Thương lượng là gì? Đặc điểm và quy trình thương lượng

Thương lượng được đánh giá là hình thức quan trọng giúp đạt được thỏa thuận tốt hơn trong lĩnh vực kinh doanh cũng như mọi khía cạnh cuộc sống. Vậy thực chất thương lượng là gì? Điểm đặc trưng và các kiểu thương lượng thể hiện như thế nào? Cùng taxplus.vn đón đọc bài viết dưới đây nhé.

Thương lượng là gì?

Thương lượng là một hình thức được sử dụng với mục đích giải quyết tranh chấp phát sinh trong đời sống xã hội, đặc biệt là các hoạt động thương mại. Sở dĩ các doanh nghiệp ưu tiên phương thức thương lượng là vì tính đơn giản, ít tốn kém và không bị ràng buộc bởi thủ tục pháp lý phức tạp. 

Hơn nữa các bí mật trong kinh doanh cũng được đảm bảo ở mức tối đa, mang đến cơ hội hiểu nhau nhiều hơn sau khi thương lượng thành công. Tóm lại, bạn có thể hiểu thông qua thương lượng, các vấn đề sẽ được dàn xếp, tháo gỡ nhằm loại bỏ tranh chấp không mong muốn, từ đó thống nhất kết quả chung, mà không cần có mặt bất kì bên thứ ba nào.

Trong thương mại, đặc điểm của thương lượng là gì?

• Thứ nhất, giải quyết tranh chấp theo hình thức thương lượng được thực hiện trong phạm vi nội bộ (cơ chế tự giải quyết) giữa các bên liên quan. 

Như vậy các bên tranh chấp sẽ cùng ngồi xuống, bàn bạc và  tự giải quyết những bất đồng phát sinh. Điều kiện tiên quyết để thương lượng diễn ra đó là xem xét tính thỏa mãn, nghĩa là khi có tranh chấp thương mại xảy ra, các bên đều mong muốn loại bỏ mâu thuẫn và duy trì mối quan hệ hợp tác thiện chí.

• Thứ hai, quá trình thương lượng sẽ không chịu sự ràng buộc của nguyên tắc pháp lý hay quy định khuôn mẫu nào liên quan đến pháp luật.

Căn cứ Điều 14 luật đầu tư 2014, luật đầu tư 2020 và Điều 317 Luật Thương mại 2005, Pháp luật Việt Nam chỉ mới ghi nhận thương lượng như một phương thức giải quyết tranh chấp, chứ không đưa ra bất kỳ quy định nào ảnh hưởng đến cơ chế giải quyết thông qua thương lượng.

• Thứ ba, kết quả thương lượng sẽ phụ thuộc vào tính tự nguyện của các bên tranh chấp.

Theo đó hoàn toàn không liên đới đến bất kì cơ chế pháp lý nào trong quá trình thực thi thỏa thuận của các bên. Thương lượng thể hiện quyền tự do thỏa thuận, định đoạt và đề xuất giải pháp, chắc chắn không có sự tham gia hay can thiệp của cơ quan nhà nước.

Đánh giá ưu nhược điểm của thương lượng

Ưu điểm

• Thương lượng được xem là cách giải quyết tranh chấp trong môi trường hòa bình, bình đẳng, đề cao tính tự do, linh hoạt và không áp đặt quan điểm.
• Thông qua thương lượng, các bên có thể tạo ra thỏa thuận thống nhất, bao gồm các đề xuất và cam kết. Có thể chuyển nội dung thương lượng sang dạng văn bản để các bên dễ dàng tuân thủ và đảm bảo tính minh bạch.
• Thương lượng mở ra cơ hội để các bên đưa ra đề xuất mới, cùng nhau lựa chọn và khám phá nhiều cách giải quyết khác nhau. Thương lượng thúc đẩy tinh thần sáng tạo và đổi mới giữa các bên, từ đó cùng nhau tìm ra các giải pháp tốt, mang tính khả thi nhất.

Nhược điểm 

• Có thể mất rất nhiều thời gian mới đi đến thống nhất chung, nhất là khi các bên đã có quan điểm khác nhau hoặc vấn đề tranh chấp phức tạp.
• Thương lượng không phải là cách tốt nhất đảm bảo các bên sẽ đạt được thỏa thuận chung.
• Thương lượng có thể dẫn đến sự thiếu công bằng về lợi ích hoặc một trong hai bên áp đặt quan điểm lên bên kia.
• Trường hợp mâu thuẫn, tranh chấp quá lớn, hoặc một trong hai bên không muốn thương thảo với nhau, thì không thể áp dụng thương lượng để giải quyết vấn đề.

Phân loại các kiểu thương lượng

Có 3 kiểu thương lượng có thể áp dụng tùy từng hoàn cảnh đó là:

Thương lượng kiểu mềm

Đây là kiểu thoả thuận hữu nghị, tất cả mọi người sẽ cố gắng hạn chế xung đột nhiều nhất có thể. Qua đó vừa nhanh chóng đạt được thỏa thuận, vừa giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa các bên.

Ví dụ, Vy là nhân viên xuất sắc của công ty, đang được một số công ty khác mời về làm việc với mức lương hấp dẫn. Để thuyết phục cô ấy ở lại, cấp trên sẽ sử dụng kiểu thương lượng mềm, nhằm thể hiện sự nhượng bộ và công nhận năng lực của Vy bằng cách đưa ra những chính sách tốt để giữ chân.

Thương lượng kiểu cứng

Đối với kiểu thương lượng cứng, người đại diện đàm phán sẽ đứng trên lập trường cứng rắn, không nhân nhượng và nỗ lực bảo vệ quan điểm công ty.

Ví dụ: Công ty A và nhà máy sản xuất B hợp tác kinh doanh, tuy nhiên, bên B không cung cấp lô hàng đúng thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng. Lúc này bên A yêu cầu bồi thường bằng tiền mặt và cử người sang thương lượng. Trong khi đó bên B chỉ muốn đền bù bằng cách đổi một lô hàng mới. Cả hai bên không ai khoan nhượng, kiên quyết giữ lập trường.

Thương lượng kiểu nguyên tắc

Thương lượng theo nguyên tắc tức là tách biệt rõ ràng giữa cảm xúc và công việc. Như vậy, các bên cần đưa ra thỏa thuận hướng đến lợi ích cuối cùng, thay vì khăng khăng bảo vệ quan điểm riêng. 

Ví dụ: Trang – Leader trong phòng Kỹ thuật của một công ty. Cô cần nghỉ phép một thời gian vì lý do cá nhân, tuy nhiên cấp trên không đồng ý vì lo lắng về tình trạng thiếu nhân sự. Trang đưa ra các đề xuất chu đáo về từng vấn đề mà trưởng phòng đưa ra, đảm bảo hoạt động của công ty. Do đó, đơn xin nghỉ phép của cô được chấp thuận.

Quy trình thương lượng cơ bản

Chuẩn bị và tìm hiểu nội dung thương lượng

Trước khi bước vào giai đoạn thương lượng, sự chuẩn bị và tìm hiểu cẩn thận là rất quan trọng. Nên hiểu rõ các vấn đề sau:

• Tìm hiểu đối tác: Cần có sự hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp, giá trị và mục tiêu của họ. Có như thế mới tạo dựng mối quan hệ tốt, mở ra tiền đề thuận lợi cho quá trình thương lượng.
• Xác định rõ vấn đề: Đặt ra vấn đề rõ ràng, khám phá các khía cạnh chưa hoàn thiện.
• Xác định mục tiêu của thương lượng là gì: Nhằm đảm bảo các bên thỏa thuận cùng mục đích và có lợi cho đôi bên.
• Đề ra phương án thay thế: Chuẩn bị sẵn một vài phương án dự phòng và cách giải quyết thay thế hợp lý. 

Tạo ấn tượng tốt với đối phương

Thể hiện sự quan tâm và tôn trọng bên đối tác bằng cách lắng nghe những chia sẻ của họ một cách chân thành. Không nên ngắt lời, đảm bảo tôn trọng và giao tiếp chuyên nghiệp. Bên cạnh đó cần chú ý đến trang phục, diện mạo gọn gàng, kèm theo thái độ tự tin, tích cực.

Trao đổi thông tin 

Trước tiên hãy nêu ra vấn đề rõ ràng đang cần thương lượng. Sau đó, chia sẻ thông tin và tài liệu hỗ trợ liên quan để đối tác có cái nhìn chi tiết hơn về vấn đề. Đảm bảo các thông tin được truyền đạt mạch lạc, trung thực và đầy đủ. 

Xem thêm:

• Top 7 kỹ năng giao tiếp với khách hàng
• Top 10 sai lầm trong giao tiếp

Đưa ra các phương án có lợi cho đôi bên

Trong quá trình thương lượng, cần đề xuất các phương án lựa chọn có lợi cho cả hai bên. Cụ thể hãy áp dụng các cách sau:

• Lắng nghe đối tác và khách hàng: Để hiểu rõ mong muốn và quan điểm của đối phương, bạn cần tập trung lắng nghe những ý kiến, mong muốn của họ. Điều này giúp bạn nghĩ ra các phương án thỏa mãn và phù hợp với mục tiêu của cả hai bên.
• Nhượng bộ đối tác hoặc khách hàng đưa ra đề nghị đầu tiên: Sự nhún nhường này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mong muốn và giới hạn của đối tác. Qua đó dễ dàng nắm bắt và tìm ra phương án đáp ứng nhu cầu các bên.
• Không vội chấp nhận lời đề nghị đầu tiên: Khoan hãy đồng ý ngay với lời đề nghị ban đầu, thay vào đó hãy thể hiện sự quan tâm và tiếp tục thương lượng để giành lợi thế tốt hơn.
• Không thương lượng quá lâu, quá nhiều: Thời gian tốt nhất cho những cuộc thương lượng đó là 2 – 3 tiếng. Tránh kéo dài quá lâu vì sẽ rơi vào vòng lặp không cần thiết. 
• Tận dụng các khoảnh khắc im lặng để tạo lợi thế: Trong một số trường hợp, sự im lặng có thể khiến đối phương cân nhắc và dễ dàng tạo lợi thế.

Đi đến thỏa thuận chung

Sau khi thương lượng về tất cả các khía cạnh, để đạt được thỏa thuận cuối cùng, hãy xem xét các yếu tố sau:

• Nắm bắt thời điểm: Bạn sẽ cần thời gian để xem xét tìm thêm thông tin trước khi thống nhất quyết định cuối cùng. Tuy nhiên, đừng để quá trình này kéo dài quá lâu.
• Không để bản thân rơi vào hối hận: Nếu đã đưa ra quyết định, hãy tin tưởng tới cùng và không để bản thân hối hận sau đó. 

Xem thêm:

• Dịch vụ kế toán thuế trọn gói
• Dịch vụ Marketing

Trên đây là các chia sẻ giúp bạn hiểu rõ hơn về đặc trưng, ưu nhược điểm của thương lượng là gì. Từ đó cân nhắc kỹ lưỡng và đánh giá tất cả các yếu tố liên quan để đi đến thỏa thuận chung mà đôi bên đều cảm thấy hài lòng.