Giải pháp tối ưu chi phí Doanh nghiệp

Hotline:0853 9999 77

Top 8 ưu điểm khi sử dụng văn phòng ảo


Rate this post

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức văn phòng cung cấp dịch vụ địa chỉ và liên lạc mà không cần đến diện tích thực tế; Du nhập vào Việt Nam năm 2006 (theo vneconomy.vn, 2011) dịch vụ này đã sớm cập nhật những dịch vụ mới để hình thành dịch vụ Văn phòng chia sẻ và sau đỉnh điểm phát triển năm 2011, dịch vụ này đã phát triển thêm dịch vụ VĂN PHÒNG GIAO DỊCH hay còn gọi là VĂN PHÒNG ẢO

Văn phòng ảo là gì và hoạt động như thế nào?

Theo Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Doanh nghiệp nào muốn được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì buộc phải có trụ sở chính hợp pháp và được thể hiện trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Do không có quy định nào cấm doanh nghiệp được đặt trụ sở trùng nhau, tức một địa chỉ hợp lệ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp. Vì vậy, dịch vụ cho thuê văn phòng xuất hiện. Những văn phòng được sử dụng dưới hình thức này được gọi là văn phòng ảo.

Văn phòng ảo là một mô hình kinh doanh. Theo đó, Văn phòng ảo cung cấp được thiết kế và có đầy đủ các chức năng của một trụ sở chính doanh nghiệo bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp và cung cấp thêm một số dịch vụ khác như: thực hiện các thủ tục hành chính về doanh nghiệp, báo cáo thuế…

Như vậy, về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, văn phòng này sẽ được đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho rất nhiều doanh nghiệp. Việc sử dụng văn phòng ảo sẽ trên thực tế có một số đặc điểm sau:

– Doanh nghiệp phải trả phí cho dịch vụ cho thuê văn phòng theo định kỳ; ngoài ra phát sinh thêm nhiều chi phí sử dụng các loại tiện ích khác;

– Không gian làm việc chật hẹp, thậm chí là không có không gian để làm việc.

– Văn phòng ảo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp mọi dịch vụ liên quan đến việc vận hành và duy trì doanh nghiệp;

– Một số doanh nghiệp chỉ thuê văn phòng ảo chỉ để đăng ký kinh doanh, họ làm việc và hoạt động tại một địa chỉ khác. Những doanh nghiệp này thường chỉ có một hoặc hai thành viên.

Đối tượng phù hợp sử dụng văn phòng ảo là ai?

Những đối tượng thường thuê văn phòng ảo bao gồm:

  • Những doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí, tối ưu nhân sự, sử dụng các nguồn lực và tài nguyên có sẵn;
  • Các cá nhân đang chuẩn bị hoặc vừa mới thành lập doanh nghiệp;
  • Các cá nhân, tổ chức cần một thông tin địa chỉ tốt để quảng bá hình ảnh doanh nghiệp tại các vị trí đắc địa, thuận tiện;
  • Các doanh nghiệp đang có xu hướng mở rộng thị trường kinh doanh;
  • Các nhóm hoặc cá nhân, các freelancer đang nhận các dự án riêng, đang thực hiện các công việc tự do;
  • Các doanh nghiệp đa quốc gia thăm dò, xâm nhập thị trường mới cần không gian vừa đủ cho một vài nhân viên làm việc.

Ưu điểm & Nhược điểm của loại hình này

Văn phòng ảo là một loại hình dịch vụ có khá nhiều điểm ưu việt. Mặc dù không có chỗ ngồi làm việc chính thức, nhưng khi khách thuê văn phòng ảo sẽ được sử dụng địa chỉ của tòa nhà làm địa chỉ doanh nghiệp, được treo biển hiệu, có lễ tân nghe điện thoại, nhận thư từ, công văn và chuyển fax; có nhân viên trực và xử lý các vấn đề phát sinh hằng ngày thay cho nhân viên của doanh nghiệp.

Ưu điểm khi thuê Văn phòng ảo phục vụ kinh doanh

– Tiết kiệm được nhiều chi phí thuê văn phòng cho doanh nghiệp: Chi phí là một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp phải đau đầu khi mới mở công ty. So với văn phòng truyền thống thì văn phòng ảo có mức giá thấp hơn rất nhiều. Thế nhưng, loại văn phòng này lại đảm bảo được các giá trị như văn phòng truyền thống. Vì thế không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo những tiện ích liên quan.

– Bạn không có cần phải tốn chi phí cho trang thiết bị nội thất, trang thiết bị của văn phòng. Tiếp đến là các dịch vụ tiện ích đi kèm rất nhiều. Doanh nghiệp hoàn toàn không cần phải băn khoăn và lo lắng về việc trang thiết bị trong văn phòng. Tất cả đã có ở trong gói cho thuê văn phòng ảo. Điều đó sẽ giúp cho công ty giảm thiểu những rủi ro, gánh nặng về chi phí thiết bị hư hỏng sau một thời gian dùng. Dịch vụ này cung cấp đầy đủ trang thiết bị cần thiết cho văn phòng bạn sử dụng. Ngoài ra còn đảm bảo được chất lượng hoạt động và tiết kiệm nhiều thời gian nhất cho công ty của bạn.

– Lễ tân chuyên nghiệp sẽ giúp bạn trả lời điện thoại theo tên doanh nghiệp, tên công ty của bạn đã đăng ký kinh doanh. Các cuộc gọi đến văn phòng sẽ được lễ tân chuyển tới số điện thoại doanh nghiệp bạn. Hay lễ tân sẽ lấy nội dung tin nhắn, sau đó sẽ gửi cho bạn. Thông tin liên lạc cũng như người tiếp nhận cuộc gọi luôn sẵn sàng. Khách hàng của doanh nghiệp có thể tìm đến doanh nghiệp 24/24. Điều này sẽ giúp cho hình ảnh của doanh nghiệp ngày càng đẹp.

– Sẽ xây dựng một hình ảnh đẹp đối với các đối tác, khách hàng.

– Vị trí địa lý tại trung tâm thành phố lớn và dễ dàng tìm kiếm.

– Bạn sẽ còn có được nhiều cơ hội để phát triển và gặp gỡ những công ty và nhiều khách hàng tiềm năng.

– Được cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng một cách chuyên nghiệp.

– Bên cạnh đó sẽ còn bảo đảm được mức thấp nhất về ngân sách sử dụng. Nhằm duy trì và xây dựng hoạt động của công ty mà bạn sẽ mở rộng trong tương lai.

Nhược điểm khi thuê Văn phòng ảo phục vụ kinh doanh

Thứ nhất, mỗi khi muốn gặp được doanh nghiệp thì đối tác, khách hàng của bạn phải báo trước. Bởi lẽ, đây là một mô hình văn phòng ảo. Nghĩa là nó được tích hợp dựa trên thực tế, vì vậy việc gặp gỡ phải theo lịch trình đã đăng kí. Với những tòa nhà có rất nhiều doanh nghiệp đang cùng chung dịch vụ thì phải đợi. Đây là nguyên tắc mà bắt buộc bạn phải tuân thủ. Điều này chắc chắn sẽ ít nhiều ảnh hưởng đến việc tiếp cận rộng rãi nguồn khách hàng của bạn.

Thứ hai, nơi văn phòng ảo sẽ chịu trách nhiệm trong việc đón nhận các cuộc điện thoại. Thế nhưng, những cuộc gọi đến đó phải trải qua sự chuyển tiếp đến điện thoại của bạn, hoặc email bạn. Sau đó thì mọi thứ mới được rõ ràng. Điều này, đôi khi gây cho khách hàng của bạn sự khó chịu khi phải chờ đợi.

Thứ ba, nhược điểm thứ ba đó là về vấn đề pháp lý. Mô hình về cho thuê văn phòng ao hiện nay phát triển nhưng ở trên thực tế thì nó còn khá mới mẻ. Việc các doanh nghiệp đăng kí kinh doanh ở mô hình này vẫn còn nhiều thắc mắc. Đến nay, khi doanh nghiệp của bạn đã đủ về giấy tờ đăng kí kinh doanh thì mọi việc sẽ dễ dàng hơn.

Thứ tư, dễ gặp rủi ro nếu bạn không đọc kĩ hợp đồng thuê. Khi thuê văn phòng ảo, nếu như bạn không đọc kĩ những điều trong đó, rõ ràng rất dễ bị thiệt. Vì thế, cần phải nghe nhân viên tư vấn thật kĩ trước khi thuê.

_ Khi bạn muốn gặp đối tác hoặc khách hàng thì cần phải sắp xếp hẹn trước. Khi bạn tiếp khách thì thời gian sẽ bị quy định dựa vào số giờ được đăng ký dịch vụ cho thuê phòng họp theo giờ trước đó.

_ Văn phòng ảo sẽ có thể tạo ra khoảng cách giữa đối tác, khách hàng với bạn. Bên cạnh đó cũng hạn chế trong việc gặp mặt trực tiếp với những khách hàng hay nhân viên của bạn.

_ Về mặt pháp lý sẽ có một chút lo ngại, nhất là về việc văn phòng ảo đăng ký kinh doanh. Là vì văn phòng ảo cũng chính là thuật ngữ mà trong văn bản pháp luật không có quy định. Thuật ngữ văn phòng ảo này bắt nguồn từ tên gọi trong thực tế và nhu cầu sử dụng của mọi người.

_ Trường hợp các công ty không có mặt thường xuyên ở văn phòng. Nhưng các chủ doanh nghiệp có thực hiện đăng ký kinh doanh hợp pháp và có đầy đủ hoạt động giao dịch với khách hàng thì đều được hợp pháp.

Các lưu ý khi sử dụng dịch vụ Văn phòng ảo

Vị trí của văn phòng ảo đang nằm ở đâu?

Vị trí dịch vụ cho thuê văn phòng ảo chính là một trong những yếu tố đầu tiên bạn cần chú ý và quan tâm. Nó là điểm khiến cho văn phòng của bạn trông nổi bật hơn và đem về nhiều tiện ích hơn.

Vị trí văn phòng bạn nên lựa chọn tại các quận trung tâm, thành phố. Tốt nhất là nên chọn ở các vị trí mà có đảm bảo giao thông, dân cư, sự phát triển. Điều này sẽ giúp cho bạn tạo được hình ảnh uy tín, chuyên nghiệp cho khách hàng của bạn. Ngoài ra nó cũng giúp cho các khách hàng tìm đến bạn dễ dàng hơn.

Hiện nay, dịch vụ văn phòng ảo Quận 5, văn phòng ảo Quận 1được rất nhiều doanh nghiệp ưa chuộng, bởi nó đáp ứng tính tiện nghi, giá rẻ, tính chuyên nghiệp, tận tâm luôn làm hài lòng khách hàng.

Tiện ích và dịch vụ thế nào?

Hãy xác định xem nhu cầu sử dụng của bạn là gì? Sau đó, hãy quyết định xem doanh nghiệp của bạn cần đến những tiện ích nào và đàm phán với bên cho thuê.

Một số tiện ích bắt buộc phải có cho một gói cho thuê văn phòng ảo là:

Lễ tân đón tiếp khách hàng, nghe gọi điện thoại
Phòng họp.
Vị trí đặt bảng tên như thế nào?
Số điện thoại và các địa chỉ nhận thư.
Chỗ ngồi, số fax….
Về cơ bản thì giá của dịch vụ văn phòng ảo không cao và nó có sự liên quan đến tiện ích. Việc bạn chọn đúng các tiện ích phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm được kha khá về chi phí. Hiện nay có khá nhiều nơi cung cấp các dịch vụ giá rẻ và bạn phải cẩn trọng. Bởi lẽ, đây là chiêu trò lôi kéo khách hàng. Một khi bạn sử dụng tới các dịch vụ khác thì giá của nó sẽ cao hơn gấp nhiều lần. Vì thế, bạn cần cẩn trọng để thuê được dịch vụ tốt, giá tốt nhất nhé!

Lời kết của tax Plus dành cho bạn

Nếu bạn đang mong muốn phát triển công việc kinh doanh của mình. Đồng thời cần một văn phòng để ký hợp đồng, tư vấn khách hàng, giao dịch với khách hàng. Quả thật lựa chọn thuê văn phòng ảo theo dịch vụ tại Tax Plus là sự lựa chọn tuyệt vời.

Dựa theo kinh nghiệm mà nhiều công ty, doanh nghiệp trước đó đã trải nghiệm. Qua đó cho ta thấy đây quả thật là một phương án tối ưu hoàn hảo. Giải pháp để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng cho mọi người. Không gian tiện nghi không khác gì một văn phòng công ty chính thức thực thụ.

Hãy ngay lập tức thuê một văn phòng ảo để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình ngày càng phát triển nhé. Chúng tôi luôn mong muốn được hợp tác với bạn. Để có thể cùng phát triển và nâng cao chất lượng, uy tín của dịch vụ sử dụng văn phòng ảo. Đưa nó trở thành công cụ đắc lực cho các doanh nghiệp. Nhất là trong quá trình mở rộng thị trường và phạm vi kinh doanh.

0/5 (0 Reviews)
Bài viết liên quan

Đánh giá chất lượng bài viết, bạn nhé!

đánh giá

Chọn đánh giá

Rate this post

Thật tuyệt, cảm ơn bạn đã đánh giá, nếu cần bổ sung điều gì hãy viết vào ô đánh giá bạn nhé, chúng tôi luôn lắng nghe bạn.


Hãy để lại câu hỏi của bạn bên dưới, chúng tôi sẽ trả lời TRONG 15 PHÚT