Con dấu công ty: CẬP NHẬT THEO LUẬT DOANH NGHIỆP 2020

Đối với mỗi doanh nghiệp, gần như đều sẽ có con dấu để đảm bảo tính pháp lý, quyền lợi & đặc trưng của doanh nghiệp. Chính vì thế việc khắc dấu đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Nếu như bạn đang muốn tìm hiểu kỹ hơn về con dấu công ty, hãy cùng với TaxPlus cùng tham khảo những thông tin dưới đây nhé.

Con dấu là gì?

Con dấu là gì
Con dấu là gì

Khái niệm con dấu đã được quy định cụ thể tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ.

Theo đó, con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Con dấu quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

Hình thể, kích thước và nội dung con dấu Kiểm định, dấu Hiệu chuẩn thuộc lĩnh vực quân sự, quốc phòng

Căn cứ Khoản 1 Điều 6 Thông tư 138/2021/TT-BQP hình thể, kích thước và nội dung con dấu Kiểm định thuộc lĩnh vực quân sự, quốc phòng như sau:

Hình thể
Dấu hình tròn. Mặt con dấu được tạo bởi 02 đường tròn đồng tâm, đường tròn ngoài có đường chỉ rộng 0,3 mm, đường tròn trong có đường chỉ rộng 0,2 mm; giữa con dấu có đường chỉ ngang rộng 0,3 mm chia mặt con dấu thành 02 phần bằng nhau.
Khoảng cách giữa đường chỉ của đường tròn ngoài và đường chỉ của đường tròn trong là 0,3 mm.

Kích thước: Đường kính con dấu bằng 16 mm.

Nội dung
Nửa mặt con dấu phía trên khắc ngôi sao 05 cánh nội tiếp trong đường tròn có đường kính 04 mm, được đặt cân đều và tâm tại điểm một phần tư của đường kính dọc dấu. Nửa mặt con dấu phía dưới khắc mã Quản lý là chữ và chữ số, kiểu chữ in hoa không chân, nét đều và chữ số Ả rập, cao 03 mm, có đường trung bình đi qua điểm ba phần tư của đường kính dọc dấu.

Mẫu dấu Kiểm định được quy định tại Mẫu số 01 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

Tại sao công ty phải khắc con dấu

Mỗi doanh nghiệp sẽ phải có con dấu theo quy định của Pháp Luật hiện hành. Không phải ngẫu nhiên con dấu lại được xem là quan trọng đối với các công ty, doanh nghiệp. Việc khắc dấu này có vai trò quan trọng trong bối cảnh thị trường hiện nay. Vậy lý do gì công ty buộc phải có con dấu?

Xem thêm:  Phân biệt Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và Giấy phép kinh doanh
con dau cong ty 2
Con dấu của mỗi doanh nghiệp được xem là đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp

Những lý do công ty phải khắc dấu riêng

  • Theo quy định của pháp luật, con dấu của mỗi doanh nghiệp được xem là đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp đó. Bất cứ một doanh nghiệp nào khi thành lập cũng sẽ phải có con dấu tròn mang tên của công ty mình.
  • Mỗi doanh nghiệp cũng có thêm những con dấu chức danh của từng vị trí lãnh đạo quan trọng trong công ty. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp linh hoạt và thuận tiện hơn trong việc đóng dấu hồ sơ, văn bản hay các loại giấy tờ, quyết định nào đó. Việc này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và đem lại hiệu quả cao.
  • Con dấu vì là đại diện của doanh nghiệp nên tránh được tình trạng giả mạo, lừa lọc hoặc chơi xấu, lợi dụng chức danh, danh tiếng của công ty để thực hiện các hành vi không lành mạnh. Mỗi con dấu sẽ được đăng ký 1 lần theo luật nên sẽ được đảm bảo tính pháp lý cho doanh nghiệp, cá nhân trong công ty đó.

Nhìn chung con dấu vừa có quyền lực quan trọng lại vừa là tài sản, bộ mặt của công ty. Vì thế việc phải khắc dấu cần được thực hiện để đảm bảo đúng được quy định của pháp luật để tránh gây thiệt hại cho công ty.

Điều kiện để sử dụng con dấu doanh nghiệp

Điều kiện để được sử dụng con dấu doanh nghiệp đã được quy định tại điều 44 Luật Doanh Nghiệp & điều 34 trong Nghị định 78/2015/NĐ-CP:

“Trước khi sử dụng, thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện , doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung thông báo bao gồm:

  • Tên, mã số, địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
  • Số lượng con dấu, mẫu con dấu, thời điểm có hiệu lực của mẫu con dấu”

Theo quy định của luật pháp thì doanh nghiệp cần phải tuân thủ những điều kiện trước khi sử dụng con dấu doanh nghiệp. Trước sử dụng con dấu cần phải thông báo với phòng đăng ký kinh doanh nơi công ty có trụ sở chính hoặc cũng có thể là địa chỉ chi nhánh hay văn phòng đại diện. Sau đó đăng tải mẫu con dấu của doanh nghiệp mình tại Cổng thông tin điện tử quốc gia về việc đăng ký doanh nghiệp.

--> Phân biệt chi nhánh công ty, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện

Trong trường hợp doanh nghiệp được thành lập trước thời gian 1.7.2015, doanh nghiệp đó sẽ tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp phép mà không cần phải thực hiện thông báo mẫu con dấu đó cho cơ quan đăng ký kinh doanh như bên trên nữa. Nếu doanh nghiệp có làm thêm con dấu hay thay đổi màu mực thì cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu giống như quy định bên trên.

Các quy định về con dấu công ty bạn cần nắm rõ

Để đảm bảo việc đăng ký, sử dụng con dấu công ty hợp lý, đúng pháp luật bạn cần phải nắm rõ về các quy định con dấu công ty. Cụ thể theo quy định tại điều 44 Luật doanh nghiệp cùng các văn bản hướng dẫn thi hành, doanh nghiệp có thể tự quyết định đến nội dung, hình thức & số lượng con dấu của doanh nghiệp mình, gồm cả chi nhánh hay văn phòng đại diện.

con dau cong ty 3
Các quy định về con dấu công ty được quy định tại điều 44 Luật doanh nghiệp cùng các văn bản hướng dẫn thi hành

No1: Quy định về số lượng, hình thức & nội dung của con dấu trong doanh nghiệp

“Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác”

No2: Mẫu con dấu của doanh nghiệp

Mẫu con dấu của doanh nghiệp sẽ được thể hiện dưới hình thức cụ thể nào đó như hình tròn, hình đa giác hoặc có thể là hình dạng nào đó tùy quyền quyết định của doanh nghiệp. Con dấu của doanh nghiệp sẽ được thống nhất về hình thức, nội dung cũng như kích thước chuẩn nào đó theo lựa chọn của doanh nghiệp.

Xem thêm:  Tư cách pháp nhân là gì ? Lợi ích & điều kiện để có tư cách pháp nhân

No3: Về nội dung của con dấu

Theo quy định của pháp luật, nội dung được ghi trên con dấu của doanh nghiệp sẽ phải có thông tin về mã số doanh nghiệp + tên doanh nghiệp. Ngoài ra doanh nghiệp có thể thêm vào nội dung đó hình ảnh, chữ số, ngôn ngữ vào con dấu của mình. Tuy nhiên cần lưu ý để tránh vi phạm những điều cấm đã được quy định tại điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP sau đây:

“Doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

  • Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
  • Hình ảnh, biểu tượng, tên của Nhà nước, cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.
  • Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức & thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật về sở hữu trí tuệ và pháp luật có liên quan khi sử dụng hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu.”

No4: Quy định về quản lý & sử dụng con dấu

Theo quy định của Pháp luật, con dấu sẽ được quản lý, sử dụng và lưu giữ theo điều lệ của doanh nghiệp. Con dấu sẽ được sử dụng theo các quy định của Pháp luật với những trường hợp cụ thể và có thỏa thuận giữa các bên về sử dụng con dấu. Nội dung được quy định tại khoản 3, khoản 4 điều 44 Luật doanh nghiệp 2020.

con dau cong ty 5
Theo quy định của Pháp luật, con dấu sẽ được quản lý, sử dụng và lưu giữ theo điều lệ của doanh nghiệp

Một doanh nghiệp được phép có bao nhiêu con dấu?

khac dau doanh nghiep o dau

Tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 có quy định như về dấu của doanh nghiệp như sau:
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Căn cứ theo quy định hiện hành, doanh nghiệp sẽ tự quyết định số lượng dấu của doanh nghiệp mình. Chính vì vậy, doanh nghiệp của bạn có thể tự quy định số lượng con dấu trong điều lệ hoặc các văn bản khác của công ty.

Doanh nghiệp được khắc con dấu hình vuông hay hình tròn?

Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau:
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.
Theo đó, pháp luật không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải khắc con dấu hình vuông hay hình tròn. Hình thức con dấu sẽ doanh nghiệp quyết định.

Con dấu doanh nghiệp không nhất thiết phải là màu đỏ?

lam con dau logo 5

Căn cứ Điều 12 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định về mẫu con dấu của doanh nghiệp, có quy định một số nội dung như sau:
Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu.
Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác). Mỗi doanh nghiệp có một mẫu con dấu thống nhất về nội dung, hình thức và kích thước.
Như vậy theo những quy định trên thì hình thức và màu mực dấu không được quy định cụ thể. Việc bạn nhìn thấy các doanh nghiệp toàn có con dấu màu đỏ, hình tròn nhưng đây không phải là quy định bắt buộc.

Các loại con dấu doanh nghiệp

dau vuong oval elip chuc danh ten da thu chi thanh toan

Đối với 1 doanh nghiệp khi đã đi vào hoạt động sẽ phải cần có những con dấu khác nhau sau đây:

Xem thêm:  Công ty cổ phần là gì & những điều lưu ý trước khi thành lập CTCP

#1 Con dấu doanh nghiệp

Đây là con dấu cơ bản & bắt buộc phải có đối với bất cứ một công ty nào. Bạn cần tuân thủ quy định như đã nêu trên về con dấu doanh nghiệp.

--> Tìm hiểu Hóa đơn điện tử có gì khác với hóa đơn giấy

#2 Con dấu chức danh

Đây là con dấu có ghi tên & chức danh của người nắm giữ những vị trí quan trọng trong công ty. Không có quy định cụ thể về việc ai phải có hoặc ai không được khắc dấu này. Vì thế bạn có thể thoải mái để khắc dấu vì ai cũng có thể thực hiện.

con dau cong ty 4
Đối với 1 doanh nghiệp khi đã đi vào hoạt động sẽ phải cần có những con dấu khác nhau như: Con dấu doanh nghiệp, chức danh, mã số thuế, địa chỉ công ty, sao y bản chính…

#3 Con dấu mã số thuế địa chỉ, thông tin công ty.

Con dấu chức danh cũng là con dấu quan trọng đối với việc cung cấp thêm thông tin cho các loại giấy tờ, tài liệu, văn bản, hồ sơ của công ty cần có mã số thuế địa chỉ, thông tin công ty. Nếu không có bạn sẽ vô cùng tốn thời gian để ghi lại những thông tin đó.

#4 Con dấu sao y bản chính, con dấu tên, con dấu đã thu tiền…

Con dấu tiếp theo cần có là con dấu tên, con dấu sao y bản chính, con dấu đã thu tiền… đây cũng là một cách để tiết kiệm thời gian, nhất là với những doanh nghiệp, công ty là văn phòng công chứng, công ty kinh doanh…

Lời kết

Qua những gì chia sẻ, bạn đã hiểu về các quy định của con dấu công ty rồi chứ? Nếu như bạn đang muốn tư vấn thêm thông tin về con dấu, bạn có thể liên hệ với TaxPlus theo thông tin sau đây:

  • Địa chỉ: 329 – 331 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5, Tp. HCM
  • SĐT: 0853 9999 77
  • Email: info@taxplus.vn
  • Website: https://taxplus.vn/