nếu có của người lao động.
• Tờ khai cung cấp và tiến hành việc thay đổi thông tin người tham gia đóng bảo hiểm xã hội cùng bảo hiểm y tế. Tờ khai này cần được làm theo Mẫu TK1-TS của Luật bảo hiểm.
• 01 bản công văn chốt sổ bảo hiểm xã hội của đơn vị.
• Quyết định xác nhận việc hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp. Tùy trường hợp, cơ sở sử dụng lao động cần chuẩn bị những loại khác nhau.

Sau khi đã có đủ những giấy tờ cần thiết, doanh nghiệp/công ty cần nhanh chóng nộp cho các cơ quan quản lý.

Nơi tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Hiện tại, việc xử lý, tiếp nhận và trao trả hồ sơ chốt sổ bảo hiểm sẽ do cơ quan quản lý BHXH chịu trách nhiệm. Tùy đặc điểm công việc, bạn có thể nộp hồ sơ lên cơ quan bảo hiểm cấp huyện hoặc cấp tỉnh để được giải quyết theo cách thuận tiện & nhanh chóng nhất.

Những cách nộp hồ sơ có thể áp dụng hiện nay

Trước đây, cơ quan sử dụng lao động chỉ có thể nộp hồ sơ bằng cách lên trực tiếp cơ quan quản lý. Tuy nhiên, việc này hiện đã dễ dàng hơn rất nhiều. Mọi người có thể áp dụng theo những phương pháp sau đây:

• Đến trực tiếp cơ quan chịu trách nhiệm giải quyết BHXH.
• Gửi hồ sơ thông qua đường bưu điện.

Nhờ những phương pháp này, các đơn vị sử dụng người lao động đã có thêm nhiều thuận lợi. Từ đó, giải quyết BHXH một cách đơn giản và mang đến những lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.

Thời gian chốt sổ BHXH

Thủ tục hành chính tại Việt Nam luôn là vấn đề khiến nhiều người đau đầu. Mọi người không khỏi lo ngại khi những thủ tục này tiêu tốn rất nhiều thời gian. Không ít trường hợp, việc thiếu một vài hồ sơ khiến quá trình giải quyết bị chững lại hoặc không thể thực hiện được.

Thời gian chốt BHXH cho người lao động là bao lâu

Khoản 3, Điều 47 Luật lao động đã quy định rõ ràng về thời gian giải quyết thủ tục chốt sổ BH. Cụ thể, trong vòng 07 ngày, việc chốt sổ bảo hiểm cần được hoàn tất. Nếu có những phát sinh đặc biệt, thời hạn có thể kéo dài thêm nhưng tuyệt đối không được vượt quá 20 ngày.

Việc chốt sổ BHXH có khó khăn không

Hiện tại, việc chốt sổ bảo hiểm hay làm thủ tục chốt sổ BHXH đã đơn giản hơn rất nhiều. Tuy nhiên, nó vẫn gây nên những vấn đề bất tiện đối với người cần thực hiện. Đó là do những thủ tục, yêu cầu về giấy tờ, hồ sơ mỗi trường hợp lại khác nhau.

Tra cứu sổ BHXH đã chốt hay chưa như thế nào?

Bước 1	Nhập tỉnh thành và cơ quan BHXH đã đăng ký tham gia bảo hiểm
Bước 2	Nhập quãng thời gian cần tra cứu
Bước 3	Nhập số chứng minh nhân dân
Bước 4	Nhập họ và tên người cần tra cứu và tích chon có dấu hoặc không dấu tương ứng
Bước 5	Nhập mã số BHXH của cá nhân cần tra cứu
Bước 6	Nhập số điện thoại nhận mã OTP và tích chọn vào ô “Tôi không phải người máy”
Bước 7	Kích chuột vào ô “Lấy mã OTP”.

Những lưu ý khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội

• Như đã chia sẻ ở phần trên, doanh nghiệp bắt buộc phải báo giảm lao động trước khi làm thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
• Thủ tục báo giảm lao động và cắt bảo hiểm xã hội có thể thực hiện đồng thời.
• Trong quá trình chờ cơ quan BHXH giải quyết hồ sơ, người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động để không làm gián đoạn quá trình chốt sổ. Nếu không, cơ quan BHXH sẽ không thực hiện chốt sổ cho người lao động. 

Xem thêm: Cho thuê văn phòng ảo giá rẻ từ 595k

Lời kết

Trong trường hợp có khó khăn, hãy liên hệ ngay Tax Plus để được tư vấn trực tiếp nhé! Với dịch vụ quản lý BHXH trọn gói TIẾT KIỆM CHI PHÍ sẽ giúp việc chốt sổ BHXH trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết đấy.

Thông tin liên hệ:

• CÔNG TY TNHH TAX PLUS SOLUTION
• Địa chỉ: 329-331 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5, Tp.HCM
• Hotline: 0853 9999 77
• Email: info@taxplus.vn

Xuất bản ngày: 05/08/2019 @ 07:30