Văn phòng đại diện cũng được xem là bộ mặt của mỗi doanh nghiệp. Vì thế ở bài viết này TaxPlus sẽ tiếp tục tổng hợp kiến thức về văn phòng đại diện một cách chi tiết nhất từ khái niệm, chức năng đến thủ tục, hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện mới. Nào bắt đầu tìm hiểu thôi.
Văn phòng đại diện là gì
Theo quy định tại Điều 45 Khoản 2 Luật Doanh nghiệp 2020: “2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”
Theo đó văn phòng đại diện là một phần của doanh nghiệp, đại diện cho quyền lợi, nghĩa vụ của công ty. Vậy chúng ta sẽ tìm hiểu quyền & nghĩa vụ của VPDD ngay bên dưới nhé.
Vậy văn phòng đại diện có quyền lợi gì
Quyền lợi của văn phòng đại diện được hiểu là giúp doanh nghiệp có thể hưởng được tất cả các quyền theo quy định tại Điều 17 Luật Thương Mại 2005 như sau:
- “Hoạt động đúng mục đích, phạm vi và thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.
- Có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Các quyền khác theo quy định của pháp luật.”
Vậy nghĩa vụ của văn phòng đại diện là gì
Ngoài việc được hưởng quyền theo quy định của Pháp Luật, văn phòng đại diện của mỗi doanh nghiệp tại Việt Nam phải thực hiện nghĩa vụ đầy đủ theo quy định tại Điều 18 Luật Thương Mại 2005 như sau:
- “Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam.
- Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật này cho phép.
- Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các Khoản 2, 3 & 4 Điều 17 của Luật này.
- Nộp thuế, phí, lệ phí & thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”
Như vậy quyền & nghĩa vụ luôn song hành và được quy định cụ thể nên các doanh nghiệp sẽ cần phải đảm bảo thực hiện cho chuẩn chỉ. Vậy thành lập văn phòng đại diện như thế nào?
Quy định thành lập văn phòng đại diện
Vì quyền lợi của văn phòng đại diện là rất lớn nên nếu như không có văn phòng đại diện. Vì thế đối với văn phòng đại diện, muốn thành lập phải thực hiện & tuân thủ theo quy định của Pháp Luật.
Quy định mở văn phòng đại diện ghi rõ tại Điều 46 Luật doanh nghiệp 2020. Ngoài ra quy định này cũng áp dụng cả với việc thành lập chi nhánh văn phòng. Cụ thể:
“1. Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.
2. Trường hợp lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:
- a) Thông báo lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
- b) Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.
3. Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ; nếu từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện thì thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp biết. Thông báo phải nêu rõ lý do; các yêu cầu sửa đổi, bổ sung (nếu có).
4. Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện phải gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính và gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan thuế, cơ quan thống kê trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện; định kỳ gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác cùng cấp, Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.
5. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày có thay đổi.
6. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.”
--> Xem cách phân biệt chi nhánh & văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện có được ký hợp đồng không?
Đối với người Việt Nam
Theo Luật Thương mại năm 2015 Điều 18 khoản 3: “Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ trường hợp Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài hoặc các trường hợp quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 17 của Luật này.”
Đối với người nước ngoài
Quy định chi tiết Luật Thương mại điều 20 khoản 3: “Trong trường hợp thương nhân nước ngoài ủy quyền cho người đứng đầu Văn phòng đại diện giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.”
Thủ tục mở văn phòng đại diện
Bước 1: Hoàn tất khâu chuẩn bị hồ sơ thành lập VPDD
Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện sẽ gồm:
- Thông báo thành lập văn phòng đại diện
- Quyết định & bản sao hợp lệ
- Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu VPDD nếu người đứng đầu không đồng thời là người đại diện theo pháp luật.
- 01 bản photo CMND công chứng/ Hộ chiếu hoặc Căn cước của người đứng đầu VPDD
Trường hợp ủy quyền cần thêm:
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ mở VPDD
- 01 bản photo CMND công chứng/ Hộ chiếu hoặc Căn cước còn hiệu lực của người nộp hồ sơ
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập VPDD
Sau khi đã hoàn tất bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bạn tiến hành nộp đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt VPDD & chờ phản hồi kết quả.
Bước 3: Chờ nhận kết quả
- Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
- Trường hợp doanh nghiệp lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Phòng Đăng ký kinh doanh bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Nếu chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện cần thủ tục hồ sơ gì?
Khi doanh nghiệp không còn nhu cầu sử dụng văn phòng đại diện đó nữa, cần phải tuân thủ quy định về việc chấm dứt hoạt động của Pháp Luật. Điều 206 Bộ Luật doanh nghiệp 2014 có quy định cụ thể về việc chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện như sau:
“1. Chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp được chấm dứt hoạt động theo quyết định của chính doanh nghiệp đó hoặc theo quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
2. Hồ sơ chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện bao gồm:
- a) Quyết định của doanh nghiệp về chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- b) Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế của chi nhánh và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
- c) Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
- d) Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện;
- đ) Con dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).”
Thủ tục hồ sơ để chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện được cập nhật đầy đủ để giúp các doanh nghiệp có thể đảm bảo được quy định của Pháp Luật.
Xem thêm:
Lời kết
Hey, vậy là TaxPlus cũng đã hoàn thành xong bài viết chi tiết về văn phòng đại diện để bạn tham khảo & bổ sung thêm kiến thức mới. Trong lúc tìm hiểu nếu bạn có thắc mắc hay gặp khó khăn gì thì hãy liên hệ ngay với TaxPlus để chúng tôi được hỗ trợ bạn nhé. Thông tin liên hệ như sau:
- Địa chỉ: 329 – 331 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5, Tp. HCM
- SĐT: 0853 9999 77
- Email: info@taxplus.vn
- Website: https://taxplus.vn/
