Thông cáo báo chí là gì? Viết như thế nào?

Thông cáo báo chí được dùng phổ biến và chắc không có gì quá xa lạ với dân kinh doanh. Vậy thông cáo báo chí là gì? Bạn có thể cùng tìm hiểu xem tại sao doanh nghiệp phải có thông cáo báo chí và khi muốn viết thì thực hiện như thế nào? Tất cả những thông tin đó sẽ được TaxPlus chia sẻ dưới đây để bạn nắm rõ hơn nhé.

Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí là một trong những vấn đề được rất nhiều người hiện nay quan tâm đến. Vậy bạn có biết nó là gì không?

Định nghĩa

Thông cáo báo chí nghĩa là Press Releases. Đây là một dạng tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp phát đi khi chuẩn bị tổ chức 1 sự kiện hoặc hoạt động nào đó nhằm thông báo tới giới truyền thông để nắm bắt được vấn đề này. Thông cáo báo chí thường được viết để gửi tới các nhà báo, phóng viên để vừa như một thông báo vừa như một lời mời dành cho cánh phóng viên, nhà báo tới dự sự kiện hay hoạt động đó của doanh nghiệp.

Thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí là một dạng tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp phát đi khi chuẩn bị tổ chức 1 sự kiện hoặc hoạt động nào đó nhằm thông báo tới giới truyền thông

Xem thêm:

Vì sao các doanh nghiệp phải gửi thông cáo báo chí?

Thông cáo báo chí là một trong những vấn đề rất được coi trọng đối với các doanh nghiệp. Có thông cáo báo chí tốt là một trong những công cụ được xem là tuyệt vời mang lại hiệu quả trong việc phát triển thương hiệu, sản phẩm của công ty. Với công cụ này sẽ giúp thu hút giới truyền thông và công chúng biết tới công ty và lĩnh vực hoạt động của công ty.

Với một doanh nghiệp nào đó, muốn PR cho thương hiệu hay sản phầm của mình thì nhất định cần phải chú ý đến việc tận dụng sức mạnh từ báo đài, truyền hình… Những phương tiện truyền thống đó luôn có tác động mạnh mẽ đến công chúng.

Vì thế nếu muốn thu hút phóng viên, nhà báo, đài truyền hình thì cách hữu hiệu nhất chính là gửi thông cáo báo chí đến cho cánh nhà báo, phóng viên để thu hút họ tới dự sự kiện, hoạt động.

Vậy khi nào thì nên gửi thông cáo báo chí?

Mặc dù sức mạnh và độ hiệu quả của thông cáo báo chí là hết sức quan trọng nhưng một vấn đề mà bạn cần phải chú ý đến chính là không phải lúc nào cũng có thể gửi đi. Chỉ nên chọn những trường hợp sau đây để gửi mà thôi:

  • Gửi thông cáo báo chí khi doanh nghiệp ra mắt những dịch vụ hay sản phẩm mới.
  • Tổ chức những sự kiện công bố những thành tựu nghiên cứu của doanh nghiệp đến với giới truyền thông
  • Khi thực hiện những sự kiện quan trọng có sức ảnh hưởng lớn mới nên gửi thông cáo báo chí.
  • Thực hiện công bố những giải thưởng danh giá mà cá nhân hay doanh nghiệp đạt được.
Xem thêm:  SEO ONPAGE LÀ GÌ? HƯỚNG DẪN SEO ONPAGE TỪ A-Z (CẬP NHẬT 2022)
Vậy khi nào thì nên gửi thông cáo báo chí?
Tùy theo khả năng, trình độ và ngành nghề mà nội dung thông cáo báo chí sẽ được thể hiện khác nhau

Bạn nên chú ý đến những vấn đề đó để giúp mang lại sự hiệu quả khi tận dụng. Vậy bạn đã biết với 1 thông cáo báo chí thì nên có những gì chưa? Nếu chưa thì hãy tham khảo ngay dưới đây nhé.

Thông cáo báo chí cơ bản gồm những gì?

Tùy theo khả năng, trình độ và ngành nghề mà nội dung thông cáo báo chí sẽ được thể hiện khác nhau. Tuy nhiên về cơ bản thì cũng cần phải đảm bảo đủ được hết những những nội dung và có cấu trúc phù hợp như sau:

Thứ nhất, về nội dung của thông cáo báo chí

Cũng giống như 1 bài báo, nội dung của 1 bản thông cáo báo chí luôn cần sẽ phải đáp ứng đầy đủ công thức “5W – 1H”. Công thức này tương đương với những câu hỏi sau đây:

  • Who – Ai: Đây là câu hỏi dành cho việc xác định chủ thể của thông cáo báo chí muốn gửi tới. Đối tượng này có thể là 1 người hay 1 nhóm người, 1 chương trình hay sự kiện, 1 tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó.
  • What – cái gì: Phần này là dành cho sự kiện hay hoạt động nào sẽ diễn ra hay nói đến việc bạn muốn thông báo gì tới công chúng qua sự kiện này.
  • Where – Ở đâu: Câu hỏi này dành cho địa điểm diễn ra sự kiện hay hoạt động mà doanh nghiệp tổ chức. Cần ghi rõ về địa chỉ cụ thể của địa điểm tổ chức, đính kèm thêm bản đồ nếu như địa điểm có vẻ khó tìm để đảm bảo tính chu đáo.
  • Why – Tại sao: Bạn cần giải thích vì sao nên đưa tin về sự kiện/ hoạt động đó đến với công chúng?
  • When – Khi nào: Chỉ rõ ngày giờ diễn ra sự kiện/ hoạt động để giúp cho doanh nghiệp có thể đảm bảo nhà báo, phóng viên tới tác nghiệp đúng giờ.
  • How – Như thế nào: Bạn có thể thông báo rõ về lịch trình diễn ra sự kiện/ hoạt động này như thế nào cho phóng viên, nhà báo nắm rõ để lên kế hoạch tác nghiệp tốt nhất.
Xem thêm:  [HOT] TOP 10 TRANG WEB CHỈNH SỬA VIDEO ONLINE TỐT NHẤT 2022
Thông cáo báo chí cơ bản gồm những gì?
Thông cáo báo chí cần nêu đủ nội dung theo công thức 5W – 1H

Thứ hai, về cấu trúc

Về cấu trúc của thông cáo báo chí, bạn có thể chú ý đến cấu trúc cơ bản  sau:

  • Tiêu đề: Tên thông cáo báo chí
  • Thông tin liên hệ: Cần đưa đầy đủ tên, số điện thoại, địa chỉ người phụ trách để giúp cho phóng viên, nhà báo có thể tiện liên lạc nếu có vấn đề nào thắc mắc.
  • Địa điểm: Nơi sẽ diễn ra sự kiện/ hoạt động
  • Thông tin chính của thông cáo báo chí: Thông báo nội dung chính của sự kiện, hoạt động như 5 cấu hỏi đã nếu trên trong phần nội dung.

Hướng dẫn viết thông cáo báo chí chuẩn văn phong chuyên nghiệp

Nếu như muốn viết thông cáo báo chí chuẩn văn phong chuyên nghiệp thì chúng tôi khuyên bạn nên chú ý tham khảo hướng dẫn dưới đây. Bạn có thể tham khảo và viết theo ý muốn của mình. Nếu như bạn đang muốn viết thông cáo báo chí này thì có thể chú ý đến những điều sau đây:

Cách viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp

Thực ra không quá khó để viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp như một nhà báo.  Hãy đảm bảo tính rõ ràng, mạch lạc và chính xác những thông tin cần có. Nếu muốn tăng tính hấp dẫn cho thông cáo này, bạn có thể dẫn dắt với 1 câu chuyện. Tuy nhiên có vẻ sẽ hơi khó khăn nên nếu không thể thì chỉ cần chú ý tới yếu tố mạch lạc, chính xác với đầy đủ thông tin. Bạn có thể theo dõi hướng dẫn dưới đây:

  • Hãy vào thẳng vấn để của bạn: Đừng lan man khi viết thông cáo báo chí. Đừng dùng giọng viết văn để trình bày. Hãy đảm bảo tính rõ ràng, không lan man để người đọc biết bạn đang muốn truyền tải gì ở thông cáo báo chí đó.
  • Đảm bảo sự rõ ràng, súc tích: Hãy đảm bảo tính ngắn gọn nhưng đầy đủ các thông tin cần thiết. Việc này sẽ giúp cho phóng viên, nhà báo có thể đọc nhanh thông cáo của bạn và ghi nhớ để đến đúng địa điểm và ngày giờ.
  • Trang trọng nhưng không phô trương: Hãy sử dụng giọng văn trang trọng cho thông cáo báo chí này. Bạn cần chú ý đến việc sử dụng giọng văn và ngôn ngữ đảm bảo tính lịch sự nhưng gần gũi, không phô trương quá về sự kiện hay hoạt động, sản phẩm của công ty.

Những lưu ý cần nhớ của thông cáo báo chí

Để có 1 thông cáo báo chí thành công thì bạn sẽ phải chú ý tới nhiều yếu tố khác nhau sau đây:

Những lưu ý cần nhớ của thông cáo báo chí
Để có 1 thông cáo báo chí thành công thì bạn sẽ phải chú ý tới nhiều yếu tố khác nhau
  • Sử dụng tiêu đề hấp dẫn để thu hút phóng viên, nhà báo.
  • Hãy trình bày thông tin theo mô hình kim tự tháp ngược, đưa những thông tin cần thiết và quan trọng lên đầu và sắp xếp theo mức độ giảm dần.
  • Tránh sự công bố thiếu tin cậy, hoa mỹ, phô trương về sản phẩm, sự kiện.
  • Tránh lan man, đi thẳng vào vấn đề.
  • Hạn chế sử dụng những biệt ngữ khó hiểu trong thông cáo báo chí.
Xem thêm:  URL LÀ GÌ? CÁCH TỐI ƯU URL HIỆU QUẢ NHẤT 2023

Các bí quyết cơ bản để viết thông cáo báo chí

Thông tin quan trọng nhất được đặt đầu tiên

Phần mở đầu của thông cáo báo chí phải là những thông tin quan trọng nhất và hấp dẫn nhất để thu hút công chúng. Nội dung đi thẳng vào vấn đề, có địa chỉ liên lạc, hạn chế dùng biệt ngữ. Mở đầu thông cáo báo chí, bao giờ cũng có những thông tin liên hệ (chữ nghiêng, cỡ chữ nhỏ hơn phần nội dung chính); sau đó đến Tiêu đề ( chữ in hoa, nghiêng, đậm); Ngày…tháng…năm; và tiếp theo là nội dung chính. Phần mở đầu ấn tượng, hấp dẫn sẽ giúp bạn thu hút người đọc và đưa họ đến những phần tiếp theo bạn muốn truyền tải.

Đưa thông tin với nhiều nhiều hình thức khác nhau

Sử dụng nhiều dạng hình thức truyền tải (Multimedia: Hình ảnh, video, infographic) sẽ giúp nội dung của bạn dễ hiểu và thu hút nhiều tương tác hơn. Bằng cách này cũng thu hút sự quan tâm của các báo và công chúng đến với thông tin sự kiện hơn và tăng khả năng tìm kiếm về sự kiện trong thời gian lâu hơn.

Thông tin được chon lọc và nhiều ý nghĩa

Bạn không thể đưa tất cả thông tin từ bé đến lớn, từ chi tiết đến tổng quát vào bài thông cáo báo chí vì nó sẽ dễ trở thành mớ hỗn độn thông tin khiến người đọc khó chắt lọc và năm bắt chính xác thông tin. Bạn cần xem xét, chọn lọc vấn đề chính, cốt lõi để đảm bảo thu hút, hấp dẫn mọi người. Thay vì viết theo hướng mà mình cảm thấy thích thú thì hãy đặt mình vào tâm thế của người đón nhận để hiểu họ cần gì, muốn gì, khi đó bài thông cáo báo chí của bạn sẽ dễ dàng đến với mọi người hơn.

Xác định đúng thời gian gửi thông cáo báo chí

Bởi nếu gửi quá sớm hay quá muộn hiệu quả truyền thông sẽ không đạt như mong đợi. Vì vậy cần gửi thông cáo báo chí vào thời gian hợp lý để tối ưu sự quan tâm từ công chúng.

Các bí quyết cơ bản để viết thông cáo báo chí
Các bí quyết cơ bản để viết thông cáo báo chí

Xem thêm:

Lời kết

Trên đây chính là những gì mà bạn nên nắm rõ để hiểu thông cáo báo chí là gì? Hy vọng với bài viết trên trong chuyên mục “Thị trường“, bạn có thể giúp cho mình biết cách viết thông cáo báo chí để mang lại hiệu quả, thu hút truyền thông để phát triển thương hiệu tốt hơn. Nếu bạn đang cần tư vấn thêm thông tin, hãy liên hệ với TaxPlus theo:

  • Địa chỉ: 329 – 331 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5, Tp. HCM
  • SĐT: 0853 9999 77
  • Email: info@taxplus.vn
  • Website: https://taxplus.vn/