Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự đúng quy định pháp luật

Khi có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự, việc nộp đầy đủ giấy tờ và tài liệu lên cơ quan có thẩm quyền là điều cần thiết. Trong đó, Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là một trong những giấy tờ quan trọng để người có yêu cầu điền thông tin và nộp. Thông tin này sẽ được cơ quan có thẩm quyền sử dụng để chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự cho người có yêu cầu. Vì vậy, việc điền thông tin đầy đủ và chính xác vào Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là rất quan trọng để đảm bảo quá trình xử lý đơn được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Nếu bạn đang tìm kiếm Mẫu Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự chuẩn quy định, hãy tham khảo mẫu Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự của TaxPlus dưới đây.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Nội dung quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP cho biết Hợp pháp hóa lãnh sự được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Tóm lại, Hợp pháp hóa lãnh sự là quá trình cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận tính hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài bằng cách chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên đó để giấy tờ, tài liệu đó có thể được sử dụng và công nhận tại Việt Nam.

Cơ quan nào có thẩm quyền chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam?

Theo Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định như sau:

“Điều 5. Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam

1. Bộ Ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước.

Bộ Ngoại giao có thể ủy quyền cho cơ quan ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

2. Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài.”

Vì vậy, những cơ quan được đề cập ở trên là những cơ quan có thẩm quyền chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam.

Thủ tục thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 1: Nộp hồ sơ

Người có yêu cầu thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự nộp hồ sơ tại Bộ Ngoại giao hoặc tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài. Theo quy định tại Điều 14 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 của Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Bộ Ngoại giao phải bao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ của Điều 14 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Bộ Ngoại giao.
• Trong trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP, phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Theo Điều 15 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 9 của Thông tư 01/2012/TT-BNG, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải bao gồm:

• 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định;
• Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp;
• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân đối với trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện;
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm;
• 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;
• 01 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ của Điều 15 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP để lưu tại Cơ quan đại diện.
• Trong trường hợp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được gửi qua đường bưu điện theo quy định tại khoản 2 Điều 6 của Nghị định 111/2011/NĐ-CP, phải kèm theo phong bì có ghi rõ địa chỉ người nhận.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

• Cán bộ tiếp nhận hồ sơ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự phải xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
• Trong trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ đề nghị cơ quan này xác minh.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ, Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ tiến hành thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này.

*Thời hạn giải quyết là 01 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đủ hồ sơ. Nếu hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không vượt quá 05 ngày làm việc.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự là bao lâu?

Căn cứ vào khoản 3 Điều 17 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được quy định như sau:

• Sổ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, phần mềm quản lý trên máy tính, hồ sơ về các trường hợp giấy tờ giả mạo hoặc cấp sai quy định, các giấy tờ liên quan đến việc xác minh sẽ được lưu trữ trong thời hạn 10 năm.
• Hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự không thuộc diện nêu tại điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định 111/2011/NĐ-CP sẽ được lưu trữ trong thời hạn 03 năm.

Mẫu Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

Tải xuống mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự: TẠI ĐÂY

Lời kết

Tóm lại, việc thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự là cần thiết đối với những giấy tờ, tài liệu có liên quan đến quyền lợi của công dân Việt Nam khi ở nước ngoài. Để thực hiện thủ tục này, người yêu cầu cần nộp đầy đủ hồ sơ theo mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP. Qua đó, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ trong thời gian 01 ngày làm việc, đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của giấy tờ, tài liệu được đề nghị. Việc sử dụng đúng mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự và đảm bảo tính chính xác trong quá trình nộp hồ sơ sẽ giúp người yêu cầu tiết kiệm thời gian và đảm bảo kết quả thuận lợi.

Nếu quý khách cần tìm hiểu thêm về các quy trình và thủ tục cụ thể như dịch vụ kế toán trọn gói, chăm sóc website, thuê văn phòng trọn gói, thuê văn phòng ảo hay thuê chỗ ngồi làm việc, cũng như dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, hãy đến với TaxPlus – đối tác đáng tin cậy của quý khách hàng.

Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng trong mọi thắc mắc và giúp quý khách hàng hoàn thành các thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để được tư vấn và hỗ trợ, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 0853 9999 77. Chúng tôi sẽ phản hồi yêu cầu của quý khách hàng trong thời gian sớm nhất, cam kết mang lại cho quý khách hàng dịch vụ tốt nhất từ TaxPlus.

Câu hỏi thường gặp

Các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự?

Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG quy định các loại giấy tờ không được hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

• Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
• Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
• Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.
• Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Các loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự?

Theo Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, các loại giấy tờ được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

• Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
• Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
• Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.