Kaizen là gì? Lợi ích khi sử dụng phương pháp Kaizen

Kaizen là gì được rất nhiều người làm kinh doanh quan tâm tìm hiểu. Đây là một trong những triết lý hiệu quả, mang lại những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp. Vậy Kaizen có đặc điểm và lợi ích gì? Hãy cùng TaxPlus tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế quen thuộc của người Nhật Bản. Cụ thể, Kaizen là gì được ghép bởi 2 từ 改 (“kai”) và từ 善 (“zen”). Chúng mang ý nghĩa là sự thay đổi tốt hơn hay là “cải tiến liên tục”.

Tương đồng với thuật ngữ này, trong tiếng Anh cũng có cụm từ “ongoing improvement”. Trong kinh doanh, nó chỉ sự cải tiến liên tục các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình thông qua những sáng kiến đột phá.

Do đó, Kaizen chính là sự cải tiến áp dụng trên từng quá trình, được thực hiện liên tục nhằm đạt được kết quả về lâu dài. Những thay đổi liên quan đến chất lượng hàng hoá, công việc hay sử dụng thiết bị mới đều được sử dụng trong Kaizen.

Được nhắc đến như một phương pháp triết lý kinh doanh, Kaizen là những cải tiến nhỏ mang tính chất tăng dần. Nó hứa hẹn sẽ mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài.

Đặc điểm và đối tượng áp dụng của Kaizen

Đặc điểm của Kaizen

Kaizen là những cải tiến nhỏ mang tính chất tăng dần nhưng mang lại kết quả ấn tượng trong một thời gian dài. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng tìm hiểu các đặc điểm của Kaizen là gì dưới đây:

• Kaizen là cả một quá trình cải tiến liên tục ở nơi làm việc, bao gồm tất cả các quy mô cải tiến nhỏ hay lớn.
• Quy trình cả tiến sẽ tập trung nâng cao năng suất làm việc và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.
• Kaizen được triển khai dựa trên những sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên cùng với ban lãnh đạo đứng đầu.
• Kaizen là công cụ hữu hiệu nhất khi thu thập và phân tích dữ liệu, nhấn mạnh các hoạt động nhóm.
• Kaizen được tiếp cận theo cả một quá trình, cho nên khi quá trình được cải tiến thì kết quả sẽ được cải tiến theo đó. Nếu khi kết quả cải tiến không đạt được thì đó là lỗi sai khi áp dụng quá trình đó. Lúc này, người đứng đầu doanh nghiệp cần nhanh chóng nắm được và khắc phục lỗi sai này.

Đối tượng áp dụng của Kaizen

Mọi tổ chức, mọi doanh nghiệp có nhu cầu thúc đẩy nâng cao chất lượng, hoạt động cải tiến. Vì vậy, phương pháp Kaizen có thể được áp dụng rộng khắp, không phân biệt ngành nghề và quy mô.

Các doanh nghiệp chỉ cần có sự nghiên cứu, ứng dụng Kaizen phù hợp với mô hình kinh doanh của mình để đạt được kết quả cao nhất.

Lợi ích khi sử dụng phương pháp Kaizen

Áp dụng Kaizen sẽ giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích hữu hình và vô hình. Những lợi ích đó bao gồm:

Mục tiêu xứng đáng

Kaizen là một phương pháp cải tiến mang lại lợi ích cho tất cả các đối tượng liên quan. Đó không chỉ là doanh nghiệp, nhân viên, khách hàng mà còn tác động tới đối tác, các nhà cung ứng…

Đặc biệt, phương pháp này ghi nhận và khen thưởng những nỗ lực của nhân viên khi hoàn thành mục tiêu.  Kaizen mang lại cho đội ngũ nội bộ một cảm giác được đánh giá cao, những nỗ lực của mình có giá trị.

Giúp xây dựng kỹ năng lãnh đạo

Mỗi đội Kaizen phải cử ra một trưởng nhóm để phải trách nhiệm tổ chức, phối hợp thực hiện Kaizen. Trưởng nhóm cũng đảm nhận nhiệm vụ tìm kiếm các sự trợ giúp khi cần thêm các nguồn lực khác.

Tuy nhiên, vị trí này không yêu cầu bắt buộc là một quản lý hay có chức vụ cao. Chỉ cần bạn là một nhân viên có kinh nghiệm, kiến thức về Kaizen cũng có thể đảm nhận vai trò này. Vì vậy, thực hiện Kaizen giúp bạn học hỏi và nâng cao kỹ năng lãnh đạo, tạo bước tiến cho tương lai.

Tinh thần đồng đội được cải thiện

Cải thiện và thúc đẩy tinh thần đồng đội là một trong những lợi thế của Kaizen. Bởi lẽ, khi tất cả các thành viên Kaizen giải quyết các vấn đề cùng nhau, họ sẽ có cơ hội cùng phát triển, cải thiện bản thân.

Từ đó, mối quan hệ đồng nghiệp trở nên thân thiết và nâng cao tinh thần đồng đội. Đồng thời, làm việc theo nhóm sẽ làm sự hợp tác của các phòng ban và nhân viên gắn kết hơn. Nhờ vậy, đội ngũ cùng học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau, cùng nhau giải quyết các vấn đề phát sinh.

Cải thiện hiệu suất công việc một cách tốt hơn

Một trong những lợi thế của Kaizen là hiệu suất làm việc được cải thiện một cách đáng kể. Kaizen giúp thúc đẩy quá trình làm việc hiệu quả, đẩy mạnh chất lượng dịch vụ.

Ngoài ra, để đạt được đỉnh cao về hiệu suất làm việc, công ty còn quyết định loại bỏ những công nhân làm việc không đạt yêu cầu. Từ đó, phần nào Kaizen cũng đã giảm thiểu sai sót và tối đa hóa năng suất trong công việc.

Giảm thiểu sự lãng phí kinh phí trong kinh doanh. 

Đây cũng là một ưu điểm không thể bỏ qua của Kaizen. Bất kỳ nhà quản lý nào cũng mong muốn giảm sự lãng phí trong các khâu sản xuất kinh doanh.

Do vậy, ban lãnh đạo và nhân viên đều có trách nhiệm xác định sự lãng phí ở đâu để thực hiện các thay đổi liên tục và khắc phục chúng. Khi các nguồn lực được sử dụng một cách thận trọng và hợp lý, chắc chắn việc kinh doanh trở sẽ trở nên hiệu quả hơn.

Xem thêm:

• Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
• Dịch vụ kế toán thuế trọn gói

Các nguyên tắc cần biết khi áp dụng Kaizen trong sản xuất

Luôn đặt lợi ích của khách hàng lên trên đầu tiên

Kaizen là gì cũng nhấn mạnh vào sự hài lòng của khách hàng. Bởi lẽ các sản phẩm, dịch vụ đều phải đáp ứng được ít nhất một mong muốn của người dùng và thị trường.

Khi đó, Kaizen sẽ tập trung cải tiến, gia tăng lợi ích để hài lòng khách hàng. Cùng với đó, doanh nghiệp phải loại bỏ các hoạt động không hướng đến lợi ích của khách hàng nếu muốn bứt phá hơn nữa.

Cùng xây dựng văn hóa làm việc “không đổ lỗi”

Mỗi cá nhân đều phải có trách nhiệm hoàn thành tốt công việc đã được giao. Nếu có xảy ra sai sót trong quá trình làm việc thì sẽ bị quy trách nhiệm.

Điều quan trọng là bạn không đổ lỗi cho bất kỳ ai hoặc bất kỳ lý do nào không chính đáng. Cá nhân, phòng ban phải cùng nhau cố gắng tối đa hoàn thành việc sửa lỗi để đạt mục đích chung.

Không ngừng cải tiến

Bạn cần phải luôn luôn cập nhật các nhu cầu, thị hiếu và xu hướng mới. Theo sự phát triển của xã hội, người tiêu dùng đang đòi hỏi nhiều hơn ở sản phẩm, dịch vụ.

Ví dụ, ngày nay mọi người tìm kiếm các sản phẩm hữu cơ, tốt cho sức khỏe hay các sản phẩm tiện ích, tự động hóa cao. Chính vì thế, doanh nghiệp phải không ngừng cải tiến để phát triển.

Xây dựng tốt mối quan hệ giữa đồng nghiệp

Nếu bạn còn băn khoăn các điều kiện áp dụng Kaizen là gì trong sản xuất, hãy lưu ý rằng Kaizen cần một môi trường làm việc tích cực. Doanh nghiệp cần xây dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài cho nhân viên.

Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp “mở”

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở có nghĩa là mọi nhân viên đều có quyền yêu cầu cấp trên và đồng nghiệp giúp đỡ cải thiện điểm yếu. Họ cũng có thể nhờ các chuyên viên, lãnh đạo cao hơn tư vấn hướng giải quyết trong công việc. Tất cả mọi người đều cùng giúp đỡ nhau đi lên trong công việc.

Rèn luyện ý thức tự giác, kỷ luật

Nhân viên cần phải tuân thủ theo đúng quy định mà công ty đặt ra, đặt lợi ích công việc lên trên hết. Trong công sở, bạn phải bỏ qua lợi ích cá nhân và cùng bám đuổi một mục tiêu chung. Như vậy, giá trị cốt lõi của công ty mới được đề cao và phát huy tác dụng.

Thông tin đến mọi nhân viên

Nhân viên sẽ không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu như không nắm rõ được hình hiện tại của công ty. Ban quản lý cần phải thông báo cụ thể cho từng phòng ban, sau đó truyền đạt lại cho nhân viên.

Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng cần triển khai phương pháp đào tạo nội bộ để đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc. Nhà quản lý cũng cần phân quyền cụ thể cho từng nhân viên để rèn tính chủ động trong công việc.

Cuối cùng, sau khi kết thúc dự án, việc khuyến khích nhân viên đưa ý kiến đóng góp và phản hồi là vô cùng quan trọng. Như vậy, công ty sẽ đánh giá hiệu quả, rút ra những kinh nghiệm cho các chiến dịch sau.

Xác định thời điểm để áp dụng mô hình Kaizen

Theo đúng mô hình Kaizen thì đây là quá trình cải tiến liên tục không ngừng nghỉ. Vì vậy, doanh nghiệp cần áp dụng vào những thời điểm phù hợp.

Nếu doanh nghiệp đang khủng hoảng, Kaizen sẽ là chiến lược bắt buộc sử dụng. Nó giúp tổ chức phân tích thị trường, xác định đúng thời điểm tăng trưởng tốt.

Lưu ý cho doanh nghiệp khi tiến hành mô hình Kaizen

Chương trình Kaizen 5s được áp dụng rộng rãi

Chương trình 5s của Kaizen là gì? Nó là một trong những phong cách lãnh đạo, sắp xếp quá trình làm việc cũng như các quy tắc về tính tự giác của con người.

Mô hình Kaizen 5s cũng được phát minh bởi người Nhật và được dịch theo nhiều ngôn ngữ khác nhau. Về cơ bản ý nghĩa của mô hình này gồm có:

• Seiri: có nghĩa là phân loại, sàng lọc kỹ lưỡng, để chọn ra những vật dụng hữu ích. Loại bỏ những thứ không cần đến trong công việc để hoàn thành tốt hơn.
• Seiton: Sắp xếp các điều cần thiết, còn lại theo hướng dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Giúp quá trình làm việc trở nên dễ dàng và hiệu quả.
• Seiso: là dọn dẹp sạch sẽ, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc, cải thiện môi trường một cách tốt nhất.
• Seiketsu: chăm sóc bài bản các mục tiêu Kaizen, không được làm việc ngẫu hứng.
• Shitsuke: Giáo dục, giúp hình thành những thói quen sẵn sàng tham gia chương trình 5s đối với tất cả nhân viên của công ty.

 Xem thêm:

• Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói
• Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc

Lời kết

Bên trên là bài viết của Tax Plus Blog về Kaizen là gì? Lợi ích khi sử dụng phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp.

Có thể nói, Kaizen là một sự kiên trì, bền bỉ thay đổi từ các khâu nhỏ nhất. Kaizen còn là đóng góp của nhiều cá nhân vì lợi ích lớn của tập thể. Chính vì thế, bạn hãy áp dụng ngay mô hình Kaizen để công ty đạt được hiệu quả tốt nhất!