Thỏa thuận NDA là một công cụ quan trọng để bảo vệ thông tin bí mật của công ty của bạn. Nó có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, từ việc giữ bí mật về sản phẩm sắp ra mắt đến việc bảo vệ thông tin cá nhân của một công ty. Hãy cùng Tax Plus tìm hiểu về cách sử dụng thỏa thuận NDA là gì để đảm bảo sự an toàn và bảo mật cho công ty của bạn.
NDA là gì? Có những loại NDA nào?
NDA là viết tắt của Non – Disclosure Agreement trong tiếng Anh. Dịch theo nghĩa tiếng Việt thì NDA là thỏa thuận không tiết lộ giữa 2 bên về các thông tin, tài liệu, kiến thức, các bí mật mà các bên muốn giữ kín, chỉ chia sẻ với bên thứ 2 vì mục đích chung và hạn chế tối đa nhất sự biết đến của bên thứ 3. Định nghĩa được dùng phổ biến là thỏa thuận bảo mật thông tin.
NDA là viết tắt của Non – disclosure agreement trong tiếng Anh
Các tên gọi khác của NDA
NDA còn được dùng với nhiều tên gọi khác trong các doanh nghiệp như:
Thỏa thuận bảo mật – Confidentiality Agreement – CA.
Thỏa thuận việc tiết lộ bí mật – Confidential Disclosure Agreement – CDA.
Thỏa thuận thông tin độc quyền – Proprietary Information Agreement – PIA
Thỏa thuận bí mật – Secrecy Agreement – SA.
NDA được biểu hiện qua những hình thức phổ biến như thỏa thuận bảo mật thông tin khách hàng của ngân hàng, thỏa thuận bảo mật kinh doanh của các doanh nghiệp, chiến lược công ty, giá đấu thầu, tài liệu, sáng chế, thiết kế, ý tưởng…
Thỏa thuận NDA này sẽ được thực hiện kết kết khi mà 2 công ty hoặc giữa cá nhân với nhau, cá nhân với doanh nghiệp đang xem xét kinh doanh, phải hiểu được quy trình sử dụng của nhau trong kinh doanh để nhằm mục đích đánh giá về mối quan hệ kinh doanh tiềm năng.
NDA được thỏa thuận dưới nhiều loại khác nhau và bạn có thể tham khảo để cùng xem có những loại nào dưới đây nhé.
Có 3 loại NDA cơ bản
No1: NDA đơn phương
NDA đơn phương được hiểu đơn giản là thỏa thuận này vẫn được thực hiện bởi 2 bên. Trong đó chỉ có 1 bên cung cấp, tiết lộ các bí mật, thông tin tài liệu nhất định của mình cho bên còn lại, tức là bên nhận thông tin và được ký kết thỏa thuận để giữ kín các bí mật đó.
Ví dụ đơn giản để bạn hiểu chính là bên có phát minh, sáng chế cung cấp cho bên khác, yêu cầu giữ kín bí mật sáng chế. Hoặc đơn giản chỉ là bảo vệ bí mật kinh doanh, thương mại, hạn chế việc tiết lộ những thông tin trước khi thực hiện công bố công khai. Ngoài ra thì cũng đơn giản chỉ là bên nhận không sử dụng hay tiết lộ thông tin mà không thực hiện bồi thường cho bên tiết lộ.
Với NDA song phương thì đây là thỏa thuận có liên quan tới cả 2 bên. Theo loại NDA này, cả 2 bên sẽ cùng cung cấp thông tin cho nhau và được yêu cầu bảo mật thông tin, tài liệu… Hiện nay loại NDA này được dùng cho những công ty, doanh nghiệp chuẩn bị sáp nhập hay liên doanh với nhau.
Ngoài 2 loại NDA trên thì loại tiếp theo cũng khá phổ biến là loại NDA đa phương. Nghĩa là NDA này có liên quan đến 3 hay nhiều hơn nữa. Trong đó 1 bên tiết lộ thông tin và các bên còn lại được yêu cầu giữ kín thông tin. Đây là loại giúp không còn bị bó buộc giữa loại đơn phương hay song phương.
Chẳng hạn như một cuộc thử nghiệm nào đó của một doanh nghiệp, muốn mời người tham gia test sản phẩm. Tuy nhiên vì chỉ còn đang trong quá trình thử nghiệm nên không được tiết lộ thông tin. Những người này được yêu cầu ký kết thỏa thuận NDA để bảo mật thông tin cho họ.
NDA đa phương sẽ được xem là loại NDA có lợi vì những bên liên quan có xem xét, thực thi và chỉ thực hiện 1 thỏa thuận đó. Tuy nhiên nếu như muốn có loại NDA này thì phải có 1 cuộc đàm phán phức tạp hơn nhằm đạt được sự đồng thuận và nhất trí về 1 thỏa thuận đa phương.
Vai trò của NDA là gì?
NDA có vai trò quan trọng đối với các cá nhân, doanh nghiệp tham gia đàm phán về các điều khoản hợp đồng, nhất là những thông tin bí mật không muốn tiết lộ. Trong trường hợp này, họ có thể thoải mái chia sẻ các thông tin mà không lo sợ bị tiết lộ ra ngoài hoặc không bị đối thủ biết được.
Mặt khác NDA cũng được áp dụng ở nhiều tình huống khác nhau. Ví dụ như, trong trường hợp hai công ty tham gia đàm phán về việc hợp tác kinh doanh nhưng muốn các bảo vệ các điều khoản và bảo vệ lợi ích của chính họ. Bằng thỏa thuận NDA, doanh nghiệp có quyền yêu cầu tất cả các bên liên quan không được tiết lộ thông tin về quy trình, kế hoạch kinh doanh…
Để bảo vệ NDA trong doanh nghiệp của bạn như thế nào
Đối với doanh nghiệp, NDA được xem là yếu tố vô cùng quan trọng. Tuy nhiên thì nhiều doanh nghiệp do chủ quan hay không quy định rõ ràng nên các thông tin quan trọng, bí mật kinh doanh bị tiết lộ. Vì thế để có 1 thỏa thuận NDA phù hợp, chắc chắn nhất, bạn có thể cùng chúng tôi xem xét cách để thực hiện NDA dưới đây.
Đối với 1 doanh nghiệp, NDA được xem là yếu tố vô cùng quan trọng
4 Bước để thực hiện NDA hoàn hảo cho doanh nghiệp
Để có thể bảo vệ được bí mật kinh doanh, các thông tin mật quan trọng của doanh nghiệp, bạn cần phải chú ý đến những bước được áp dụng dưới đây. Đó là những bước để tính toán, phòng ngừa thiệt hại, nhất là với những nhân viên trong công ty.
Bước 1: Yêu cầu nhân viên ký thỏa thuận NDA
Theo Điều 85 Bộ luật lao động Việt Nam “Nhân viên làm việc tại một doanh nghiệp có trách nhiệm bảo vệ tài sản, bí mật công nghệ và kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nếu nhân viên vi phạm hành vi tiết lộ bí mật công nghệ và kinh doanh, nhân viên đó sẽ chịu hình thức kỷ luật là sa thải.”
Thêm vào đó, Điều 129, khoản 5 Bộ luật lao động Việt Nam cũng có ghi “Nhân viên có năng lực về kỹ thuật và kỹ năng chuyên môn cao mà tiết lộ bí mật công nghệ và kinh doanh phải chịu trách nhiệm về việc bồi thường cho các thiệt hại đã gánh chịu.”
Vì thế tuân thủ theo 2 luật này, bạn cần ký kết với nhân viên thỏa thuận NDA vào chính thời điểm tuyển dụng hoặc vào thời điểm nhân viên thay đổi vị trí, chức vụ nhưng vẫn phải truy cập để lấy thông tin mật đó.
Bước 2: Thực hiện bảo vệ thông tin công ty trong phạm vi nội bộ
Ngoài thỏa thuận NDA, bạn sẽ phải ký thêm cả những thỏa thuận khác để nhằm đảm bảo quyền lợi, bí mật, tài liệu… Để có thể tăng thêm 1 lớp bảo vệ thì công ty cần có thêm cả rào chắn vật lý và có thể tùy theo đặc thù của ngành nghề mà thực hiện.
Chẳng hạn nếu công ty sản xuất bia thì công thức bí mật để tạo ra sự khác biệt thì nên để công thức đó vào két sắt hoặc nếu là công ty phần mềm máy tính thì nên mã hóa mật khẩu để ngăn cản những nhân viên có tay nghề kỹ thuật truy cập vào mã nguồn hoặc đối tượng của công ty.
Dù bằng cách nào đó bạn cũng nên thực hiện việc bảo vệ thông tin, cảnh giác đối với tất cả mọi nhân viên dù cho đã có thỏa thuận NDA.
Cần đảm bảo thực hiện NDA đầy đủ ngay cả với nhân viên trong công ty
Bước 3: Thực hiện việc phỏng vấn đối với nhân viên trước nghỉ việc
Đừng nghĩ rằng chỉ có phỏng vấn khi tuyển dụng mới quan trọng. Phỏng vấn khi nhân viên chuẩn bị nghỉ việc cũng quan trọng không kém. Bạn có thể xác định được chỗ mới mà nhân viên sẽ tới làm việc. Từ đó bạn đánh giá được liệu công việc mới của nhân viên của bạn có gây nguy hại cho thông tin cần bảo mật của công ty mình hay không.
Ngoài ra để đảm bảo an toàn nhất cho các thông tin, tài liệu, bạn cần phải thu hồi lại hết, yêu cầu nhân viên ký thỏa thuận để không được dùng hay chia sẻ bất cứ những thông tin nào đó liên quan đến bí mật doanh nghiệp của bạn.
Bước 4: Theo dõi nhân viên cũ & công ty mới của nhân viên đó
Để đảm bảo chắc chắn nhất nhân viên cũ của bạn không vi phạm thỏa thuận NDA, hãy theo dõi và kiểm soát để xem nhân viên đó khi làm việc ở công ty mới. Từ đó bạn đánh giá được thỏa thuận này có được thực hiện đúng hay không.
Bước đầu tiên quan trọng trong việc soạn thảo NDA là xác định thông tin nào sẽ được bảo vệ theo thỏa thuận. Trong nhiều trường hợp, NDA không chỉ áp dụng cho thông tin được cung cấp hoặc truy cập bởi bên nhận, mà còn cho tất cả các ghi chú, phân tích, tài liệu và tóm tắt do bên nhận chuẩn bị dựa trên thông tin bí mật đó. Cuối cùng, phạm vi bảo vệ của NDA sẽ phụ thuộc vào sức mạnh đàm phán tương đối của mỗi bên và bên nào là bên tiết lộ chính.
Bên tiết lộ chính thường theo đuổi một phạm vi bảo vệ rộng bao gồm tất cả thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm cả thông tin hữu hình và vô hình, bất kể thông tin đó được đánh dấu hay không đánh dấu và bất kỳ thông tin bí mật nào có thể đã được chia sẻ trước khi thông tin thực tế được chia sẻ. ngày của thỏa thuận bảo mật. Trong khi đó, bên nhận chính thường tìm cách hạn chế phạm vi bảo vệ, điều này có thể đạt được bằng cách yêu cầu thông tin bí mật đó được gắn nhãn là “bí mật” hoặc “độc quyền” và bằng cách chỉ bao gồm thông tin được tiết lộ kể từ ngày của NDA. Hầu hết các bên có thể tìm thấy điểm trung gian bằng cách đồng ý sử dụng “tiêu chuẩn hợp lý” để xác định phạm vi đầy đủ của những gì cấu thành thông tin bí mật. Nói cách khác, NDA sẽ bảo vệ bí mật bất kỳ thông tin nào mà “một người hợp lý trong các trường hợp sẽ coi là bí mật”.
2. Hạn chế phạm vi được phép sử dụng
Một điều khoản quan trọng khác liên quan đến nghĩa vụ của bên nhận đối với việc xử lý, bảo vệ và sử dụng thông tin bí mật. Cụ thể, NDA phải nêu chi tiết cách bên nhận có thể sử dụng thông tin được bảo vệ, cũng như bên nhận có thể chia sẻ thông tin đó với ai (cả bên trong và bên ngoài tổ chức của bên nhận).
a. Mục đích. Theo kinh nghiệm của tôi, hầu hết mọi NDA đều giới hạn việc sử dụng thông tin bí mật cho một mục đích cụ thể. Mục đích nên được soạn thảo trong phạm vi hẹp mà không ngăn cản bên nhận sử dụng đúng thông tin như dự định ban đầu. Ví dụ: nếu các bên đang khám phá các cơ hội cộng tác trong một dự án và ký kết thỏa thuận cho mục đích đó, thì NDA nên hạn chế việc sử dụng bất kỳ thông tin bí mật nào chỉ cho các mục đích của dự án cơ bản, do đó ngăn cản bên nhận sử dụng thông tin bí mật đó. thông tin vì lợi ích riêng của mình (ví dụ: trong một thỏa thuận phụ với đối thủ cạnh tranh của bên tiết lộ).
b. Người nhận. Các bên tiết lộ nói chung sẽ cho phép chia sẻ thông tin bí mật của họ với nhân viên của bên nhận và các bên đại diện được chỉ định khác, nhưng không phải không có giới hạn. Trong hầu hết các trường hợp, việc tiết lộ như vậy chỉ được phép trong phạm vi mà các bên đó (i) cần biết thông tin liên quan đến mục đích, (ii) được thông báo về tính chất bí mật của thông tin đó và (iii) bị ràng buộc bởi các nghĩa vụ bảo mật không kém bảo vệ hơn so với những người trong NDA. Trong một số trường hợp, những người đại diện này được yêu cầu ký một thỏa thuận bằng văn bản để duy trì các nghĩa vụ này. Cuối cùng, để tăng cường bảo vệ, NDA có thể bao gồm một điều khoản quy định bên nhận phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với bất kỳ vi phạm bảo mật nào do đại diện của họ tiết lộ thông tin.
c. Thái độ. Ngoài các hạn chế đối với việc sử dụng được phép, bên nhận phải được yêu cầu bảo vệ thông tin bí mật khỏi bất kỳ việc sử dụng, truy cập hoặc tiết lộ trái phép nào theo một mức độ cẩn trọng nhất định. Ví dụ: một số NDA sẽ yêu cầu bên nhận sử dụng “mức độ quan tâm hợp lý về mặt thương mại”, trong khi những NDA khác sẽ yêu cầu “tiêu chuẩn quan tâm không thấp hơn tiêu chuẩn mà bên nhận sử dụng để bảo vệ thông tin bí mật của chính họ”. Lựa chọn thứ ba là đưa cả hai tiêu chuẩn chăm sóc vào NDA và ràng buộc bên nhận với tiêu chuẩn cao hơn nếu đó là tiêu chuẩn được sử dụng cho thông tin bí mật của chính họ.
3. Khắc phục các loại trừ
Luôn có những loại trừ đối với định nghĩa về thông tin bí mật trong NDA, nhưng mức độ loại trừ thông tin nhất định có thể được thương lượng. Thông thường, bất kỳ thông tin nào có sẵn cho công chúng mà không phải do lỗi của bên nhận đều bị loại trừ khỏi sự bảo vệ, cũng như thông tin mà bên nhận có được trên cơ sở không bảo mật từ một bên thứ ba không bị ràng buộc bởi nghĩa vụ bảo mật của chính họ với tôn trọng những thông tin đó.
Các loại trừ bổ sung có thể được bao gồm đối với thông tin đã thuộc quyền sở hữu của bên nhận trước khi được bên tiết lộ tiết lộ hoặc được bên nhận phát triển độc lập mà không tham chiếu đến hoặc sử dụng thông tin bí mật. Trong những tình huống này, người ta thường yêu cầu bên nhận cung cấp tài liệu để chứng minh tình trạng loại trừ của thông tin đó. Cuối cùng, việc buộc phải tiết lộ thông tin bí mật theo lệnh của tòa án hoặc pháp nhân khác thường được cho phép theo NDA. Tuy nhiên, bên tiết lộ thường tìm cách yêu cầu họ được thông báo về các lệnh đó và bên nhận có nghĩa vụ đảm bảo xử lý bí mật thông tin đó khi tuân thủ lệnh pháp lý.
4. Trả lại thông tin mật
Hầu hết các NDA bao gồm một điều khoản yêu cầu bên nhận trả lại thông tin bí mật theo yêu cầu của bên tiết lộ bất cứ lúc nào, cho dù trong thời hạn của thỏa thuận hay sau đó. Thông thường, bên nhận phải tự động trả lại thông tin đó khi hết hạn hoặc chấm dứt NDA. Trong một số trường hợp, bên tiết lộ có quyền buộc bên nhận tiêu hủy thông tin đó theo yêu cầu của họ, thay vì trả lại thông tin đó, đồng thời yêu cầu xác nhận bằng văn bản về việc tiêu hủy đó.
5. Áp đặt giới hạn thời gian
NDA có thể tuân theo một thời hạn cụ thể, trong khi bản thân nghĩa vụ bảo mật có thể tồn tại trong một khoảng thời gian dài hơn. Ví dụ, thời hạn của NDA có thể là một (1) năm, nhưng nghĩa vụ giữ bí mật một số thông tin nhất định có thể là ba (3) năm. Thời hạn mở rộng này hay còn gọi là “thời hạn sau” có thể bắt đầu vào ngày thông tin được tiết lộ hoặc có thể bắt đầu khi NDA chấm dứt hoặc hết hạn. Một số NDA tồn tại vĩnh viễn, cùng với các nghĩa vụ bảo mật cụ thể của chúng. Tuy nhiên, hầu hết các bên muốn đàm phán một khoảng thời gian hợp lý cho cả thời hạn thỏa thuận và khoảng thời gian để các nghĩa vụ bảo mật có hiệu lực dựa trên những gì có ý nghĩa trong tình huống. Một điểm thú vị cần lưu ý là bí mật thương mại thường được bảo vệ miễn là chúng được bảo vệ bằng bảo vệ bí mật thương mại và một số NDA sẽ đặc biệt bao gồm một điều khoản đánh vần điều đó vì loại bảo vệ này thường tồn tại lâu hơn thời hạn của NDA hoặc của nó. nghĩa vụ bảo mật.
6. Phân bổ trách nhiệm
Khi xử lý thông tin độc quyền và có giá trị nhất của một bên, mọi hành vi tiết lộ trái phép thông tin đó đều có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho bên đó. Theo đó, NDA phải luôn bao gồm các điều khoản về trách nhiệm pháp lý; và thông thường, chúng bao gồm ba thành phần cụ thể:
a. Không có nghĩa vụ hoặc trách nhiệm pháp lý. Điều khoản này nhằm bảo vệ bên tiết lộ khỏi trách nhiệm pháp lý trong trường hợp bên nhận khiếu nại rằng họ đã phải chịu thiệt hại do dựa vào thông tin bí mật của bên tiết lộ. Để làm được điều này, NDA sẽ bao gồm một điều khoản quy định rằng bên tiết lộ không đưa ra tuyên bố hay bảo đảm nào về tính chính xác hoặc đầy đủ của thông tin được tiết lộ và hơn nữa, bên tiết lộ không chịu trách nhiệm pháp lý đối với bên nhận (hoặc bất kỳ ai khác, về điều đó). quan trọng) về cách thông tin đó được sử dụng bởi bên nhận hoặc đại diện của họ hoặc cho bất kỳ lỗi hoặc thiếu sót nào có thể được tìm thấy trong đó.
b. Không chuyển quyền sở hữu. Mặc dù điều khoản này không phải là tiêu chuẩn trong tất cả các NDA, nhưng sẽ hữu ích nếu làm rõ rằng việc tiết lộ thông tin bí mật không cấu thành việc chuyển giao quyền sở hữu hoặc cấp bất kỳ giấy phép nào đối với thông tin đó. Khẳng định này có thể là một tuyên bố đơn giản rằng bên tiết lộ vẫn là chủ sở hữu của bất kỳ thông tin được tiết lộ nào, giữ lại toàn bộ quyền, tư cách và lợi ích của mình đối với thông tin bí mật đó. Bằng cách bao gồm điều khoản này, bên tiết lộ có khả năng ngăn chặn bất kỳ khiếu nại nào của bên nhận về việc đã nhận được giấy phép ngầm hoặc quyền sử dụng thông tin của bên tiết lộ cho bất kỳ mục đích nào ngoài phạm vi của NDA.
c. Yêu cầu giảm nhẹ. Trong trường hợp bên nhận vi phạm nghĩa vụ bảo mật của mình, bên tiết lộ có thể khó định lượng thiệt hại gây ra dưới hình thức thiệt hại tiền tệ. Do đó, NDA thường bao gồm một điều khoản cho phép cứu trợ theo lệnh hoặc công bằng. Trong điều khoản này, bên tiết lộ có quyền tìm kiếm và được ban hành lệnh cấm hoặc biện pháp cứu trợ công bằng khác ngoài bất kỳ biện pháp khắc phục nào khác có sẵn cho bên đó theo thỏa thuận, theo luật hoặc theo luật công bằng. Ví dụ: nếu bên nhận đăng một số thông tin bí mật của bên tiết lộ trên trang web của mình hoặc sử dụng thông tin đó cho mục đích không được phép theo NDA, tòa án có thể yêu cầu xóa ngay thông tin đó khỏi trang web hoặc yêu cầu bên nhận theo cách khác. để tránh việc sử dụng trái phép như vậy.
Thỏa thuận NDA (Non-Disclosure Agreement) là một hợp đồng riêng tư giữa hai hoặc nhiều bên, trong đó một bên cam kết không tiết lộ thông tin bí mật của bên kia cho bất cứ ai khác. NDA có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau, từ việc giữ bí mật về một sản phẩm sắp ra mắt đến việc bảo vệ thông tin cá nhân của một công ty. Để đảm bảo sự an toàn và bảo mật cho công ty của bạn, hiểu được về thỏa thuận NDA là gì và các luật pháp liên quan để chắc chắn rằng bạn đang sử dụng nó đúng cách.
Tax Plus Blog cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi bài viết này. Tax Plus chúc bạn một ngày mới tràn đầy năng lượng, hãy ghé thăm Website để cập nhật những thông tin chi tiết và chuyên sâu nhất.
Xuất bản ngày: 25/11/2019 @ 21:45
Mai Khánh Hưng
Tôi là Mai Khánh Hưng - CEO của Taxplus Solution. Mong rằng những nội dung tôi chia sẻ có thể giúp ích cho quý anh chị đang kinh doanh và sẽ kinh doanh trong thời gian tới. Hãy kết nối với tôi nếu cần một cố vấn!
