Hóa đơn điện tử: Những điều bạn cần biết

Hóa đơn điện tử là một trong những loại hóa đơn được ứng dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp hiện nay. Việc có hóa đơn điện tử sẽ giúp mang lại nhiều lợi ích, sự thuận tiện cho các doanh nghiệp. Vậy hóa đơn điện tử là gì, nó khác biệt như thế nào đối với hóa đơn giấy? Hãy cùng với Tax Plus cùng tìm dưới đây để nắm rõ hơn nhé.

Hóa đơn điện tử có gì khác với hóa đơn giấy

Để bạn nắm rõ hơn sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử & hóa đơn giấy, bạn có thể tham khảo qua các tiêu chí so sánh dưới đây:

Ký hiệu số seri

  • Hóa đơn giấy: VC/15P
  • Hóa đơn điện tử: VC/15E

Trường liên

  • Hóa đơn giấy: Có 3 liên GTKT3/001
  • Hóa đơn điện tử: Không có GTKT0/001

Chữ ký

  • Hóa đơn giấy: Ký tay
  • Hóa đơn điện tử: Chữ ký điện tử

Hình thức lưu trữ

  • Hóa đơn giấy: Lưu kho các bản cứng hóa đơn giấy & có thể bị mất mát hay cháy hỏng.
  • Hóa đơn điện tử: Lưu bằng các thiết bị điện tử hoặc lưu bản cứng hóa đơn giấy.

Tra cứu hóa đơn

  • Hóa đơn giấy: Thực hiện tra cứu từ kho lưu trữ và mất nhiều thời gian để tìm kiếm tra cứu.
  • Hóa đơn điện tử: Tra cứu thông qua thiết bị điện tử hoặc từ website mọi lúc mọi nơi, không mất nhiều công sức tìm kiếm.

Bạn đã thấy được sự khác biệt của hóa đơn giấy & hóa đơn điện tử rồi chứ. Qua sự so sánh đó chúng ta cũng có thể thấy được ưu điểm vượt trội mà hóa đơn điện tử mang lại. Chính vì thế mà hiện nay rất nhiều doanh nghiệp đang ứng dụng hóa đơn điện tử để giúp doanh nghiệp mình có lợi hơn.

Hóa đơn điện tử là gì

Hóa đơn điện tử được quy định rõ trong điều 3, Thông Tư 32/2011/TT-BTC cụ thể như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa & cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ & quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử, đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”.

Hóa đơn điện tử bao gồm những loại hóa đơn như: Hóa đơn xuất khẩu, Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng, Hoá đơn khác gồm: Tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm… các loại phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, vận tải quốc tế, chứng từ phí dịch vụ ngân hàng…

--> Xem Con dấu công ty: Tại sao công ty phải khắc con dấu

hoa don dien tu 3
Để tra cứu hóa đơn điện tử bạn có thể tra cứu trên trang Tổng cục thuế

Cách tra cứu hóa đơn điện tử

Để tra cứu hóa đơn điện tử bạn có thể thực hiện theo 2 cách sau đây:

#1 Tra cứu hóa đơn điện tử GTGT trên trang Tổng cục thuế

Bạn có thể áp dụng cách tra cứu này đối với:

  • Trường hợp 1: Bạn tra cứu hóa đơn điện tử GTGT đã được cấp phép sử dụng hay chưa. Sau khi cấp phép 2 ngày bạn tiến hành tra cứu.
  • Trường hợp 2: Xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn trước khi thực hiện hạch toán, kê khai hóa đơn kế toán doanh nghiệp.
Xem thêm:  Lương tháng 13 là gì? Cách tính lương tháng 13 theo quy định của pháp luật

--> Tìm hiểu thuế giá trị gia tăng là gì

Cách để tra cứu:

  • Bước 1: Bạn vào http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn để thực hiện tra cứu
  • Bước 2: Tiếp theo bạn chọn “Thông tin hóa đơn, biên lai” sau đó chọn “Tra cứu một hoặc nhiều hóa đơn”
  • Bước 3: Sau khi có giao diện mới hiện ra, hãy nhập đầy đủ 5 trường thông tin gồm: Mã số thuế, Mẫu số, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn và Mã xác thực. Sau đó bạn click vào nút Tìm kiếm.
  • Bước 4: Bước cuối cùng bạn tiến hành kiểm tra kết quả thông tin hóa đơn trả về là xong.

#2 Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Để tra cứu loại hóa đơn này bạn sẽ tiến hành như sau:

  • Bước 1: Bạn vào https://einvoice.vn/tra-cuu để tra cứu
  • Bước 2: Bạn bắt buộc phải nhập số hóa đơn
  • Bước 3: Bạn lấy 5 ký tự đầu của mã xác thực hoặc mã nhận hóa đơn và làm bước thứ 4.
  • Bước 4: Bạn sẽ nhập mã ở bước 3 rồi kiểm tra sau đó click vào mục Tra cứu hóa đơn.
  • Bước 5: Sau khi nhập xong màn hình sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn và hiển thị dưới dạng 2 tệp hóa đơn đính kèm định dạng .zip và .pdf, Bạn có thể tùy chọn 1 trong 2 cách sau:

+ Bạn sẽ tải hóa đơn về để lưu trữ bằng qua “Tải về”

+ Thực hiện tra cứu hóa đơn theo cách thứ nhất TaxPlus chia sẻ bên trên

Quy định về hóa đơn điện tử

Quy định về hóa đơn điện tử được ghi rõ tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể về:

hoa don dien tu 4
Quy định về hóa đơn điện tử được ghi rõ tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử:

Theo điều 2, Nghị định 119/2018/NĐ-CP:

  • Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
  • Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
  • Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

Các loại hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử được ghi nhận tại điều 5, Nghị định 119/2018/NĐ-CP gồm:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng
  • Hóa đơn bán hàng
  • Các loại hóa đơn khác gồm: Tem điện tử, thẻ điện tử, vé điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác…

Khi nào bắt buộc phải có hóa đơn điện tử

  • Thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/11/2018
  • Những doanh nghiệp đã có hóa đơn điện tử nhưng không có mã của cơ quan thuế hoặc đã tiến hành đăng ký hóa đơn điện tử có mã số thuế trước ngày Nghị định 119/2018/NĐ-CP có hiệu lực thi hành.
  • Các doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế. Trường hợp này sẽ được tiếp tục sử dụng đến hết 31.10.2020, sau đó tuân thủ theo Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ.
  • Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020
  • Đối với DN mới thành lập trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020.
  • Đối với tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các bước sau đây:

  • Bước 1: Doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế cần thực hiện ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
  • Bước 2: Thực hiện tạo hóa đơn điện tử mẫu & gửi lên cơ quan thuế
  • Bước 3: Sau khi được chấp nhận mẫu, doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn điện tử.
Xem thêm:  Chính sách nhân sự là gì? Top 14 chính sách nhân sự quan trọng trong Doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ

Theo điều 3, khoản 3 tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính, hóa đơn hợp lệ phải đáp ứng các điều kiện sau:

hoa don dien tu 5
Hóa đơn hợp lệ cần đảm bảo tuân thủ điều 3, khoản 3 tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính

Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ & chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Cũng giống như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử hợp lệ phải có các chỉ tiêu cơ bản sau:

  • Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
  • Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
  • Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân thủ những nguyên tắc sau:

  • Hủy hóa đơn giấy từ thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Gửi hóa đơn điện tử theo đúng mẫu đã đăng ký cho người mua tùy theo thỏa thuận giữa 2 bên.
  • Chịu trách nhiệm đối với trường hợp hóa đơn điện tử của người mua gửi đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định với trường hợp người mua dịch vụ lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định.
  • Nếu hóa đơn được chuyển thành chứng từ thì chỉ có giá trị lưu trữ trong sổ & không có hiệu lực thanh toán, giao dịch.
  • Tùy theo nhu cầu mà sử dụng lưu trữ hóa đơn phù hợp.

--> Cùng phân biệt doanh nghiệp vừa & nhỏ – siêu nhỏ ở Việt Nam

Triển khai hóa đơn điện tử: “Mũi tên” trúng nhiều đích

Việc áp dụng hoá đơn điện tử (HĐĐT) góp phần hạn chế các hành vi gian lận về hoá đơn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp giảm chi phí giấy, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, cũng như sử dụng các ứng dụng kết nối tự động mà không cần lập các báo cáo thủ công như trước.

Lợi ích cho các bên

Triển khai HĐĐT theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP có ý nghĩa hết sức quan trọng trong trong việc chuyển đổi phương thức quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cho xã hội.

– Với xã hội, HĐĐT góp phần chuyển đổi cách thức phục vụ người dân, phương thức quản lý, tổ chức, cải cách thủ tục hành chính, tạo thuận lợi, giảm chi phí, tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng các quy định về hoá đơn, chứng từ của các tổ chức, cá nhân giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi. Bên cạnh đó, HĐĐT giúp đẩy mạnh sự phát triển thương mại điện tử , kinh doanh trên nền tảng số phù hợp với xu hướng phát triển chung của thế giới. Triển khai HĐĐT là một trong các nội dung quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số tại các doanh nghiệp, chuyển đổi số đối với cơ quan tài chính cũng như trong các cơ quan nhà nước khác.

– Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ có thể dễ dàng tra cứu và đối chiếu được hóa đơn điện tử do người bán cung cấp. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy (giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn), giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.

Xem thêm:  Tên thương mại là gì? Đăng ký bảo hộ ra sao?

Đặc biệt, sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: Sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của Cơ quan thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với Cơ quan thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua.

– Với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ,  việc thực hiện đúng các quy định về hoá đơn, chứng từ sẽ giúp tạo lập môi trường kinh doanh lành mạnh, bình đẳng giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế, từ đó giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của DN được thuận lợi; giảm thủ tục hành chính và thời gian thực hiện các thủ tục hành chính về thuế…

– Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước có liên quan, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn, kết hợp với các thông tin quản lý thuế khác để xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về người nộp đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin phục vụ điều hành, dự báo, hỗ trợ người nộp thuế tuân thủ luật về thuế và quản lý rủi ro trong quản lý thuế

Dùng HĐĐT giúp áp dụng CNTT, ngăn chặn kịp thời hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích; góp phần ngăn chặn tình trạng gian lận thuế, trốn thuế

“Dữ liệu từ HĐĐT được kết nối tự động với phần mềm khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) nên doanh nghiệp không mất thời gian lập tờ khai thuế GTGT. HĐĐT có tính bảo mật cao vì sử dụng chữ ký số của người bán nên khả năng làm giả hóa đơn là khó. Vì vậy, việc sử dụng HĐĐT thay thế hóa đơn giấy (hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in) sẽ góp phần phát hiện sớm các gian lận phát sinh trong việc sử dụng hóa đơn”, lãnh đạo Tổng cục Thuế phân tích.

photo 1 16374573439821871327470

Lãnh đạo Tổng cục Thuế cho hay: Từ 1/7/2022 toàn bộ  sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Bộ Tài chính tổ chức thực hiện theo lộ trình 2 giai đoạn. Theo đó, ngành thuế triển khai giai đoạn 1 tại địa bàn 6 tỉnh, thành phố (gồm Hà Nội, TPHCM, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bình Định, Phú Thọ) từ trung tuần tháng 11/2021. Tiếp đó, sẽ triển khai giai đoạn 2 tại địa bàn 57 tỉnh, thành phố còn lại từ tháng 4/2022.Theo đó các DN sẽ chuyển đổi định dạng hóa đơn theo quy định chuẩn định dạng của Cơ quan thuế để chuyển dữ liệu hóa đơn cho người mua và chuyển đến Cơ quan thuế qua đơn vị trung gian. Một số ít doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hạ tầng CNTT đáp ứng điều kiện sẽ kết nối trực tiếp để chuyển dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế như VNPT, Viettel, …

Lời kết

Trên đây là những thông tin bạn có thể tham khảo để nắm rõ về hóa đơn điện tử theo quy định mới nhất hiện nay. Hy vọng những chia sẻ đó sẽ giúp bạn có được thông tin hữu ích nếu muốn lập hóa đơn điện tử. Nếu cần tư vấn thêm xin liên hệ theo:

  • Địa chỉ: LP-09OT19 Landmark Plus, Vinhomes Central Park, 720A Điện Biên Phủ, P. 22, Q. Bình Thạnh, Tp.HCM
  • SĐT: 0853 9999 77
  • Email: info@taxplus.vn
  • Website: https://taxplus.vn/