Xử lý chi phí không có hóa đơn như thế nào?

Trong quá trình quản lý tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp, việc xử lý chi phí là một nhiệm vụ quan trọng. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta có thể đối mặt với tình huống chi phí không có hóa đơn. Trong bài viết này, hãy cùng TaxPlus tìm hiểu về cách xử lý chi phí không có hóa đơn một cách hiệu quả và hợp pháp. Hãy tham khảo và bỏ túi những thông tin hữu ích ngay dưới đây.

Mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn có được tính vào chi phí hợp lý không?

Trước khi tìm hiểu cách xử lý chi phí không có hóa đơn, TaxPlus xin cung cấp cho bạn một vài thông tin liên quan về vấn đề này. Những điều chúng tôi chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về quá trình xử lý. Hãy bỏ túi ngay những thông tin hữu ích dưới đây:

Chi phí hợp lý là gì?

“Chi phí hợp lý” hay “chi phí được trừ” là một thuật ngữ phổ biến trong các doanh nghiệp. Đặc biệt chúng được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực kế toán. Tuy nhiên, hiện chưa có một định nghĩa chính thức, rõ ràng nào về vấn đề này. Kể cả trong pháp luật nói chung và pháp luật thuế nói riêng. 

Tuy vậy, căn cứ Điều 4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC thì có thể hiểu đơn giản như sau: Chi phí hợp lý là chi phí được trừ khi doanh nghiệp xác định thu nhập chịu thuế. Đồng thời tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu như đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp.

Cách ghi nhận chi phí hợp lý khi không có hóa đơn

Đây là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. TaxPlus sẽ giải đáp ngay cách ghi ngay dưới đây. Theo đó, doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn sẽ được tính vào chi phí hợp lý nếu thỏa mãn:

Hàng hóa, dịch vụ thuộc các trường hợp sau

• Việc mua hàng hóa và dịch vụ trong một số trường hợp cụ thể: Trường hợp mua hàng nông sản, lâm sản, thủy sản được sản xuất, đánh bắt trực tiếp để bán ra. Ngoài ra, việc mua các sản phẩm thủ công làm từ các nguyên liệu như đay, cói, tre, nứa, lá,… Hay các nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp cũng thuộc phạm vi áp dụng.
• Việc mua các nguyên vật liệu từ nguồn tài nguyên tự nhiên: có những trường hợp được xem xét để trừ vào chi phí khi tính thuế TNDN. Điều này áp dụng cho việc mua đất, đá, cát, sỏi từ hộ gia đình tự khai thác trực tiếp để bán ra. Đồng thời cũng cũng được áp dụng cho việc mua phế liệu từ những người thu nhặt trực tiếp.

Trong trường hợp mua sản phẩm, dịch vụ từ hộ gia đình không kinh doanh trực tiếp bán ra cũng có thể được xem là hợp lý để trừ khi tính Thuế TNDN. Với điều kiện là mua từ cá nhân, hộ gia đình có mức doanh thu không vượt ngưỡng doanh thu chịu VAT.

>>> Nên xem: Báo cáo thuế là gì? Thời gian nộp và các loại thuế cần làm báo…

Có bảng kê thu mua hàng hóa và dịch vụ

Để được tính là chi phí hợp lý, cần phải có bảng kê mua theo mẫu số 01/TNDN cùng với Thông tư 78/2014/TT-BTC. Bảng kê này được sử dụng để ghi lại thông tin chi tiết về các mua hàng không có hóa đơn. Chúng được sử dụng như một bằng chứng để chứng minh chi phí. Đồng thời cần phải đảm bảo những yêu cầu như sau:

• Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ được lập bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác và trung thực của thông tin trong bảng kê.
• Khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán đối với giá trị mua hàng hóa, dịch vụ >20.000.000đ.

• Trường hợp giá trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua: Cơ quan thuế sẽ dựa trên giá thị trường của hàng hóa cùng loại hoặc tương tự. Điều này giúp xác định lại mức giá, tính lại chi phí trừ.

Có đầy đủ các chứng từ sau

Để xử lý chi phí không có hóa đơn được tính vào chi phí hợp lý, cần một số chứng từ sau:

• Hợp đồng mua bán: Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh giao dịch giữa doanh nghiệp và người bán. Hợp đồng ghi lại các điều khoản giao dịch, gồm thông tin về hàng hóa, dịch vụ được mua bán.
• Chứng từ thanh toán. Bao gồm giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi trong trường hợp thanh toán bằng tiền mặt. Hoặc giấy báo nợ nếu thanh toán qua ngân hàng.

• Biên bản bàn giao hàng hóa: Đây là tài liệu xác nhận việc giao nhận hàng hóa hoặc dịch vụ giữa hai bên. Biên bản này ghi lại thông tin về số lượng, chất lượng và trạng thái của hàng hóa hoặc dịch vụ được giao nhận.

Chúng ta có thể thấy việc xử lý chi phí không có hóa đơn là một quá trình phức tạp. Chính vì thế, trong quá trình làm, bạn phải cẩn trọng và thực hiện theo đúng quy định pháp luật. Ngoài ra, bạn cần cung cấp thông tin chi tiết như bảng kê chứng minh. Đồng thời tuân thủ các quy định về tính chính xác khi mua sắm hàng hóa, dịch vụ.

Nếu bạn muốn tìm kiếm đơn vị hỗ trợ bạn trong quá trình này, đến ngay với Tax Plus. Đơn vị chúng tôi sẽ cung cấp đầy đủ các dịch vụ kế toán hỗ trợ doanh nghiệp của bạn. Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0853 9999 77. Đội ngũ nhân viên sẽ hỗ trợ, tư vấn và báo giá chi tiết nhất dành cho khách hàng.

Xử lý chi phí đối với hàng hóa không có hóa đơn theo từng trường hợp

Sau đây, TaxPlus xin đem đến cho bạn các thông tin về hồ sơ xử lý chi phí không có hóa đơn trong từng trường hợp cụ thể. Hãy lưu lại ngay những thông tin chúng tôi chia sẻ dưới đây:

Đối với doanh nghiệp mua hàng của người dân, mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra

Trong trường hợp này bạn cần phải có những giấy tờ sau nếu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn:

• Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ.
• Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn).
• Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ.
• Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN

>>> Xem thêm: Pháp lệnh là gì? Các quy định liên quan đến pháp lệnh

Đối với mua hàng, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh

Trong trường hợp cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT 100 triệu đồng/năm thì cần những giấy tờ như sau:

• Hợp đồng mua bán.
• Chứng từ thanh toán 
• Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ.
• Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN cùng với Thông tư 78/2014/TT-BTC

Nếu có mức doanh thu từ 100.000.000 đồng/năm trở lên thì cần phải có những hồ sơ sau:

• Hợp đồng mua bán;
• Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
• Hóa đơn bán hàng;
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì có hóa đơn).
• Cần có Hóa đơn;

Ngoài ra, trong trường hợp này, cá nhân hộ kinh doanh phải trực tiếp liên hệ với chi cục thuế nơi cư trú. Với mục đích được hướng dẫn lập hóa đơn bán lẻ giao cho công ty và kê khai nộp thuế theo quy định.

Trên đây, TaxPlus vừa cung cấp cho bạn những vấn đề liên quan đến xử lý chi phí không có hóa đơn. Nắm rõ những các thông tin về chi phí không có hóa đơn sẽ giúp bạn khi rơi vào trường hợp này. Hy vọng rằng bài viết này của chúng tôi sẽ phần nào giải đáp những quan tâm của bạn đọc những chủ đề này.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về văn phòng ảo, văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ, dịch vụ kế toán, giải pháp marketing online hiệu quả, …. Bạn có thể tham khảo dịch vụ tư vấn của TaxPlus. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và đồng hành cùng bạn lúc bạn cần. Hãy liên hệ với chúng tôi ngay để được tư vấn kỹ lưỡng hơn.