Follow up email là gì? – Cách viết chuyên sâu Follow-up email hiệu quả để...

Follow up email là chuỗi email được gửi tới khách hàng tiềm năng nhằm nhắc nhở, gây sự chú ý tới doanh nghiệp và thúc đẩy hành vi mua hàng. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về follow up email và cách viết follow up email giúp tăng tỷ lệ phản hồi trong bài viết này.

Follow-up email chính là giải pháp giúp bạn theo dõi được khách hàng tiềm năng, đồng thời giúp cold email phát huy được hiệu quả cao nhất. Hãy cùng Tax Plus tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Follow up email là gì?

Follow up email là gì

Follow up email là chuỗi email được gửi tới khách hàng tiềm năng sau 1 cold email, một cuộc gặp gỡ, một buổi demo sản phẩm… nhằm nhắc nhở, gây sự chú ý tới doanh nghiệp, nuôi dưỡng và thúc đẩy hành vi mua hàng.

Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng việc triển khai cold email cùng với thông điệp ấn tượng là đã quá đủ trong các chiến dịch outbound email. Tất nhiên, chúng ta không thể phủ nhận được vai trò của cold email trong việc xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng tiềm năng, tuy nhiên liệu bạn có đủ tự tin để chắc chắn rằng 100% người nhận sẽ ấn tượng với sản phẩm, giải pháp của bạn và gửi lại phản hồi trong thời gian sớm nhất?

Vì sao nên thường xuyên gửi follow-up email?

Vì sao nên thường xuyên gửi follow-up email

Có rất nhiều ý kiến cho rằng việc gửi follow-up email thường xuyên sẽ khiến người nhận cảm thấy phiền phức và bị đeo bám. Tuy nhiên trên thực tế, họ không những không cảm thấy khó chịu mà còn cho rằng mình đang nhận được sự quan tâm, cũng như đánh giá cao sự kiên nhẫn của bạn. Điều này cũng cho thấy bạn trân trọng khách hàng của mình như thế nào.

Theo nghiên cứu của Woodpecker, chỉ với một follow-up email cũng có thể giúp tỉ lệ phản hồi của bạn tăng thêm 22%. Mặc dù vậy, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp chưa thực sự đánh giá cao phương pháp này.

Trong một bài viết, Christine Georghiou đã chỉ ra rằng có tới 70% các chiến dịch email bán hàng dừng lại ở email đầu tiên. Và không phải tất cả các cold email đều được gửi đi với mục đích bán hàng, vì vậy con số này có thể còn cao hơn thế nữa. Tóm lại, hầu hết các doanh nghiệp vẫn chưa đưa ra phương pháp theo dõi các chiến dịch cold email của mình.

Điều này đồng nghĩa với việc nếu bạn thực hiện triển khai các follow-up email sau thông điệp đầu tiên được gửi đi, thì bạn là một trong số ít những người làm vậy, đồng thời giúp bạn nổi bật hơn trong hàng tá chiến dịch email bán hàng khác. Cũng như khiến khách hàng tiềm năng có cái nhìn khác về bạn so với đối thủ.

  • Trước hết, gửi follow-up email giúp bạn trở nên khác biệt giữa hàng tá email chào hàng, từ đó cũng khiến khách hàng tiềm năng chú ý tới bạn.
  • Tiếp đến, việc làm này sẽ khiến người nhận cảm thấy rằng bạn thực sự quan tâm đến họ. Follow-up email cũng cho khách hàng thấy bạn không viết những email theo mẫu, sau đó tiến hành gửi hàng loạt như được lên lịch sẵn.

Tóm lại, các follow-up email là một trong những giải pháp hữu ích giúp tăng tỉ lệ phản hồi từ người nhận.

Hướng dẫn viết follow-up email giúp nhận được phản hồi

Hướng dẫn viết follow-up email giúp nhận được phản hồi
Hướng dẫn viết follow-up email giúp nhận được phản hồi

Sau khi nhận biết được tầm quan trọng của follow-up email, có tác động trực tiếp tới hiệu quả của cả một chiến dịch. Vậy làm sao để viết một follow-up email hoàn chỉnh? và làm thế nào để cho người nhận biết rằng bạn đang chờ phản hồi từ họ một cách tinh tế?

Tại sao email của bạn không nhận được phản hồi?

Có rất nhiều lý do tại sao email của bạn lại không nhận được phản hồi từ khách hàng tiềm năng, tuy nhiên dưới đây là 3 nguyên nhân chính cũng như cơ bản nhất:

  • Nguyên nhân thứ nhất có thể là do nội dung email của bạn. Rất có khả năng nội dung email chưa phản chiếu được chân dung khách hàng, họ chưa thấy bản thân mình trong đó, từ đó cũng khiến họ không còn hứng thú với email của bạn. Hoặc cũng có thể họ đang mong chờ nhiều điểm chạm hơn để dễ dàng tương tác với bạn.
  • Một trong những nguyên nhân tiếp theo có lẽ là khách hàng của bạn là những người bận rộn, và đơn giản chỉ là họ quên trả lời hoặc email của bạn bị chìm nghỉm trong hộp thư đến của họ.
  • Khả năng cuối cùng là email của bạn chưa đến được tay người nhận, điều này có thể là do chúng đã được chuyển đến thư mục Spam hay quảng cáo.

Với 2 nguyên nhân đầu tiên, bạn còn có cơ hội để trao đổi cũng như truyền tải lại thông điệp của mình bằng cách gửi follow-up email để nhắc nhở khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên với nguyên nhân cuối cùng, trường hợp này lại hơi phức tạp và bạn cần tìm hiểu bản chất của vấn đề này nằm ở đâu.

Hướng dẫn cách viết follow-up email khi không nhận được phản hồi

Hiện nay, có rất nhiều người nhận được các follow-up email nhắc nhở họ như “Bạn có muốn xem lại email trước của chúng tôi không?” hay “Hãy cập nhật ngay tin tức từ chúng tôi”. Đúng là những nội dung này ngắn gọn và đi đúng trọng tâm, tuy nhiên việc lạm dụng chúng quá nhiều lần sẽ khiến follow-up email của bạn trở thành những thông điệp sáo rỗng.

Xem thêm:  Chốt Sale là gì? Top 8 cách chốt sale hiệu quả mọi nhân viên kinh doanh phải biết

Một vấn đề nữa là với cách tiếp cận như vậy, bạn sẽ không giải quyết được nguyên nhân đầu tiên ở trên, cụ thể là email không thu hút được sự quan tâm từ họ.

Chính vì chưa biết nguyên nhân vì sao khách hàng không phản hồi lại email của bạn, bạn cần lồng ghép thêm những giá trị cho khách hàng, từ đó khơi gợi hứng thú của họ thay vì chỉ tập trung nhắc nhở họ phản hồi lại thông điệp của mình.

Một số ví dụ về những giá trị có thể gửi tới khách hàng như đề cập tới lợi ích sản phẩm của bạn, gửi case study về những khách hàng tiêu biểu, với những doanh nghiệp có quy mô tương tự, hay đính kèm thêm video hướng dẫn họ sử dụng sản phẩm của bạn.

Làm thế nào để gửi một follow-up email khi không nhận được phản hồi?

Nhìn chung có 2 cách để bạn có thể gửi một follow-up email: theo cách thủ công hoặc lên lịch gửi tự động, điều này phụ thuộc vào số lượng người nhận cũng như thời gian mà bạn có thể dành ra cho việc này.

Trên thực tế, việc gửi email theo cách thủ công chỉ được thực hiện với quy mô nhỏ, và bạn cần phải có tính kiên nhẫn cao, cũng như kỹ năng tổ chức công việc ở mức tốt trở lên.

Và nếu nhóm đối tượng của bạn nhiều hơn là chỉ một vài người, việc dùng các công cụ để lên lịch gửi tự động sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn sẽ không cần bận tâm đến việc đến lần cuối gửi follow-up email là bao giờ, ai đã phản hồi rồi, cũng như ai là người cần phải gửi thêm follow-up email.

Cách viết tiêu đề follow-up email

Tốt nhất hãy gửi những email tiếp nối trong cùng một chuỗi với email ban đầu nhằm giúp khách hàng tiềm năng của bạn dễ dàng xem lại thông điệp trước đó. Điều này cũng giúp bạn duy trì kết nối một cách hợp lý giữa các follow-up email.

Vì vậy, việc chọn lựa tiêu đề cho follow-up email khá đơn giản, bạn chỉ cần bám theo tiêu đề của email đầu tiên mà bạn gửi.

🆘 Xem thêm

Tần suất và gửi Follow-up email bao nhiêu là đủ

Tần suất và gửi Follow-up email bao nhiêu là đủ

Làm thế nào để bạn nhận biết được thời điểm thích hợp gửi các follow-up email? và gửi bao nhiêu là đủ? đâu là ranh giới giữa kiên nhẫn và làm phiền?

Trước hết, không có câu trả lời nhất định cho các câu hỏi trên, tất cả điều này phụ thuộc vào thông tin chi tiết người nhận, thị trường, hay cách tiếp cận của bạn.

Bạn nên dành thời gian bao lâu để chờ đợi phản hồi?

Tối thiểu 1-3 ngày là khoảng thời gian thích hợp để chờ đợi phản hồi từ người nhận. Việc gửi các follow-up email quá sớm sẽ khiến bạn trở nên vội vàng, không kiên nhẫn trong mắt họ, và tất nhiên không ai thích điều đó cả. Tuy nhiên, cũng đừng đợi chờ quá lâu bởi khách hàng tiềm năng có thể quên mất bạn là ai.

Gửi bao nhiêu follow-up email là đủ?

Không có bất kỳ quy tắc nào giới hạn số lượng gửi follow-up email, mà tùy theo từng trường hợp. Tuy nhiên như đã đề cập, khoảng cách giữa sự kiên nhẫn và phiền phức là rất nhỏ. Theo nghiên cứu từ Woodpecker, từ email thứ 5 trở đi tỉ lệ phản hồi là không đáng kể, vậy nên bạn không cần tốn nhiều sau email thứ 3-4. Con số tối ưu nhất là khoảng 2-3 email, đây cũng là con số mà các chuyên gia lựa chọn.

Nhìn chung, chỉ cần 1 follow-up email cũng làm tăng hiệu quả của toàn chiến dịch, tăng khoảng 40% tỉ lệ phản hồi so với email đầu tiên.

Các follow-up email hay các cold email nhìn chung đòi hỏi rất nhiều lần thử nghiệm riêng lẻ. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả của một chiến dịch cold email, và nhiệm vụ của chúng ta là phải tìm ra phương án phù hợp nhất với nhóm khách hàng tiềm năng.

Thay vào việc đặt câu hỏi số lượng bao nhiêu là đủ, bạn nên chú trọng vào chất lượng của mỗi email, bởi nếu lạm dụng quá nhiều, rất có khả năng thông điệp của bạn sẽ bị người nhận gắn tag spam.

Tần suất gửi follow-up như nào là phù hợp?

Điều này cũng phụ thuộc vào mục đích của email cũng như đặc điểm của nhóm đối tượng tiềm năng. Elliot Bell đã chỉ ra rằng chúng ta nên cho người nhận thời hạn ít nhất một tuần để phản hồi lại thông điệp đầu tiên trước khi gửi follow-up email đầu tiên.

Mặt khác, Steli Efti cũng đưa ra lịch trình gửi email follow up như sau:

  • Ngày thứ 1: gửi follow-up đầu tiên (+2)
  • Ngày thứ 3: Follow-up email (+3)
  • Ngày thứ 7: Follow-up email (+7)
  • Ngày thứ 14: Follow-up email (+14)
  • Ngày thứ 28: Follow-up email (+30)
  • Ngày thứ 58: Follow-up email (+30)
  • Sau ngày 58, mỗi tháng gửi 1 lần

52Challenges cũng đưa ra nhận định khác, họ khuyên chúng ta nên sử dụng chuỗi 3 email (1 thông điệp mở đầu, và 2 follow-up email), tại đây họ sẽ gửi follow-up email đầu tiên sau 3 ngày và follow-up thứ 2 sau 7 ngày. Tỉ lệ phản hồi được cho rằng là tăng tới 30%. Ngoài ra, trong email thứ 3 bạn cần phải đưa cho người nhận lựa chọn liệu họ có muốn hay hứng thú nhận email từ bạn nữa hay không.

Hãy nhớ rằng bạn đang liên hệ với một con người!

Khách hàng tiềm năng của bạn cũng là con người, vậy nên ngoài email của bạn họ còn có rất nhiều việc phải làm như công việc của họ. Bởi chính lý do đó, nên đôi khi họ sẽ cần khoảng vài ngày để có thể trả lời những email không mấy quan trọng. Vì vậy, hãy kiên nhẫn chờ đợi và cho họ thêm thời gian để có thể phản hồi lại trước khi gửi một follow-up email tiếp theo.

Điều khó khăn ở đây là bạn cần tìm ra tần suất phù hợp cho nhóm đối tượng của riêng mình. Nếu gửi email quá thường xuyên, họ có thể cảm thấy phiền phức, và chắc chắn đây không phải là điều mà bạn mong muốn. Tuy nhiên nếu đợi chờ quá lâu, cũng sẽ làm họ quên mất bạn là ai, và từ đó tỉ lệ phản hồi giảm đáng kể.

Một số phương pháp viết follow-up email bán hàng

Một số phương pháp viết follow-up email bán hàng

Như đã đề cập ở trên, bạn không nên dùng những follow-up email mẫu, được tạo sẵn. Thay vào đó hãy dành thời gian và tự tay viết một email hoàn chỉnh. Những mẫu được tạo sẵn không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp và mọi đối tượng khách hàng, vì vậy hãy tự khám phá cách viết email phù hợp nhất với bạn.

Tuy nhiên, dưới đây là 5 điều cơ bản mà bất kì ai cũng cần phải biết khi viết một follow-up email:

  • #1. Viết ngắn gọn – nên viết với độ dài tương tự như email đầu tiên, hoặc nếu có thể hãy viết ngắn hơn.
  • #2. Cần phải đơn giản và dễ dàng trả lời – bạn cần đưa họ chỉ dẫn cụ thể đến bước tiếp theo hoặc câu hỏi dễ trả lời.
  • #3. Cần phải liên kết – đảm bảo rằng follow-up email được liên kết chặt chẽ với thông điệp trước đó. Đừng quên gắn nút CTA giống như email đầu tiên.
  • #4. Đưa ra những giá trị cho người nhận – đừng coi follow-up email như một lời nhắc nhở tới người nhận rằng họ chưa phản hồi lại email của bạn, điều này rất khó chịu. Thay vào đó, hãy cố thử lồng ghép thêm những giá trị khác vào trong email của mình.
  • #5. Giọng văn tự nhiên – bạn nên tránh câu văn mang tính gượng ép, hay làm theo những công thức được học thuộc. Trước khi gửi email cho nhóm đối tượng này, bạn đã dành thời gian tìm hiểu họ, chính vì vậy bạn là người biết rõ cách mà họ giao tiếp. Hãy chỉnh sửa lại văn phong khi gửi thông điệp đầu tiên cũng như follow-up email. Cái họ muốn chính là họ đang giao tiếp với người thật sự.
Xem thêm:  Top 28+ Lời chúc mùng 1 đầu tháng cho khách hàng ý nghĩa nhất

Một số quy tắc khi viết follow-up email

Một số quy tắc khi viết follow-up email

Quy tắc 1: Luôn gửi follow-up email

Điều này quá hiển nhiên phải không? Đừng ngại khi phải gửi follow-up email. Nếu bạn làm đúng, khách hàng tiềm năng của bạn không những không cảm thấy khó chịu, mà còn thấy thoải mái. Follow-up email là cơ hội để cho họ thấy rằng bạn thực sự quan tâm đến họ và mong muốn lắng nghe phản hồi từ họ.

Quy tắc 2: Đem đến giá trị cho người nhận

Cần nên nhớ rằng người nhận không mắc nợ bạn thứ gì, vậy nên họ sẽ phản hồi nếu như họ thấy rằng bạn đã mang lại cho họ một số giá trị.

Đó là lý do vì sao bạn không nên bắt đầu email bằng “Hãy cập nhật ngay tin tức từ chúng tôi” hay kết thúc bằng “Hy vọng nhận được phản hồi từ bạn”. Điều này không mang lại giá trị gì cho người nhận, mà chỉ mang tính chất đặt câu hỏi “Tại sao tôi vẫn chưa thấy bạn phản hồi?”.

Vậy làm thế nào để tránh việc gây ra phiền phức hay mang lại nhiều giá trị hơn trong follow-up email? Hãy nghĩ về mục đích kinh doanh của khách hàng. Có thể đưa ra một case study tương tự với doanh nghiệp của họ và chỉ ra sản phẩm của bạn đã giúp ích doanh nghiệp đó như nào.

Đừng để những follow-up email của bạn như là một lời nhắc nhở. Điều này có nghĩa bạn cần dành nhiều thời gian hơn để chuẩn bị, nhưng chắc chắn rằng nó sẽ giúp email của bạn đạt tỉ lệ phản hồi cao hơn.

Quy tắc 3: Gửi số lượng vừa đủ và đúng thời điểm

Đến đây, tất cả mọi người đều đặt ra 2 câu hỏi:

  1. Bao nhiêu là đủ?
  2. Khi nào là thời điểm thích hợp?

Mặc dù, đây là 2 câu hỏi hợp lý, những đáng tiếc là không có câu trả lời đúng đắn cho cả 2. Điều này phụ thuộc tất cả vào nhóm đối tượng, thị trường của bạn, sản phẩm mà bạn đang bán, và quan trọng nhất là mục đích chiến dịch cold email của bạn.

Thế nhưng tại sao bạn cần quan tâm tới con số tối ưu nhất và tần suất gửi follow-up email? và điều gì sẽ xảy ra nếu bạn gửi quá nhiều email trong một khoảng thời gian ngắn?

Tất nhiên điều này sẽ khiến email của bạn có khả năng rơi vào blacklist. Ban đầu, người nhận sẽ cảm thấy khó chịu với tần suất gửi dày đặc và đỉnh điểm sẽ là chuyển email của bạn vào thư mục spam. Và nếu có quá nhiều người gắn cờ, domain của bạn sẽ nằm trong blacklist.

Giải pháp ở đây là hãy kiên nhẫn thay vì quá vội vàng. Và để tìm ra ranh giới mỏng manh của hai khái niệm này, bạn cần tiến hành rất nhiều nghiên cứu và thử nghiệm, hay cảm quan của mình.

Quy tắc 4: Sử dụng công cụ hỗ trợ gửi email tự động để không bỏ lỡ bất kỳ follow-up email nào

Việc gửi follow-up email là điều bắt buộc nếu bạn muốn chiến dịch cold email của mình đạt kết quả đáng mong đợi. Nhưng gửi các follow-up email được cá nhân hóa một cách thủ công lại là một điều khó khăn. Thay vào đó, bạn có thể trút bỏ gánh nặng bằng cách sử dụng các công cụ hỗ trợ gửi email tự động.

🆘 Xem thêm

Top 8 mẫu tình huống follow-up email lịch sự

Mẫu follow up email

Dưới đây là tám mẫu email tiếp theo lịch sự cho các tình huống khác nhau cùng với các mẹo và đề xuất mà bạn có thể sử dụng khi viết email của riêng mình.

Tình huống 1: Theo dõi sau khi gặp gỡ tại một sự kiện kết nối

Dòng tiêu đề email:
Hãy bắt tay vào [vấn đề cần giải quyết]

Xin chào [tên],

Thật vui khi được gặp bạn tại [tên sự kiện]! Thật sự rất thú vị khi nghe về [điều mà họ đã đề cập đến mà họ đang gặp khó khăn.]. Tôi muốn giúp bạn [vấn đề bạn có thể giải quyết] để bạn có thể [lợi ích mà họ muốn đạt được].

Bạn có rảnh vào tuần tới để trò chuyện không?

Gửi email lại cho tôi và cho tôi biết khi nào phù hợp với bạn.

Mong nhận được phản hồi từ bạn,
[Tên của bạn]

Bí quyết: Bao gồm phần giới thiệu kích hoạt trí nhớ của họ. Bao gồm cách bạn có thể gia tăng giá trị bằng cách cung cấp thứ gì đó mà họ muốn / cần hoặc giải quyết vấn đề mà họ gặp phải. Sau đó, kết thúc bằng lời kêu gọi hành động cho họ biết bạn muốn họ làm gì.

Tình huống 2: Theo dõi sau khi được giới thiệu 

Dòng tiêu đề email:
Hãy trò chuyện về [điều họ quan tâm]

Xin chào [tên],

[Tên người giới thiệu] đã đề cập đến việc bạn đang tìm kiếm [vấn đề bạn có thể giải quyết hoặc dịch vụ bạn có thể cung cấp]. Tôi muốn trò chuyện về [vấn đề họ đang tìm cách giải quyết] và cách tôi có thể giúp bạn [lợi ích mà họ muốn nhận được].

Dưới đây là một số [lợi ích mà bạn đã giúp các khách hàng khác đạt được hoặc ví dụ về công việc của bạn].

[liên kết đến các nghiên cứu điển hình hoặc lời chứng thực của khách hàng]

Tuần sau bạn có rảnh để trò chuyện không? Hãy cho tôi biết ngày nào phù hợp nhất với bạn.

Cảm ơn,
[Tên của bạn]

Bí quyết: Khi theo dõi tình huống này, hãy nhớ cho họ biết ai đã giới thiệu bạn với họ và bạn có thể làm gì cho họ. Tập trung vào giá trị mà bạn có thể thêm vào và thêm uy tín, chẳng hạn như tài khoản mạng xã hội hoặc danh mục trang web của bạn. Đảm bảo kết thúc bằng cách bao gồm lời kêu gọi hành động cho các bước tiếp theo.

Xem thêm:  SEO GOOGLE MAPS LÀ GÌ? BÍ KÍP SEO GOOGLE MAPS LÊN TOP HIỆU QUẢ NHẤT 2022

Tình huống 3: Theo dõi sau cuộc họp hoặc cuộc gọi để chuyển sang các bước tiếp theo trong việc kinh doanh cùng nhau

Dòng tiêu đề email:
Các bước tiếp theo cho [dự án bạn đang thực hiện]

Xin chào [tên],

Thật vui khi được gặp bạn vào ngày hôm trước và trò chuyện về [điều gì đó họ đề cập đến mà họ quan tâm]. Tôi muốn bắt đầu làm việc với [dự án hoặc thỏa thuận mà bạn đang hướng tới] để bạn có thể [mang lại lợi ích cho họ].

Tôi đã đính kèm một biểu mẫu để bạn điền thông tin cơ bản của mình để chúng ta có thể bắt đầu. Bước tiếp theo là [một câu về các bước tiếp theo liên quan.]

Vui lòng điền vào thông tin này và gửi lại ngay khi bạn có thể để chúng tôi có thể chuyển sang bước tiếp theo.

Rất mong được làm việc với bạn,
[Tên của bạn]

Bí quyết: Bao gồm một cái gì đó cá nhân và cung cấp cho họ bối cảnh về con người của bạn. Mọi người thường bận rộn đến mức chỉ nhìn thấy tên bạn trong hộp thư đến của họ có thể không đủ để nhắc họ về bạn là ai. Tập trung vào việc gia tăng giá trị bằng cách nhắc lại vấn đề bạn có thể giải quyết cho họ hoặc lợi ích / mục tiêu mà bạn có thể giúp họ đạt được. Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động cho họ biết bạn cần họ làm gì và tại sao điều đó lại quan trọng.

Tình huống 4: Theo dõi sau khi gửi nội dung nào đó yêu cầu hành động và chờ phản hồi

Dòng tiêu đề email:
Biểu mẫu cho [dự án bạn đang thực hiện]

Xin chào tên],

Hy vọng bạn sẽ có một tuần tuyệt vời!

Bạn đã có cơ hội xem qua biểu mẫu tôi đã gửi cho bạn tuần trước chưa?

Bạn có bất kỳ câu hỏi nào về nó?

Hãy cho tôi biết nếu bạn cần tôi gửi cho bạn một bản sao khác hoặc nếu bạn cần thêm thời gian hoặc có thắc mắc.

Cảm ơn,
[Tên của bạn]

Bí quyết: Giữ cho email tiếp theo ngắn gọn. Hỏi xem họ đã xem qua thứ bạn gửi cho họ chưa và nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào để xác nhận rằng họ đã nhận được nó và hiểu những gì cần thiết. Kết thúc bằng cách bao gồm lời kêu gọi hành động về những gì bạn muốn họ làm.

Tình huống 5: Theo dõi sau khi gửi hóa đơn và chưa nhận được thanh toán

Dòng tiêu đề email:
Hóa đơn quá hạn cho [tên dự án]

Xin chào [tên],

Hy vọng bạn sẽ làm tốt.

Bạn đã có cơ hội xem lại hóa đơn tôi đã gửi cho bạn [ngày bạn gửi hóa đơn] chưa? Tôi biết mùa này bận rộn đối với bạn.

Hãy cho tôi biết nếu bạn cần tôi gửi lại hoặc nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về bất kỳ mục hàng nào.

Cảm ơn,
[Tên của bạn]

Bí quyết: Hãy ngắn gọn nhưng trực tiếp. Đặt một câu hỏi thay vì chỉ ra điều hiển nhiên rằng bạn chưa nhận được khoản thanh toán, chẳng hạn như yêu cầu xác nhận rằng họ đã nhận được khoản thanh toán đó hay chưa và liệu họ có thắc mắc về khoản tiền đó hay không. Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động cho họ biết bạn muốn họ làm gì.

Tình huống 6: Theo dõi sau khi gửi khái toán / báo giá

Dòng tiêu đề email: Trích dẫn cho [tên dự án]

Xin chào tên],

Hy vọng bạn sẽ làm tốt.

Bạn đã có cơ hội xem qua báo giá mà tôi đã gửi cho bạn [ngày bạn gửi báo giá] cho [dự án bạn đang thực hiện] chưa? Rất muốn bắt đầu [dự án hoặc dịch vụ bạn đang cung cấp] để bạn có thể [mang lại lợi ích cho họ].

Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về báo giá.

Cảm ơn,
[Tên của bạn]

Bí quyết: Hãy ngắn gọn và đặt một câu hỏi thay vì nói rằng bạn chỉ đang theo dõi trên hóa đơn. Nhắc họ về giá trị bạn có thể thêm vào hoặc vấn đề bạn có thể giải quyết để nhấn mạnh những gì có trong đó đối với họ. Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động bằng cách nói rõ họ nên làm gì tiếp theo.

Tình huống 7: Theo dõi sau khi yêu cầu ai đó làm điều gì đó và không có phản hồi

Xin chào tên],

Hy vọng bạn sẽ làm tốt.

Bạn đã có cơ hội [làm việc mà bạn đã yêu cầu họ làm] chưa? Khi tôi nhận được [công việc bạn đã yêu cầu họ làm] thì tôi có thể [các bước tiếp theo và lợi ích mà họ quan tâm].

Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm bất kỳ thông tin chi tiết nào.

Cảm ơn,
[Tên của bạn]

Bí quyết: Hãy ngắn gọn. Hãy lịch sự bằng cách hỏi xem họ đã xem qua chưa thay vì buộc tội hoặc chỉ ra rằng bạn chưa nhận được. Thêm giá trị bằng cách cung cấp cho họ bối cảnh về mức độ khẩn cấp nếu cần hoặc sự khẩn cấp về các bước tiếp theo. Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động để họ biết bạn muốn họ làm gì và tại sao điều đó lại quan trọng.

Tình huống 8: Theo dõi sau khi không có phản hồi từ email cuối cùng

Xin chào [tên],

Hy vọng bạn sẽ làm tốt. Tôi không nhận được phản hồi từ bạn về [email bạn đã gửi – dịch vụ bạn có thể cung cấp hoặc vấn đề bạn có thể giải quyết].

Bạn đã quá bận rộn để trở lại?

Bạn đã tìm thấy [dịch vụ / sản phẩm chuyên nghiệp] khác chưa?

Có phải bây giờ không phải là thời điểm thích hợp?

Hãy cho tôi biết nếu bạn muốn tôi kết nối lại vào lúc khác hoặc nếu bạn đã tìm thấy một [dịch vụ chuyên nghiệp] khác và không cần dịch vụ của tôi nữa.

Cảm ơn,
[Tên của bạn]

Bí quyết: Khi bạn đã theo dõi và không có phản hồi trước đó, hãy ngắn gọn và hỏi họ lý do, đồng thời giúp họ dễ dàng trả lời bằng cách cho họ các tùy chọn. Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động cho họ biết bạn muốn họ làm gì.

Lời kết

Tax Plus Blog mong rằng có thể đưa bạn tiêu chuẩn “vàng” để áp dụng vào chiến dịch của mình. Nhưng rất tiếc, không có một công thức nhất định nào để viết một follow-up email, bạn phải là người hiểu rõ nhóm đối tượng của mình, và viết email theo cách của bạn.

Một lời khuyên hữu ích mà chúng tôi dành cho bạn: Đừng chỉ phụ thuộc vào thông điệp cold email đầu tiên mà hãy:

  • Thay đổi tần suất gửi
  • Thay đổi số lượng follow-up email được gửi đi
  • Tiến hành thử nghiệm

Hy vọng bạn đã học hỏi được những kiến thức hữu ích về cách viết một follow-up email, từ đó giúp triển khai các chiến dịch follow-up email hiệu quả cho doanh nghiệp của mình!