Tại sao Doanh nghiệp BẮT BUỘC phải có chữ ký số token?

Chữ ký số được đánh giá là thiết bị vật bất ly thân đối với các doanh nghiệp (DN). Cụ thể, ngay sau khi có giấy phép kinh doanh, DN sẽ phải liên hệ với dịch vụ kế toán uy tín để mua ngay chữ ký số để mở tài khoản Ngân hàng, tiến hành thủ tục khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài .

Vậy, chữ ký số (token) là gì? Cùng Tax Plus tìm hiểu ở nội dung tổng hợp chi tiết sau đây.

Chữ ký số là gì

Chữ ký số có tên gọi khác là token. Là dạng chữ ký điện tử được triển khai dựa trên công nghệ mã hóa công khai. Được sử dụng trong các hoạt động kinh doanh thương mại trực tuyến.

Thiết bị thể hiện chữ ký số chính là USB Token. Đây là thiết bị phần cứng có vai trò dùng để tạo ra cặp khóa công khai, đồng thời lưu trữ thông tin của khách hàng một cách bí mật.

Lợi ích mà chữ ký số (USB Token)

• Tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí
• Doanh nghiệp có thể nộp thuế trực tuyến, mọi lúc mọi nơi
• Nâng cao hiệu quả, linh hoạt giải quyết vấn đề phát sinh
• Kê khai được nhiều lĩnh vực: Hải quan, BHXH, khai thuế, nộp thuế, chữ ký số…
• Thời hạn nộp báo cáo, thuế hằng tháng trực tuyến 24/24
• Ký và xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng…

Bản chất của việc sử dụng thiết bị chữ ký số

Bản chất của việc sử dụng thiết bị chữ ký số là lưu trữ và bảo vệ an toàn khóa riêng chứa các thông tin bí mật của cá nhân, doanh nghiệp.

• Lưu giữ thông tin khóa bí mật cũng như chứng thư số của thuê bao
• Có khả năng lưu trữ lớn và tốc độ xử lý cao (32bit)
• Phù hợp với người dùng cá nhân và cơ quan sử dụng với lưu lượng vừa phải

Mỗi chữ ký số có một số series duy nhất gồm 8 hoặc 10 ký tự ở mặt dưới. Khi nhấn nút trên chữ ký số, một dãy các mã số ngẫu nhiên sẽ xuất hiện và thay đổi liên tục từ 30 đến 60 giây.

Mỗi mã số của chữ ký số (token) chỉ có hiệu lực duy nhất đối với một giao dịch và với mỗi khách hàng cụ thể. Đặc biệt, chuỗi số này được tạo bởi thuật toán rất phức tạp nên vô cùng đảm bảo, chưa có người nào bẻ khóa thành công.

Cơ sở pháp lý của chữ token

Khi tiến hành giao dịch điện tử, người sử dụng là cá nhân, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải sử dụng chữ kí số do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ kí số cấp. Quá trình sử dụng chữ kí số bao gồm 2 quá trình:

• Tạo chữ kí bằng cách sử dụng khóa bí mật để ký số
• Kiểm tra chữ kí để kiểm tra khóa công khai có hợp lệ hay không

Thông tin có trong chữ kí số của doanh nghiệp

• Tên của Doanh nghiệp, Mã số thuế
• Số hiệu của chữ kí số
• Thời hạn có hiệu lực
• Tên của tổ chức chứng thực
• Chữ ký số của tổ chức chứng thực
• Phạm vi sử dụng
• Trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
• Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông

Như vậy, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu doanh nghiệp.

Chữ ký số được dùng cho mục đích gì

Kê khai

Chữ ký số dùng để ký và xuất hóa đơn điện tử, kê khai nộp thuế online, kê khai hải quan, nộp thuế, giao dịch qua ngân hàng điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, đăng ký kinh doanh tại cổng thông tin quốc gia và các cơ quan hành chính… bằng hình thức trực tuyến mà không phải in các tờ kê khai hoặc đóng dấu đỏ của công ty.

Ký hợp đồng

Bên cạnh việc kê khai online, các doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số dùng để ký kết hợp đồng với các đối tác làm ăn trực tuyến mà không cần phải hẹn gặp trực tiếp. Với chữ ký số, hai bên chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email là hoàn tất thủ tục một cách nhanh gọn.

Trao đổi dữ liệu

Ngoài ra, chữ ký số sẽ giúp việc trao đổi dữ liệu giữa cá nhân – tổ chức Nhà nước, hay giữa các tổ chức cơ quan Nhà nước trở nên dễ dàng, nhanh chóng hơn. Điều này vừa đảm bảo tính pháp lý vừa tiết kiệm thời gian, không phải in ấn các hồ sơ.

Đặc biệt nhờ vào chữ ký số, việc ký kết các văn bản cũng có thể diễn ra ở bất cứ đâu, vào bất kỳ thời gian nào, không bị ảnh hưởng bởi khoảng cách địa lý, vùng miền, khu vực. 

Top 6 đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín

Bên cạnh các lợi ích to lớn của chữ ký số thì tình trạng giả mạo chữ ký số rất thường xuyên xảy ra. Theo Báo Thanh Niên cảnh báo – “Đến mùa báo cáo, quyết toán thuế cuối năm; nhiều doanh nghiệp lại nhận được hàng loạt mail báo nâng cấp hay gia hạn dụng chữ ký số từ các cá nhân xa lạ.” Do vậy, TaxPlus liệt kê 6 nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số uy tín được Bộ Thông Tin & Truyền Thông cấp phép:

Chữ ký số Viettel

Chữ ký số Viettel do trực tiếp Tập đoàn Viễn Thông Quân Đội Viettel cung cấp, được Bộ Thông tin Truyền Thông cấp phép số 498/GP-BTTTT ngày 28/09/2015. Bảng giá chữ ký số Viettel CA dành cho Doanh nghiệp giao động từ 1.826.000đ đến 3.109.000đ đã bao gồm VAT và chưa bao gồm các chương trình khuyến mãi.

Chữ ký số VNPT

Chữ ký số VNPT do trực tiếp Tập đoàn Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam cung cấp, được Bộ Thông tin Truyền Thông cấp phép ngày 15/09/2009. Bảng giá chữ ký số VNPT CA dành cho Doanh nghiệp giao động từ 1.823.000đ đến 3.112.000đ đã bao gồm VAT và chưa bao gồm các chương trình khuyến mãi.

Chữ ký số BKAV

Chữ ký số BKAV do trực tiếp Tập đoàn Công Nghệ BKAV cung cấp, được Bộ Thông tin Truyền Thông cấp phép tháng 3 năm 2010. Bảng giá chữ ký số BKAV CA dành cho Doanh nghiệp giao động từ 1.825.000đ đến 3.109.000đ đã bao gồm VAT và chưa bao gồm các chương trình khuyến mãi.

Chữ ký số FPT

Chữ ký số FPT do trực tiếp Tập đoàn FPT cung cấp, được Bộ Thông tin Truyền Thông cấp phép ngày 26/07/2010. Bảng giá chữ ký số FPT CA dành cho Doanh nghiệp giao động từ 1.827.000đ đến 3.107.000đ đã bao gồm VAT và chưa bao gồm các chương trình khuyến mãi.

Chữ ký số Misa

Chữ ký số FPT do trực tiếp Công ty Cổ Phần Misa cung cấp. Không cần phải sử dụng USB Token cùng chiếc máy tính mới có thể ký số Với Chữ ký số ESign Misa, người dùng có thể sử dụng ngay trên điện thoại cá nhân để ký mọi lúc mọi nơi. Bảng giá chữ ký số Misa Esign dành cho Doanh nghiệp giao động từ 1.279.000đ đến 2.979.000đ chưa bao gồm phí khởi tạo và các chương trình khuyến mãi.

Chữ ký số NewCA

NewTel-CA là đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng hoạt động theo giấy phép cung cấp dịch vụ số 1046/GP-BTTT và số 225/GP-BTTT do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp. Bảng giá chữ ký số NewCA dành cho Doanh nghiệp giao động từ 1.825.000đ đến 3.109.000đ đã bao gồm VAT và chưa bao gồm các chương trình khuyến mãi.

Mua chữ ký số ở đâu

Khi nhận bàn giao thiết bị USB chữ ký số, DN cần thay đổi mã pin để đảm bảo tính bảo mật về thông tin. Hiện nay các nhà cung cấp tại Việt Nam sử dụng độ dài khóa là 1024 bit để lưu trữ trong USB Token.

Bên cạnh đó, bạn nên lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, có giá thành cạnh tranh nhất để mua chữ ký số. Cụ thể, bạn có thể liên hệ tổng đài mua chữ kí số của các doanh nghiệp như: Viettel, FPT, BKAV, Misa ESign, VNPT, NewCA, …hoặc nhờ sự từ vấn góp ý của các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

Cách xử lí khi bị mất chữ ký số (token)

Cách xử lí khi bị mất chữ ký số được chia thành hai trường hợp cụ thể sau:

Trường hợp 1

Doanh nghiệp mất chữ ký số (token), mất cả pass đăng nhập vào trang kê khai thuế hoặc khách khai qua trang trung gian.

Bước 1: Lấy lại mật khẩu

Doanh nghiệp cần lấy lại mật khẩu nộp tờ khai thuế bằng cách trực tiếp lên Chi cục thuế quản lý và yêu cầu cấp lại pass đăng nhập. Nếu doanh nghiệp khai qua kênh trung gian dịch vụ T-Van, doanh nghiệp cần liên hệ với kênh trung gian để ngưng tài khoản và yêu cầu được cấp lại pass đăng nhập.

Bước 2: Làm lại chữ ký số (token)

Sau khi có pass đăng nhập vào trang thuế, DN liên hệ với nhà cung cấp thiết bị chữ ký số & cung cấp cho họ mã số thuế của DN để yêu cầu làm lại thiết bị.

Trường hợp 2

Doanh nghiệp mất chữ ký số nhưng còn nhớ pass đăng nhập vào trang khai thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nhớ thời gian sử dụng chữ ký số hoặc thời hạn dưới 6 tháng.

Bước 1: Liên hệ nhà cung cấp chữ ký số

Doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số  đồng thời cung cấp mã số thuế và thời gian sử dụng cho họ. Nhà cung cấp sẽ làm lại chữ ký số mới với thời gian sử dụng mới cho doanh nghiệp.

Bước 2: Nhà cung cấp cài đặt chữ ký số

Doanh nghiệp sẽ được nhà cung cấp cài đặt chữ ký số trong thời gian ngắn nhất để không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

🆘 Xem thêm:

• Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói
• Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo

Tạm kết

Để trả lời cho câu hỏi chữ ký số (token) là gì? Qua bài viết trên, có thể hiểu tóm tắt đây là thiết bị đảm bảo an toàn và chính xác tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu.

Bên cạnh đó, đây cũng là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cho các cá nhân hay cơ quan tổ chức yên tâm hơn với các giao dịch điện tử.

Trường hợp bài viết chưa giải đáp được thắc mắc của bạn. Hãy để lại câu hỏi ở phần bình luận hoặc ngay với Tax Plus qua thông tin sau để được tư vấn miễn phí nhé.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: 329 – 331 An Dương Vương, Phường 3, Quận 5, Tp. HCM
• SĐT: 0853 9999 77
• Email: info@taxplus.vn
• Website: https://taxplus.vn/

Một số câu hỏi thường gặp về chữ ký số

Dùng chữ ký số có an toàn hay không?

Khi dùng chữ ký số doanh nghiệp hoàn toàn an tâm. Bởi đây là thiết bị cực kỳ an toàn và có tính bảo mật cao.

Quá trình sử dụng chữ kí số có phức tạp hay không?

Sử dụng chữ ký số không phức tạp như bạn nghĩ. Quá trình sử dụng chỉ bao gồm 2 quá trình:

Quá trình thứ 1: Tạo chữ kí bằng cách sử dụng khóa bí mật để ký số

Quá trình thứ 2: Kiểm tra chữ kí để kiểm tra khóa công khai có hợp lệ hay không

Xuất bản ngày: 23/08/2019 @ 07:30