Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì? Vai trò và khai báo chứng từ...

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm nhiều loại và bạn cần phải xác định mình thuộc đối tượng nào. Từ đó, cá nhân sẽ thu thập các loại chứng từ hợp lệ để nộp lên cơ quan thuế để khấu trừ thuế TNCN. Vậy các loại chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm những loại nào? Hãy cùng TaxPlus tìm hiểu trong bài viết sau nhé.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là gì?

Cá nhân cần phải nắm được khái niệm chứng chừng khấu trừ thuế TNCN được nhà nước quy định. Căn cứ theo quy định tại Khoản 4, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về chứng từ như sau:

“Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”

Hiện chưa có định nghĩa cụ thể về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập đối với cá nhân trong các văn bản pháp luật. Tuy nhiên, thông qua định nghĩa về chứng từ và các quy định về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập có thể hiểu:

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại giấy tờ do tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cấp cho các cá nhân bị khấu trừ thuế TNCN ghi nhận thông tin về thuế TNCN khấu trừ.

Đây là tài liệu quan trọng để chứng minh cho việc công ty hoặc cá nhân trả thu nhập đã được khấu trừ một khoản tiền từ thu nhập của mình để đóng thuế TNCN. Do đó, chứng từ này cần được giữ gìn cẩn thận để có thể sử dụng trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra hoặc kê khai thuế.

Cấu trúc của một chứng từ khấu trừ thuế TNCN hợp lệ

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 32 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bao gồm các thông tin sau:

• Tên chứng từ khấu trừ thuế, mẫu chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế và số thứ tự chứng từ khấu trừ thuế.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế (nếu người nộp thuế có mã số thuế).
• Quốc tịch (trong trường hợp người nộp thuế không phải là công dân Việt Nam).
• Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ và số thu nhập còn được nhận.
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ khấu trừ thuế.
• Họ tên và chữ ký của người trả thu nhập (nếu sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử, thì chữ ký là chữ ký số). Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có thể được lập dưới dạng chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Trong trường hợp chứng từ thuế thu nhập cá nhân là chứng từ điện tử, phải đảm bảo đầy đủ các thông tin đã được quy định như trên.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập cá nhân chi tiết nhất

Vai trò của chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có nhiều mục đích khác nhau, và pháp luật thuế ghi nhận một số mục đích như sau:

• Dùng để quyết toán thuế cho cá nhân trực tiếp với cơ quan thuế (được ghi nhận tại Phụ lục I kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP) trong hồ sơ quyết toán thuế.
• Trong trường hợp tổ chức trả thu nhập chấm dứt hoạt động và không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân, cơ quan thuế có thể xem xét và xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân dựa trên cơ sở dữ liệu thuế mà không yêu cầu chứng từ khấu trừ thuế.
• Chứng từ khấu trừ thuế cung cấp bằng chứng về số tiền thuế đã được cá nhân được khấu trừ theo quy định của pháp luật thuế. Điều này giúp cá nhân biết liệu mình có nghĩa vụ đóng thuế thu nhập cá nhân hay không, và xác định xem khoản khấu trừ đã được tính toán đúng và chính xác hay chưa.
• Chứng minh sự minh bạch, rõ ràng về các khoản tiền mà cá nhân được khấu trừ thuế.

Cơ quan thuế có bắt buộc chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, có quy định về việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:

Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

Theo đó, việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN là yêu cầu bắt buộc đối với tổ chức cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của cá nhân trước khi trả thu nhập cho người đó nếu chính cá nhân bị khấu trừ thuế có yêu cầu.

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Căn cứ vào Điều 31 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được lập ngay khi tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập thực hiện việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của cá nhân.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải được trao lại cho cá nhân bị khấu trừ thuế. Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế chính là khi cá nhân yêu cầu nhận từ tổ chức hoặc cá nhân trả thu nhập cho mình.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có thể là dạng giấy hoặc dạng điện tử, đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định của pháp luật.

Tuy nhiên, kể từ ngày 01/7/2022, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, tất cả doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân đều phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dạng điện tử.

Theo Điều 33 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có thể tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dạng điện tử, nhưng vẫn phải đảm bảo các thông tin bắt buộc theo quy định.

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải hiển thị đầy đủ và chính xác các thông tin, đảm bảo không gây hiểu lầm cho cá nhân khi đọc.

Đối với số lượng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được cấp cho cá nhân, Điều 4, Khoản 2 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp 01 chứng từ khấu trừ thuế cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế.
• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ ba (03) tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế cho cá nhân.

Xem thêm: Cho thuê văn phòng ảo giá rẻ từ 595k

Lời kết

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thuế và xử lý thuế thu nhập cá nhân. Việc lập chứng từ đầy đủ và chính xác giúp đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định của cơ quan thuế. Sự chuyển đổi sang chứng từ giấy sang chứng từ điện tử là một bước tiến quan trọng để tối ưu hóa quy trình thuế. Bằng cách tuân thủ quy định và sử dụng đúng chứng từ khấu trừ thuế TNCN, chúng ta đóng góp vào việc xây dựng đất nước giàu đẹp, văn minh hơn.