Hóa đơn điện tử: Cập nhật mới theo NĐ 123

Hóa đơn điện tử là một trong những loại hóa đơn được ứng dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay. Việc có hóa đơn điện tử sẽ giúp mang lại nhiều lợi ích, sự thuận tiện cho các doanh nghiệp. Vậy hóa đơn điện tử là gì, nó khác biệt như thế nào đối với hóa đơn giấy? Hãy cùng với Tax Plus cùng tìm dưới đây để nắm rõ hơn nhé.

Hóa đơn điện tử là gì

– Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

– Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
  Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
  (Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Hóa đơn điện tử bao gồm những loại hóa đơn như: Hóa đơn xuất khẩu, Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Hoá đơn khác gồm: Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… các loại phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, vận tải quốc tế, chứng từ phí dịch vụ ngân hàng…

🆘 Xem thêm

• Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
• Dịch vụ kế toán thuế trọn gói

Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Để tra cứu hóa đơn điện tử bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau đây:

#1 Tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng cục thuế

Bạn có thể áp dụng cách tra cứu này đối với:

• Trường hợp 1: Bạn tra cứu hóa đơn điện tử GTGT đã được cấp phép sử dụng hay chưa. Sau khi cấp phép 2 ngày bạn tiến hành tra cứu.
• Trường hợp 2: Xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn trước khi thực hiện hạch toán, kê khai hóa đơn kế toán doanh nghiệp.

--> Tìm hiểu thuế giá trị gia tăng là gì

Cách để tra cứu:

• Bước 1: Bạn vào http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn để thực hiện tra cứu
• Bước 2: Tiếp theo bạn chọn “Thông tin hóa đơn, biên lai” sau đó chọn “Tra cứu một hoặc nhiều hóa đơn”
• Bước 3: Sau khi có giao diện mới hiện ra, hãy nhập đầy đủ 5 trường thông tin gồm: Mã số thuế, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Mã xác thực. Sau đó bạn click vào nút Tìm kiếm.
• Bước 4: Bước cuối cùng bạn tiến hành kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn trả về là xong.

🆘 Xem thêm: Review phần mềm hóa đơn điện tử được sử dụng nhiều nhất hiện nay

#2 Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Để tra cứu loại hóa đơn này bạn sẽ tiến hành như sau:

• Bước 1: Bạn vào https://einvoice.vn/tra-cuu để tra cứu
• Bước 2: Bạn bắt buộc phải nhập số hóa đơn
• Bước 3: Bạn lấy 5 ký tự đầu của mã xác thực hoặc mã nhận hóa đơn và làm bước thứ 4.
• Bước 4: Bạn sẽ nhập mã ở bước 3 rồi kiểm tra sau đó click vào mục Tra cứu hóa đơn.
• Bước 5: Sau khi nhập xong màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn và hiển thị dưới dạng 2 tệp hóa đơn đính kèm định dạng .zip và .pdf, Bạn có thể tùy chọn 1 trong 2 cách sau:

+ Bạn sẽ tải hóa đơn về để lưu trữ bằng qua “Tải về”

+ Thực hiện tra cứu hóa đơn theo cách thứ nhất TaxPlus chia sẻ bên trên

Nguyên tắc sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

🆘 Xem thêm: 8 trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Đối tượng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; các tổ chức, cá nhân là người mua hàng hóa, dịch vụ;
• Các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục hành chính theo quy định của pháp luật; kiểm tra tính hợp pháp của hàng hóa lưu thông trên thị trường;
• Các tổ chức tín dụng sử dụng thông tin hóa đơn điện tử để thực hiện các thủ tục về thuế, thủ tục thanh toán qua ngân hàng;
• Các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
• Các tổ chức sử dụng thông tin chứng từ điện tử để khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

(Điều 46 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Thủ tục đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn theo Nghị định 123

Hóa đơn quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP gồm các loại sau:

1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
– Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
– Hoạt động vận tải quốc tế;
– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
– Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.

2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức, cá nhân như sau:
– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
+ Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
+ Hoạt động vận tải quốc tế;
+ Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
+ Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
– Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công được sử dụng khi bán các tài sản sau:
– Tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (bao gồm cả nhà ở thuộc sở hữu nhà nước);
– Tài sản kết cấu hạ tầng;
– Tài sản công được Nhà nước giao cho doanh nghiệp quản lý không tính thành phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp;
– Tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước;
– Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân;
– Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền;
– Vật tư, vật liệu thu hồi được từ việc xử lý tài sản công.

4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
– Các loại hóa đơn khác, gồm:
+ Tem, vé, thẻ có hình thức và nội dung quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không;
Chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế;
Chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản 5 Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

5. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Hủy hóa đơn giấy từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
• Gửi hóa đơn điện tử theo đúng mẫu đã đăng ký cho người mua tùy theo thỏa thuận giữa 2 bên.
• Chịu trách nhiệm đối với trường hợp hóa đơn điện tử của người mua gửi đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định với trường hợp người mua dịch vụ lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
• Nếu hóa đơn được chuyển thành chứng từ thì chỉ có giá trị lưu trữ trong sổ & không có hiệu lực thanh toán, giao dịch.
• Tùy theo nhu cầu mà sử dụng lưu trữ hóa đơn phù hợp.

--> Cùng phân biệt doanh nghiệp vừa & nhỏ – siêu nhỏ ở Việt Nam

Bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Theo quy định tại khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì:

• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
• Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ.
• Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy

Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:

1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi:
   + Có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; hoặc
   + Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hóa đơn điện tử có gì khác với hóa đơn giấy

Để bạn nắm rõ hơn sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử & hóa đơn giấy, bạn có thể tham khảo qua các tiêu chí so sánh dưới đây:

Ký hiệu số seri

• Hóa đơn giấy: VC/15P
• Hóa đơn điện tử: VC/15E

Trường liên

• Hóa đơn giấy: Có 3 liên GTKT3/001
• Hóa đơn điện tử: Không có GTKT0/001

Chữ ký

• Hóa đơn giấy: Ký tay
• Hóa đơn điện tử: Chữ ký điện tử

Hình thức lưu trữ

• Hóa đơn giấy: Lưu kho các bản cứng hóa đơn giấy & có thể bị mất mát hay cháy hỏng.
• Hóa đơn điện tử: Lưu bằng các thiết bị điện tử hoặc lưu bản cứng hóa đơn giấy.

Tra cứu hóa đơn

• Hóa đơn giấy: Thực hiện tra cứu từ kho lưu trữ và mất nhiều thời gian để tìm kiếm tra cứu.
• Hóa đơn điện tử: Tra cứu thông qua thiết bị điện tử hoặc từ website mọi lúc mọi nơi, không mất nhiều công sức tìm kiếm.

Bạn đã thấy được sự khác biệt của hóa đơn giấy & hóa đơn điện tử rồi chứ. Qua sự so sánh đó chúng ta cũng có thể thấy được ưu điểm vượt trội mà hóa đơn điện tử mang lại. Chính vì thế mà hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng hóa đơn điện tử để giúp doanh nghiệp mình có lợi hơn.

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử là tổ chức cung cấp giải pháp trong việc khởi tạo, kết nối nhận, truyền, nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế. Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và không có mã của cơ quan thuế cho người bán và người mua;
• Tổ chức kết nối nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
  (Khoản 12 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Triển khai hóa đơn điện tử: “Mũi tên” trúng nhiều đích

Việc áp dụng hoá đơn điện tử (HĐĐT) góp phần hạn chế các hành vi gian lận về hoá đơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp giảm chi phí giấy, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, cũng như sử dụng các ứng dụng kết nối tự động mà không cần lập các báo cáo thủ công như trước.

Lợi ích cho các bên

Triển khai HĐĐT theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có ý nghĩa hết sức quan trọng trong trong việc chuyển đổi phương thức quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cho xã hội.

– Với xã hội, HĐĐT góp phần chuyển đổi cách thức phục vụ người dân, phương thức quản lý, tổ chức, cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi, giảm chi phí, tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng các quy định về hoá đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi. Bên cạnh đó, HĐĐT giúp đẩy mạnh sự phát triển thương mại điện tử, kinh doanh trên nền tảng số phù hợp với xu hướng phát triển chung của thế giới. Triển khai HĐĐT là một trong các nội dung quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số tại các doanh nghiệp, chuyển đổi số đối với cơ quan tài chính cũng như trong các cơ quan nhà nước khác.

– Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ có thể dễ dàng tra cứu và đối chiếu được hóa đơn điện tử do người bán cung cấp. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn), giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.

Đặc biệt, sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: Sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của Cơ quan thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với Cơ quan thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua.

– Với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ,  việc thực hiện đúng các quy định về hoá đơn, chứng từ sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN được thuận lợi; giảm thủ tục hành chính và thời gian thực hiện các thủ tục hành chính về thuế…

– Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế

Dùng HĐĐT giúp áp dụng CNTT, ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế

“Dữ liệu từ HĐĐT được kết nối tự động với phần mềm khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) nên doanh nghiệp không mất thời gian lập tờ khai thuế GTGT. HĐĐT có tính bảo mật cao vì sử dụng chữ ký số của người bán nên khả năng làm giả hóa đơn là khó. Vì vậy, việc sử dụng HĐĐT thay thế hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in) sẽ góp phần phát hiện sớm các gian lận phát sinh trong việc sử dụng hóa đơn”, lãnh đạo Tổng cục Thuế phân tích.

Lãnh đạo Tổng cục Thuế cho hay: Từ 1/7/2022 toàn bộ  sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Bộ Tài chính tổ chức thực hiện theo lộ trình 2 giai đoạn. Theo đó, ngành thuế triển khai giai đoạn 1 tại địa bàn 6 tỉnh, thành phố (gồm Hà Nội, TPHCM, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ) từ trung tuần tháng 11/2021. Tiếp đó, sẽ triển khai giai đoạn 2 tại địa bàn 57 tỉnh, thành phố còn lại từ tháng 4/2022.Theo đó các DN sẽ chuyển đổi định dạng hóa đơn theo quy định chuẩn định dạng của Cơ quan thuế để chuyển dữ liệu hóa đơn cho người mua và chuyển đến Cơ quan thuế qua đơn vị trung gian. Một số ít doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hạ tầng CNTT đáp ứng điều kiện sẽ kết nối trực tiếp để chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế như VNPT, Viettel, …

Lời kết

Trên đây là những thông tin bạn có thể tham khảo để nắm rõ về hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất hiện nay. Hy vọng những chia sẻ đó sẽ giúp bạn có được thông tin hữu ích nếu muốn lập hóa đơn điện tử.

Tax Plus Blog cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết này. Tax Plus chúc bạn một ngày mới tràn đầy năng lượng, hãy ghé thăm Website để cập nhật những thông tin chi tiết và chuyên sâu nhất.

Xuất bản ngày: 24/11/2019 @ 09:01