Chấm công là gì? Tìm hiểu 6 cách chấm công phổ biến trong doanh nghiệp

Chấm công là việc doanh nghiệp kiểm soát và ghi nhận lịch trình làm việc của nhân viên. Hiện nay các đơn vị thường áp dụng nhiều hình thức chấm công như vân tay, thẻ từ, GPS, v.v.. Bài viết này TaxPlus sẽ đề cập 6 cách chấm công nhân viên phổ biến nhất hiện nay, phân tích ưu nhược điểm và đề xuất giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp tối ưu quy trình chấm công.

Chấm công là gì?

Chấm công là một hình thức theo dõi và ghi nhận thông tin liên quan tới lịch trình làm việc của nhân sự tại doanh nghiệp. Chấm ở đây chỉ hoạt động ghi chép, theo dõi và đánh giá chất lượng; còn Công tương ứng với công việc, công sức bỏ ra để hoàn thành một khối lượng công việc nhất định.

Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam, hoạt động chấm công thường lấy dấu mốc ở hai thời điểm: giờ vào làm và giờ tan ca.

Tại sao cần phải chấm công?

Về phía doanh nghiệp

Đối với một doanh nghiệp, chấm công giúp theo dõi mức độ chuyên cần và đánh giá thái độ lao động. Cụ thể, bộ phận hành chính nhân sự và quản lý các cấp sẽ nắm bắt được số ngày giờ làm việc thực tế của nhân viên trong một khoảng thời gian nhất định, so sánh đối chiếu với thông tin được quy định trong hợp đồng lao động để đánh giá khách quan và cân đối khối lượng công việc.

Ngoài ra, chấm công cũng là một cơ sở cốt lõi để tính lương, đồng thời đưa ra các quyết định thưởng phạt phù hợp. Chẳng hạn như trong các trường hợp nhân viên nghỉ phép quá số giờ quy định hoặc làm việc OT thường xuyên, doanh nghiệp cần có phương án điều chỉnh thời gian và lương thưởng hợp lý để nhân sự đóng góp được mức độ cao nhất.

Về phía người lao động

Với nhân sự trong doanh nghiệp, chấm công cung cấp bộ số liệu giá trị để họ tự đánh giá mức độ chuyên cần và xem xét trách nhiệm của mình đối với công việc. Tương tự như doanh nghiệp, người lao động có thể tự đối chiếu giờ công thực tế với giờ công tiêu chuẩn để đưa ra các khiếu nại, đề xuất hợp lý.

Bên cạnh đó, chấm công là một cơ sở quan trọng để người lao động quản lý quyền lợi của mình. Nhiều doanh nghiệp trước khi tính lương sẽ yêu cầu nhân sự rà soát bảng công để kiểm tra chênh lệch nếu có, từ đó đảm bảo họ được nhận lương thưởng và quyền lợi đúng người, đúng thời điểm.

Tìm hiểu 6 hình thức chấm công phổ biến trong doanh nghiệp 

Chấm công thủ công

Chấm công thủ công là cách chấm công trên Excel, cán bộ trực tiếp tham gia ghi chép và theo dõi nhân viên, ghi lại kết quả vào file thống kê trên giấy hoặc trên máy. Chấm công thủ công có thể được chia thành 3 nhóm: theo ngày, theo giờ và chấm công nghỉ bù.

Ưu điểm:

• Dễ thực hiện;
• Có thể tận dụng nguồn lực sẵn có và tiết kiệm chi phí.

Nhược điểm:

• Không thể tránh khỏi sai sót;
• Tốn thời gian hơn so với các hình thức khác.

Xem thêm:

• Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo
• Dịch vụ kế toán thuế trọn gói

Chấm công bằng thẻ giấy

Chấm công bằng thẻ giấy là cách chấm công nhân viên sử dụng các thẻ giấy để lưu dữ liệu, kết hợp với máy chấm công chuyên dụng. Theo đó, vào khung giờ quy định, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy để được in thông tin ngày, giờ lên thẻ. Mỗi thẻ có sẵn các ô, cột tương ứng với 31 ngày nên có thể sử dụng cho cả tháng.

Ưu điểm:

• Dễ thiết lập, không cần cài đặt hay kết nối cồng kềnh;
• Nhiều dòng máy chấm công thẻ giấy cũng có tốc độ in tương đối nhanh.

Nhược điểm:

• Yêu cầu nhân viên phải mang thẻ bên mình và bảo quản cẩn thận;
• Gian lận, chấm công hộ dễ dàng xảy ra.

Chấm công bằng thẻ từ

Chấm công bằng thẻ từ là hình thức kết hợp máy chấm chuyên dụng và thẻ từ. Lúc này, nhân sự chỉ cần quẹt thẻ và mọi thông số liên quan tới thời gian sẽ được sao lưu tự động vào máy.

Ưu điểm

• Có thể tích hợp được với phần mềm chấm công, giúp dễ quản lý dữ liệu;
• Có khả năng lưu trữ thông tin ngay cả trong tình huống mất điện.

Nhược điểm

• Phát sinh chi phí làm thẻ;
• Bắt buộc nhân viên phải mang thẻ bên mình;
• Vẫn có thể chấm công hộ.

Chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay là cách chấm công nhân viên bằng cách đặt ngón tay vào máy chấm công chuyên dụng có tích hợp hệ thống sinh trắc. Máy sẽ tự động quét và lưu trữ danh tính cùng thời gian di chuyển của nhân viên.

Ưu điểm

• Độ chính xác cao, hạn chế chấm công hộ;
• Không phát sinh thêm chi phí;
• Có thể đồng bộ với phần mềm chấm công.

Nhược điểm

• Vân tay có thể bị tác động bởi tác nhân nhiệt độ, thời tiết;
• Không phù hợp với các công việc tiếp xúc với hóa chất gây xây xát, trầy xước hay chai sạn vân tay;
• Không phù hợp với công việc có tính chất di chuyển thường xuyên.

Chấm công bằng mống mắt 

Chấm công bằng mống mắt là cách chấm công sử dụng máy để phân tích hình ảnh võng mạc ghi được của nhân viên, đối chiếu với dữ liệu được thiết lập để xác nhận công. Hình thức này đòi hỏi trang bị máy móc công nghệ tương đối tiên tiến.

Ưu điểm

• Độ chính xác tương đối cao, loại bỏ tình trạng chấm công hộ;
• Hiệu quả cao ở những đơn vị đông người, khu vực công cộng hay giao thông cao tốc;
• Độ bảo mật thông tin tốt.

Nhược điểm

• Chi phí thiết bị cao hơn hẳn so với các loại máy khác.

Chấm công bằng khuôn mặt

Chấm công bằng khuôn mặt là hình thức sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt để chấm công cho nhân viên. Hình thức này yêu cầu máy chấm công chuyên biệt với chức năng nhận diện tốt.

Ưu điểm

• Độ chính xác cao, khó chấm công hộ;
• Không phát sinh chi phí khác ngoài chi phí thiết bị;
• Kết nối, đồng bộ dữ liệu thông minh với máy tính, USB, v.v. đảm bảo nhanh chóng xử lý dữ liệu.

Nhược điểm

• Chi phí thiết bị tương đối cao;
• Tốc độ xử lý dữ liệu thường chậm hơn máy vân tay, thẻ từ.

Chấm công bằng GPS 

Chấm công bằng GPS là cách chấm công online thông qua phần mềm, sử dụng chức năng định vị trên các thiết bị thông minh.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian cho cán bộ quản lý;
• Có thể tùy biến theo đặc thù của doanh nghiệp và tính chất công việc;
• Tạo môi trường số hóa, chuyên nghiệp trong tác phong nhân viên.

Nhược điểm:

• Yêu cầu thiết bị kết nối Internet;
• Đòi hỏi nhân viên thành thạo thao tác với phần mềm, thiết bị, có thể gây bất lợi với lao động phổ thông hoặc tuổi cao.

Xem thêm:

• Dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói
• Dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc