Cách lập, ghi sổ quỹ tiền mặt trong kế toán: Khái niệm & thực hiện

Sổ quỹ tiền mặt là một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá việc quản lý nguồn vốn và khả năng thanh toán của một doanh nghiệp. Nó giúp cho các doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý nguồn vốn, đảm bảo hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục và ổn định. Vì vậy, việc lập và ghi sổ quỹ tiền mặt là một phần quan trọng trong quá trình quản lý tài chính của doanh nghiệp. Cùng TaxPlus theo dõi bài viết này sẽ giúp các bạn tìm hiểu cụ thể hơn về Sổ quỹ tiền mặt và cách lập và ghi nhận nó trong kế toán doanh nghiệp.

Sổ quỹ tiền mặt là gì?

Sổ quỹ tiền mặt là một loại chứng từ được sử dụng bởi thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt trong việc ghi nhận các thông tin liên quan đến thu chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn vị bằng tiền Việt Nam. Sổ quỹ tiền mặt cho phép các doanh nghiệp có thể theo dõi được lượng tiền mặt hiện có, số tiền đã chi tiêu và số tiền còn lại trong quỹ tiền mặt, từ đó đảm bảo hoạt động tài chính được điều hành một cách hiệu quả và ổn định.

Mục đích lập sổ quỹ tiền mặt

Sổ quỹ tiền mặt là một hình thức quản lý tài chính giúp thủ quỹ và kế toán có thể theo dõi tình hình biến động tăng giảm của tiền mặt và quản lý các khoản tiền thông qua việc ghi chép các nghiệp vụ tài chính thu chi tiền mặt trong kỳ kế toán. Điều này giúp cho thủ quỹ và kế toán có thể dễ dàng đối chiếu số liệu giữa số tiền mặt thực tế trong quỹ và số tiền mặt được ghi trên sổ quỹ tiền mặt, số tiền trên sổ và số tiền trên các phần mềm kế toán, đảm bảo số liệu phải chính xác, tránh trường hợp thất thoát tiền của đơn vị, doanh nghiệp.

Việc sử dụng sổ quỹ tiền mặt cũng giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho các kế toán tổng hợp, kế toán trưởng của đơn vị, doanh nghiệp.

Căn cứ lập sổ quỹ tiền mặt là gì?

Để lập và ghi sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ hoặc kế toán cần căn cứ vào các loại chứng từ như phiếu chi, phiếu thu, hóa đơn đã được thực hiện nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm để tiến hành đối chiếu. Việc này giúp cho thủ quỹ hoặc kế toán có thể kiểm tra và xác định số tiền tiêu thụ và thu được tương ứng, từ đó cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt một cách chính xác và đầy đủ.

Quy định của việc ghi chép sổ quỹ tiền mặt

Việc ghi chép sổ quỹ tiền mặt vô cùng quan trọng, được lập ra dựa theo những quy định chung của nhà nước, pháp luật đó là:

Trách nhiệm của người ghi chép sổ quỹ tiền mặt

Khi có các giao dịch tài chính liên quan đến việc thu chi tiền mặt trong kỳ kế toán, thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt sẽ có trách nhiệm ghi chép lại khoản tiền đó vào sổ quỹ tiền mặt để đảm bảo số liệu được cập nhật đầy đủ và chính xác. Ngoài việc ghi chép, thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt cũng có trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt và thực hiện các hoạt động nhập tiền, xuất tiền mỗi khi có yêu cầu từ cấp trên để đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra liên tục và ổn định.

Những yêu cầu khi ghi chép sổ quỹ tiền mặt

Để đảm bảo tính chính xác của sổ quỹ tiền mặt, hoạt động kiểm kê tồn quỹ thực tế và đối chiếu số liệu sổ quỹ cần được tiến hành hàng ngày. Nếu phát hiện có chênh lệch giữa số tiền thực tế và số tiền ghi trên sổ quỹ, thủ quỹ hoặc kế toán cần phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và đưa ra các biện pháp xử lý chênh lệch hay khi có các vấn đề phát sinh khác.

Ngoài việc kiểm tra tồn quỹ, thủ quỹ còn cần đảm bảo việc nhập đầy đủ các loại chứng từ như phiếu thu, phiếu chi từ kế toán chuyển sang để ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ. Đồng thời, thủ quỹ cũng phải kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ khi nhận chúng từ kế toán chuyển sang để tránh các sai sót trong quá trình ghi nhận.

Mọi hoạt động nhập, xuất tiền mặt đều cần có phiếu thu, chi cũng như đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập và xuất quỹ theo quy định. Cùng với đó, kế toán quỹ tiền mặt cũng cần có trách nhiệm mở sổ và ghi chép hàng ngày liên tục theo đúng trình tự phát sinh các khoản thu, chi cũng như xuất nhập quỹ tiền mặt, từ đó tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.

Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về kế toán quỹ tiền mặt, các doanh nghiệp cần lập và sử dụng sổ quỹ tiền mặt để ghi nhận các hoạt động thu chi tiền mặt trong quá trình kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200:

Bước 1: Chuẩn bị các chứng từ thu chi tiền mặt như phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn và các bản kê khai khác để sử dụng trong quá trình lập sổ quỹ.
Bước 2: Lập bảng quản lý quỹ tiền mặt, ghi nhận các thông tin về số tiền đầu kỳ, các khoản thu chi trong kỳ và số tiền cuối kỳ.
Bước 3: Sử dụng các chứng từ thu chi tiền mặt để ghi nhận các hoạt động thu chi tiền mặt trong kỳ.
Bước 4: Thực hiện đối chiếu giữa số tiền mặt thực tế trong quỹ và số tiền được ghi trên sổ quỹ tiền mặt để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
Bước 5: Điền các thông tin về số tiền thu, số tiền chi, số tiền còn lại vào sổ quỹ tiền mặt, đồng thời cập nhật số liệu đó vào bảng quản lý quỹ tiền mặt.
Bước 6: Thực hiện việc kiểm kê và đối chiếu sổ quỹ tiền mặt định kỳ để phát hiện các sai sót và khắc phục kịp thời.
Bước 7: Lưu trữ và bảo quản sổ quỹ tiền mặt theo quy định của pháp luật.

Trên đây là quy trình lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 200. Các doanh nghiệp cần chú ý thực hiện đầy đủ và chính xác các bước này để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hoạt động kinh doanh của mình.

Cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 133

Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 26/8/2016 quy định về kế toán quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn cách lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133:

Bước 1: Lập sổ quỹ tiền mặt, ghi nhận các thông tin về số tiền đầu kỳ, các khoản thu chi trong kỳ và số tiền cuối kỳ.
Bước 2: Sử dụng các chứng từ thu chi tiền mặt để ghi nhận các hoạt động thu chi tiền mặt trong kỳ.
Bước 3: Thực hiện đối chiếu giữa số tiền mặt thực tế trong quỹ và số tiền được ghi trên sổ quỹ tiền mặt để đảm bảo tính chính xác của số liệu.
Bước 4: Điền các thông tin về số tiền thu, số tiền chi, số tiền còn lại vào sổ quỹ tiền mặt.
Bước 5: Lưu trữ và bảo quản sổ quỹ tiền mặt theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, Thông tư 133 cũng quy định về việc lập báo cáo quản lý quỹ tiền mặt để phản ánh tình hình thu chi tiền mặt trong doanh nghiệp. Báo cáo này cần bao gồm các thông tin về số tiền đầu kỳ, các khoản thu chi trong kỳ, số tiền cuối kỳ và các chỉ tiêu phân tích tình hình quản lý quỹ tiền mặt như số tiền tồn quỹ, số tiền thặng dư hoặc thâm hụt, tỷ lệ sử dụng quỹ tiền mặt, đánh giá việc quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.

Trên đây là quy trình lập và ghi sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133. Các doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ và chính xác các bước này để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hoạt động kinh doanh của mình.

Lời kết

Tổng kết lại, sổ quỹ tiền mặt là một công cụ quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp. Việc lập và sử dụng sổ quỹ tiền mặt giúp cho thủ quỹ và kế toán có thể theo dõi, quản lý nguồn vốn, duy trì các hoạt động của công ty. Bên cạnh đó, việc sử dụng sổ quỹ tiền mặt còn giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng công việc cho những kế toán tổng hợp, kế toán trưởng của đơn vị, doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu, các doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ và chính xác các quy trình và quy định liên quan đến sổ quỹ tiền mặt. Ngoài ra, cần thường xuyên kiểm kê, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt để phát hiện các sai sót và khắc phục kịp thời. Chỉ khi có sự nghiêm túc và chuyên nghiệp trong việc lập và sử dụng sổ quỹ tiền mặt, doanh nghiệp mới có thể quản lý tài chính hiệu quả và phát triển bền vững.

Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn đọc giải đáp được thắc mắc sổ quỹ tiền mặt là gì, đặc biệt là các bạn sắp theo học ngành kế toán. Qua đó sẽ biết cách áp dụng để lập sổ quỹ tiền mặt theo dõi các khoản thu chi một cách hiệu quả. TaxPlus chuyên cung cấp những thông tin hữu ích về Tài chính – Kế toán – Thuế chuyên sâu, hãy theo dõi các bài viết tiếp theo.

Dưới đây là thông tin chi tiết về các dịch vụ tư vấn do TaxPlus cung cấp giải đáp thắc mắc sổ quỹ tiền mặt là gì ? Nếu quý khách hàng muốn tìm hiểu thêm về các quy trình và thủ tục cụ thể như: Dịch vụ kế toán trọn gói, dịch vụ chăm sóc website, Thuê văn phòng trọn gói, bảng giá thuê văn phòng ảo, bảng giá thuê chỗ ngồi làm việc, hay dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, xin đừng ngần ngại liên hệ với TaxPlus.

TaxPlus luôn sẵn sàng phục vụ quý khách hàng với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm, để giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ quý khách hàng trong việc hoàn thành các thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để được tư vấn và hỗ trợ, quý khách hàng vui lòng liên hệ đến số hotline của chúng tôi: 0853 9999 77. Chúng tôi sẽ tiếp nhận yêu cầu và phản hồi sớm nhất có thể, đảm bảo quý khách hàng sẽ nhận được sự hỗ trợ tốt nhất từ TaxPlus.

Câu hỏi thường gặp

1/ Tại sao cần lập và sử dụng sổ quỹ tiền mặt?

Việc lập và sử dụng sổ quỹ tiền mặt giúp cho thủ quỹ và kế toán có thể theo dõi, quản lý nguồn vốn, duy trì các hoạt động của công ty. Đồng thời, sổ quỹ tiền mặt còn giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng công việc cho những kế toán tổng hợp, kế toán trưởng của đơn vị, doanh nghiệp.

2/ Sổ quỹ tiền mặt được sử dụng như thế nào để giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả?

Sổ quỹ tiền mặt được sử dụng để ghi nhận các hoạt động thu chi tiền mặt của doanh nghiệp trong kỳ kế toán, giúp cho thủ quỹ và kế toán có thể theo dõi và quản lý nguồn vốn một cách chính xác và minh bạch.

3/ Những lợi ích gì mà sổ quỹ tiền mặt mang lại cho doanh nghiệp?

Sổ quỹ tiền mặt giúp giảm bớt gánh nặng công việc cho những kế toán tổng hợp, kế toán trưởng của đơn vị, doanh nghiệp. Đồng thời, nó còn giúp doanh nghiệp duy trì các hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính hiệu quả.

4/ Các bước cơ bản để lập và sử dụng sổ quỹ tiền mặt là gì?

Các bước cơ bản để lập và sử dụng sổ quỹ tiền mặt bao gồm: lập sổ quỹ tiền mặt, ghi nhận các thông tin về số tiền đầu kỳ và số tiền cuối kỳ, sử dụng các chứng từ thu chi tiền mặt để ghi nhận các hoạt động thu chi tiền mặt trong kỳ và thực hiện đối chiếu giữa số tiền mặt thực tế trong quỹ và số tiền được ghi trên sổ quỹ tiền mặt.