Công văn là gì? Các quy định liên quan đến soạn thảo công văn

Trong cuộc sống hàng ngày, công văn là thuật ngữ được sử dụng rộng rãi, phổ biến. Vậy bạn đã bao giờ tự hỏi công văn là gì? Loại văn bản này được sử dụng như thế nào trong hành chính và quản lý? Cùng Tax Plus khám phá tất thảy các thông tin liên quan đến công văn tại đây. Tham khảo ngay để biết được cách soạn thảo cũng như sử dụng loại văn bản này đúng cách. 

Khái niệm công văn là gì?

Công văn đóng vai trò quan trọng trong các cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Đây được xem là một công cụ giao tiếp chính thức giữa các cấp quản lý trong cơ quan nhà nước. Ngoài ra, chúng còn là nơi cung cấp các kênh thông tin chính thống cho bộ phận cấp dưới, cấp trên.

Công văn được xem là một văn bản hành chính theo quy định tại Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Công văn trở thành công cụ để truyền đạt thông tin, quy định chính sách hay các điều hành trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp. 

Các doanh nghiệp, tổ chức xã hội có xu hướng sử dụng loại văn bản này rất thường xuyên. Vì vậy, việc hiểu hơn về cách sử dụng, cách viết công văn đã trở nên vô cùng cần thiết. Chúng sẽ đảm bảo hoạt động thông tin và giao dịch được diễn ra hiệu quả và tuân thủ quy định. 

Phạm vi sử dụng của công văn là gì?

Công văn không phải là loại văn bản được áp dụng cho mọi cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Chúng chỉ được được sử dụng khi đơn vị đó được cấp phép phát hành công văn. 

Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật. Do vậy mà chúng chỉ có giá trị đối với các cá nhân, cơ quan, tổ chức nhận được văn bản này. Đối với những đơn vị nhận được công văn phải chịu trách nhiệm thực hiện theo nội dung được đề cập trong công văn. 

Công văn được xem là văn bản hành chính, chúng sẽ không chỉ định thời gian có hiệu lực. Chúng chỉ kết thúc hiệu lực khi nội dung công việc trong công văn đã được hoàn thành. Một trường hợp khác là khi bản công văn đó đã được thay đổi, điều chỉnh thành một bản mới. 

Các đặc điểm chính của công văn

Ngoài việc giải thích công văn là gì, Tax Plus muốn gửi đến bạn các đặc điểm chính của loại văn bản này:

• Thủ tục đơn giản, nhanh chóng: Đây không phải là văn bản quy phạm pháp luật, do vậy mà quy trình ban hành thường nhanh chóng. Đặc điểm này hữu ích cho các trường hợp doanh nghiệp phải ban hành công văn gấp để giải quyết việc khẩn.
• Có nhiều loại công văn theo từng mục đích: Văn bản này được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như kinh tế, văn hóa, chính trị, … Mỗi mục đích khác nhau sẽ có loại công văn tương ứng. Nhờ vậy chúng có thể đáp ứng mọi nhu cầu với các vấn đề cụ thể.
• Không giới hạn người ban hành: Công văn cho phép các cá nhân, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp,… ban hành. Với điều kiện nhiệm vụ và quyền hạn của họ được quy định trong VBPL hoặc điều lệ của tổ chức.
• Phạm vi áp dụng hạn chế: Như đã đề cập ở phần trên, công văn không được áp dụng rộng rãi và phổ biến. Chúng chỉ được áp dụng cho một số chủ thể được gửi văn bản này. 

Các loại công văn hiện nay là gì?

Để đáp ứng mọi nhu cầu của chủ thể ban hành, công văn có 7 loại như sau:

Công văn mục đích hướng dẫn

Đây là một trong những mẫu công văn phổ biến hiện nay với mục đích hướng dẫn. Chúng được sử dụng như một tài liệu hướng dẫn chi tiết nhằm thực hiện một nội dung nào đó. Đặc biệt là các nội dung chưa rõ ràng hoặc khó để xác định trong các văn bản quy phạm pháp luật. 

Thông thường, loại công văn này được ban hành bởi bộ phận giám sát, các phòng ban, hiệp hội để hướng dẫn cho nhân viên, đối tác,….Trong đó nêu rõ cách thức hoàn thành công việc, các quy trình hay hướng dẫn cụ thể về điều cần làm. Chúng có thể là các hướng dẫn về mặt kỹ thuật hay các bước thực hiện mà người ban hành muốn người đọc tuân thủ.

Công văn phúc đáp

Công văn phúc đáp được ban hành để trả lời, giải quyết thắc mắc, yêu cầu mang tính chuyên môn. Đặc biệt là các vấn đề phức tạp mà phòng ban, tổ chức hoặc doanh nghiệp đang phải đối mặt.

Loại văn bản này thường được viết bởi những chuyên gia, cá nhân có chuyên môn về vấn đề được nói đến. Thông qua công văn này, cá nhân, doanh nghiệp sẽ thể hiện được khả năng cung cấp giải pháp để giải quyết vấn đề.

Công văn mục đích giải thích

Công văn giải thích có một vài điểm khác biệt so với công văn hướng dẫn. Đây là văn bản được ban hành để cung cấp lời giải thích chi tiết về nội dung đã được đề cập trong các văn bản khác. Chúng được sử dụng cho trường hợp bên nhận không hiểu rõ hoặc hiểu sai về quy định trong công văn trước đó. Chúng sẽ cung cấp thêm các thông tin chi tiết, rõ ràng hơn về các khía cạnh quan trọng trong văn bản gốc.

Công văn khẩn và thu hồi

Đây là văn bản quan trọng và chính thức được sử dụng để thông báo các công việc khẩn cấp. Chúng sẽ được ban hành trong các trường hợp đặc biệt cấp bách hay có sự thay đổi quan trọng nào đó. Công văn khẩn thường là các chỉ thị, yêu cầu, hướng dẫn hay thông báo về nhiệm vụ cụ thể nào đó. Ngoài ra, chúng còn được sử dụng để thu hồi các tài liệu về các hoạt động đã được triển khai trước đó.

Công văn đề nghị

Văn bản này được dùng để trình bày yêu cầu, thiện ý hợp tác của cá nhân hoặc tổ chức. Chúng là lời đề nghị cho chủ thể có thẩm quyền hợp tác với nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

>>> Đọc thêm: Tổ chức tín dụng là gì? Các hoạt động chính của tổ chức tín dụng

Công văn xin ý kiến

Đây là loại thư của cấp dưới viết ra nhằm xin ý kiến của lãnh đạo cấp trên. Các cá nhân, tổ chức nhận công văn sẽ hướng dẫn, tư vấn để thực hiện công việc tốt nhất.

Công văn chỉ đạo

Cấp trên, cấp cao sẽ là đối tượng sử dụng loại công văn này. Chúng sẽ được ban bố để đưa ra thông báo và hướng dẫn các bộ phận, phòng ban các công việc cần thực hiện. 

Những quy định cần nắm rõ khi soạn thảo công văn

Sau khi tìm hiểu về khái niệm công văn là gì, bạn đọc có thể sẽ thắc mắc về cách soạn thảo chúng. Để giúp các doanh nghiệp, tổ chức viết Công văn tuân thủ đúng quy định, những yêu cầu dưới đây. Lưu lại ngay để sử dụng trong quá trình vận hành doanh nghiệp.

Các yêu cầu chung khi soạn thảo công văn

• Mỗi công văn được ban hành ra chỉ được chưa một chủ đề duy nhất, rõ ràng
• Câu chữ được sử dụng phải ngắn gọn, súc tích, bám sát vào chủ đề chính
• Lối hành văn nghiêm túc, lịch sự, mang tính thuyết phục cao
• Cần tuân thủ chặt chẽ thể thức, bố cục theo quy định của pháp luật.

>>> Có thể bạn quan tâm: Kiểm toán là gì? Kiểm toán viên là gì?

Thể thức, bố cục bắt buộc phải tuân theo của Công văn

Theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP, bất kỳ công văn nào cũng phải có thể thức như sau:

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ;
• Tên của cơ quan, tổ chức ban hành công văn;
• Số, ký hiệu của Công văn;
• Địa chỉ, ngày, tháng, năm ban hành Công văn;
• Tên loại và trích yếu nội dung Công văn;
• Nội dung của Công văn;
• Viết rõ chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền, người ban hành công văn;
• Sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
• Nơi nhận công văn.

Một vài điểm cần lưu ý khi soạn thảo công văn là gì?

• Ký hiệu của công văn: Bao gồm từ viết tắt của đơn vị ban hành và tên viết tắt của đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.
• Trích yếu nội dung: Nội dung phải được trình bày bằng chữ in thường, kích thước chữ 12-13, kiểu chữ đứng.
• Nơi nhận:
  • Ở phần kính gửi: ghi trực tiếp tên cơ quan, tổ chức hoặc các cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.
  • Phần nơi nhận ở cuối văn bản điền từ  “Như trên,”. Sau đó bổ sung các  cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có liên quan khác nhận công văn.

Qua bài viết này, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về khái niệm công văn là gì. Mong rằng những thông tin bổ ích trên sẽ giúp bạn cái nhìn tổng quan về loại văn bản này. Áp dụng tất cả các nguyên tắc trên để có cho mình bản công văn chuyên nghiệp và đạt hiệu quả cao. Cũng đừng quên ghé thăm Tax Plus để được trải nghiệm nhiều dịch vụ chất lượng, giá cả hợp lý. Theo dõi ngay trang web của chúng tôi để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin bổ ích nào.

Tax Plus sẵn sàng tư vấn các dịch vụ về kế toán, văn phòng truyền thống, văn phòng ảo, giải pháp marketing hiệu quả, …Hãy đồng hành cùng chúng tôi để doanh nghiệp của bạn có bước đi “thành công”.

CÔNG TY TNHH TAX PLUS SOLUTION

• Địa chỉ: 329-331 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5, Tp.HCM
• Hotline: 0853 9999 77
• Email: info@taxplus.vn
• Website: https://taxplus.vn/