Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty – Chuẩn pháp lý 2023

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty là một trong những thủ tục quan trọng để mở rộng hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thực hiện thủ tục này không hề đơn giản và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng cũng như hiểu rõ về quy trình và các văn bản cần thiết. Trong bài viết này, TaxPlus sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần biết về hồ sơ thành lập chi nhánh công ty, giúp bạn hoàn thành thủ tục một cách đầy đủ và hiệu quả. Hãy cùng tìm hiểu để đưa doanh nghiệp của bạn tiến xa hơn trên con đường phát triển kinh doanh!

Chi nhánh là gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có trách nhiệm thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Nói một cách khác, chi nhánh là một cách cho các doanh nghiệp muốn thành lập thêm một đơn vị phụ thuộc tại một địa điểm khác ngoài trụ sở chính, để thực hiện một phần hoặc toàn bộ chức năng của doanh nghiệp dưới sự ủy quyền.

Các điều kiện cần thiết để thành lập chi nhánh công ty

Các điều kiện cần thiết để thành lập chi nhánh công ty bao gồm:

1. Điều kiện về tư cách hoạt động của chi nhánh: Công ty phải được thành lập trước và có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới được thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh. Việc thành lập chi nhánh không thể thực hiện cùng với thủ tục thành lập công ty.
2. Điều kiện về tên chi nhánh: Chi nhánh phải mang tên của doanh nghiệp, kèm theo phần bổ sung tương ứng xác định chi nhánh đó. Tên chi nhánh phải viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên chi nhánh phải bao gồm tên công ty kèm theo cụm từ “Chi nhánh” đối với chi nhánh. Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh của doanh nghiệp có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
3. Điều kiện trụ sở chính chi nhánh: Trụ sở chính của chi nhánh là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại cùng một địa phương theo địa giới hành chính.
4. Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh chi nhánh: Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Chi nhánh công ty chỉ được đăng ký các ngành nghề mà công ty đã đăng ký.
5. Điều kiện về người đứng đầu chi nhánh: Người đứng đầu chi nhánh là cá nhân, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự, có thể là ngngười khác hoặc thành viên công ty. Người đứng đầu chi nhánh không được bị treo mã số thuế trên hệ thống đăng ký thuế và đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

6. Điều kiện về vốn điều lệ của chi nhánh: Chi nhánh không có vốn điều lệ riêng, vốn điều lệ của chi nhánh được phân bổ từ vốn điều lệ của công ty.

Các điều kiện trên cần được đáp ứng đầy đủ và chính xác khi đăng ký thành lập chi nhánh. Việc tuân thủ các quy định này sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tránh được các rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

Theo quy định tại khoản 1 Điều 45 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hồ sơ thành lập chi nhánh công ty phải gồm các giấy tờ sau:

1. Thông báo thành lập chi nhánh (do người đại diện theo pháp luật ký).
2. Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh, tùy theo loại công ty sẽ có quyết định của chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, đại hội đồng cổ đông công ty cổ phần hoặc quyết định của thành viên công ty hợp danh.
3. Biên bản họp về việc thành lập chi nhánh (doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên không cần có loại biên bản này).
4. Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
5. Giấy tờ cá nhân chứng thực của người đứng đầu chi nhánh, bao gồm:

• Cá nhân có quốc tịch Việt Nam: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu.
• Cá nhân có quốc tịch nước ngoài: Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu.
• Văn bản ủy quyền (nếu có).

6. Đối với một số ngành nghề do pháp luật quy định, bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của người đứng đầu chi nhánh (hoặc của cá nhân khác thuộc chi nhánh) sẽ được yêu cầu.

Xem thêm:

• Chi phí thành lập công ty – Chuẩn pháp lý 2023
• Doanh nghiệp chế xuất có phải nộp thuế nhập khẩu? – Chuẩn pháp lý 2023

Mẫu thông báo thành lập chi nhánh công ty

Tải về TẠI ĐÂY

Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty tại đâu?

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty theo một trong những hình thức sau đây:

1. Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng: Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).
3. Trường hợp đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh: Người nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh, văn bản ủy quyền phải có thông tin liên hệ của người ủy quyền để xác thực việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.

Quy trình thành lập chi nhánh công ty

Thủ tục thành lập chi nhánh bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để thành lập chi nhánh

Công ty chuẩn bị các hồ sơ và tài liệu cần thiết như đã trình bày trong phần trên để thành lập chi nhánh.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty và thanh toán phí công bố thông tin

Công ty nộp hồ sơ thành lập chi nhánh và thanh toán phí công bố thông tin tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chi nhánh.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và công bố

Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ khi đầy đủ hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và công bố thông tin về chi nhánh. Trường hợp từ chối, cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Bước 4: Công bố thông tin về việc thành lập chi nhánh sau khi thành lập

Sau khi hoàn thành việc thành lập chi nhánh và nhận được giấy chứng nhận đăng ký, doanh nghiệp cần thông báo việc đăng ký hoạt động chi nhánh cho cơ quan thuế và nộp hồ sơ khai thuế ban đầu nếu chi nhánh đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác. Ngoài ra, chi nhánh còn phải nộp báo cáo thuế định kỳ tới cơ quan thuế theo quý và năm.

Chi phí thành lập chi nhánh công ty năm 2023

Theo quy định năm 2023, chi phí thành lập chi nhánh công ty sẽ bao gồm các khoản chi phí sau:

1. Phí xin cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh chi nhánh: 200.000 đồng;
2. Phí công bố thông tin thành lập chi nhánh: 100.000 đồng;
3. Phí khắc dấu chi nhánh: 600.000 đồng;
4. Phí mua chữ ký số để kê khai báo cáo thuế chi nhánh: từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng (tùy thuộc vào nhà cung cấp);
5. Phí mua hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn: 2.000.000 đồng (500 số hóa đơn);
6. Phí làm biển hiệu chi nhánh: 300.000 đồng.

Hoàn tất các thủ tục sau khi thành lập chi nhánh công ty

Khắc dấu cho chi nhánh

Sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh ở tỉnh khác, nếu có nhu cầu sử dụng con dấu thì phải tiến hành khắc con dấu và đăng ký sử dụng con dấu cho chi nhánh.

Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài của chi nhánh

Mức thu lệ phí môn bài mà chi nhánh phải nộp là 1.000.000 đồng/năm:

• Nếu chi nhánh được thành lập trong khoảng thời gian 06 tháng đầu năm (từ 01/01 đến ngày 30/06), thì nộp lệ phí môn bài cho cả năm: 1.000.000 đồng.
• Nếu thành lập trong 06 tháng cuối năm (từ ngày 01/07 đến ngày 31/12 của năm), thì năm đầu tiên chỉ nộp 50% mức lệ phí môn bài cho cả năm: 500.000 đồng. Chi nhánh phải kê khai và nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Mở tài khoản ngân hàng cho chi nhánh công ty

Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh thì chi nhánh công ty có thể mở tài khoản ngân hàng.

Chi nhánh công ty có trách nhiệm thông báo số tài khoản của chi nhánh tới Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư đã cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh trong thời gian 10 ngày kể từ ngày có tài khoản ngân hàng. Làm biển và treo biển công ty tại trụ sở chính

Chi nhánh phải treo biển chi nhánh công ty tại trụ sở chi nhánh với các nội dung như sau:

• Tên cơ quan chủ quản (cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động tức Sở Kế hoạch và Đầu tư);
• Tên chi nhánh, địa chỉ trụ sở, số điện thoại hoặc email (nếu có).

Mua chữ ký số điện tử và thực hiện nộp thuế điện tử

Chi nhánh phải mua chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế điện tử cho chi nhánh.

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận hoạt động, nhân viên công ty phải gửi thông tin đăng ký hoạt động chi nhánh cho cơ quan thuế, nộp hồ sơ khai thuế ban đầu nếu chi nhánh đặt ở tỉnh thành phố trực thuộc trung ương khác. Ngoài ra, vào định kỳ tháng quý, chi nhánh cũng phải thực hiện khai thuế Giá trị gia tăng về các khoản thu chi của chi nhánh.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi.

Lời kết

Như vậy, để thành lập chi nhánh công ty, các thủ tục cần phải hoàn tất bao gồm khắc dấu, nộp thuế môn bài, mở tài khoản ngân hàng, làm biển và treo biển công ty, mua chữ ký số điện tử và đăng ký thay đổi nội dung giấy chứng nhận. Việc chuẩn bị hồ sơ thành lập chi nhánh công ty là một việc làm quan trọng và phức tạp, nhưng đây cũng là bước đầu tiên để khởi đầu cho hoạt động kinh doanh của công ty. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu thêm thông tin về các thủ tục thành lập chi nhánh công ty, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

Nếu quý khách cần tìm hiểu thêm về các quy trình và thủ tục cụ thể như dịch vụ kế toán trọn gói, chăm sóc website, thuê văn phòng trọn gói, thuê văn phòng ảo hay thuê chỗ ngồi làm việc, cũng như dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói, hãy đến với TaxPlus – đối tác đáng tin cậy của quý khách hàng.

Đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ quý khách hàng trong mọi thắc mắc và giúp quý khách hàng hoàn thành các thủ tục pháp lý một cách nhanh chóng và hiệu quả. Để được tư vấn và hỗ trợ, quý khách hàng có thể liên hệ với chúng tôi qua số hotline: 0853 9999 77. Chúng tôi sẽ phản hồi yêu cầu của quý khách hàng trong thời gian sớm nhất, cam kết mang lại cho quý khách hàng dịch vụ tốt nhất từ TaxPlus.

Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cần bao nhiêu bộ?

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cần chuẩn bị ít nhất 01 bộ.

Những giấy tờ cần thiết để thành lập chi nhánh công ty là gì?

Để thành lập chi nhánh công ty, cần chuẩn bị các giấy tờ như: Giấy đề nghị đăng ký thành lập chi nhánh, bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của công ty mẹ, bản sao quyết định thành lập chi nhánh của công ty mẹ, …

Thủ tục nộp hồ sơ thành lập chi nhánh công ty như thế nào?

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người đại diện phải đến cơ quan đăng ký kinh doanh để nộp hồ sơ và đăng ký thành lập chi nhánh công ty.

Trong quá trình thành lập chi nhánh công ty, có cần đăng ký sử dụng con dấu cho chi nhánh không?

Có, sau khi được cấp giấy chứng nhận hoạt động của chi nhánh, nếu có nhu cầu đăng ký sử dụng con dấu thì tiến hành khắc con dấu và đăng ký sử dụng con dấu cho chi nhánh.

Chi nhánh công ty có trách nhiệm nộp thuế môn bài không?

Có, mức thu lệ phí môn bài mà chi nhánh phải nộp là 1.000.000 đồng/năm. Chi nhánh kê khai và nộp thuế môn bài trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.