Sao y bản chính là gì? Bản sao y chỉ sử dụng trong 6 tháng?

Trong cuộc sống của chúng ta, đã có rất nhiều lần chúng ta cần phải sao y bản chính các loại giấy tờ để thực hiện các thủ tục hành chính. Có thể chúng ta sao y chứng thực giấy tờ để vay ngân hàng, thành lập công ty, hay mở tài khoản ngân hàng. Vậy, thời hạn sao y bản chính có thời gian bao lâu? Những tổ chức, cơ quan nào có chức năng công chứng giấy tờ? Hôm nay, mời bạn cùng TaxPlus tìm hiểu chi tiết về vấn đề này.

Sao y bản chính là gì? 

Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Sao y bản chính khác với chứng thực chữ ký.

Bởi nội dung, hình thức của bản sao y được chứng thực là đúng với bản chính. Trong khi đó, chứng thực chữ ký là việc chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (không chứng thực nội dung, hình thức văn bản).

Bản sao y là gì?

Tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP định nghĩa “bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.

Giấy tờ nào được sao y bản chính?

Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm:

– Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

– Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Sao y bản chính ở đâu?

Hiện hành, thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP bao gồm:

– Phòng Tư pháp: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.

– Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.

Việc chứng thực bản sao từ bản chính không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Xem thêm:

• Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
• Dịch vụ kế toán thuế trọn gói

Thủ tục thực hiện sao y bản chính

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính (sao y bản chính) được đề cập tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP cụ thể:

– Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

– Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

– Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:

+ Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

+ Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.

Bản sao y chỉ sử dụng trong 6 tháng?

Tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

“2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”

Như vậy, pháp luật hiện hành không có quy định hạn chế thời hạn sử dụng của bản sao đã được chứng thực hay được cấp từ sổ gốc. Tuy nhiên, xét đến thực tiễn cũng cần lưu ý:

– Đối với bản sao y các loại giấy tờ có giá trị vô hạn (bảng điểm, bằng tốt nghiệp,…) thì bản sao y có giá trị pháp lý vô hạn.

– Đối với bản sao y các loại giấy tờ có xác định thời hạn (chứng minh nhân dân, …) thì bản sao chỉ có giá trị pháp lý khi bản gốc còn giá trị.

Xem thêm:

• Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói
• Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc

Những văn bản nào được phép sao y bản chính?

Căn cứ theo quy định tại Điều 18 và Điều 19 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
“Điều 18: Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính:
1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.
2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Điều 19: Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính
1. Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định này.
2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính.”

Căn cứ theo khoản 6 Điều 22 Nghị định 23/2015 quy định về bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: “Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”.

Giá trị pháp lý của bản sao y

Chủ yếu cho cơ quan nhà nước thực hiện. Tùy từng loại giấy tờ mà thực hiện chứng thực ở các cơ quan khác nhau.

• Bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
• Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản.
• Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.